淺議精細(xì)化管理在辦公室內(nèi)務(wù)工作中的應(yīng)用

方敏

【摘要】如何在中國特色社會主義進(jìn)入新時(shí)代的當(dāng)下，直面新矛盾、實(shí)踐新理論，全面提升辦公室內(nèi)務(wù)工作水平，切實(shí)服務(wù)中國夢建設(shè)，抓細(xì)節(jié)、抓規(guī)范，不斷推進(jìn)管理理念創(chuàng)新和分工精細(xì)化成為辦公室內(nèi)務(wù)工作亟須思考的重要關(guān)鍵詞。本文擬以辦公室內(nèi)務(wù)工作為研究對象，以精細(xì)化管理為切入點(diǎn)，探討辦公室內(nèi)務(wù)工作的“五化”發(fā)展策略。

【關(guān)鍵詞】企事業(yè);辦公室內(nèi)務(wù)工作;精細(xì)化管理

辦公室代表著一個(gè)單位的形象，是對內(nèi)管理工作的重要機(jī)構(gòu)，肩負(fù)著下情上報(bào)、上情下達(dá)、服務(wù)保障、對外交流、綜合協(xié)調(diào)、辦文辦事辦會等諸多職責(zé)，是單位的統(tǒng)籌、參謀、運(yùn)轉(zhuǎn)、信息、服務(wù)中心，也是聯(lián)接基層、部門、領(lǐng)導(dǎo)的重要橋梁。2017年10月18日，習(xí)近平總書記在黨的第十九次全國代表大會上作《決勝全面建成小康社會奪取新時(shí)代中國特色社會主義偉大勝利》報(bào)告，報(bào)告指出，“經(jīng)過長期努力，中國特色社會主義進(jìn)入了新時(shí)代，這是我國發(fā)展新的歷史方位。”如何在新時(shí)代直面新矛盾、實(shí)踐新理論，全面提升辦公室內(nèi)務(wù)工作水平，切實(shí)服務(wù)中國夢建設(shè)，抓細(xì)節(jié)、抓規(guī)范，不斷推進(jìn)管理理念創(chuàng)新和分工精細(xì)化成為辦公室內(nèi)務(wù)工作亟須思考的首要關(guān)鍵詞。

一、“四性”明確辦公室內(nèi)務(wù)工作革新方向

新時(shí)代的到來，對辦公室內(nèi)務(wù)工作提出了更高的要求，辦公室工作任務(wù)日益加重，要求越來越高，地位日顯重要。而其具有的服務(wù)性、瑣碎性、突發(fā)性、參謀性等特點(diǎn)，直接決定了辦公室內(nèi)務(wù)工作必須進(jìn)行精細(xì)化管理。

（一）服務(wù)性。為領(lǐng)導(dǎo)、為部門、為群眾做好服務(wù)保障是辦公室的重要工作職責(zé)。換言之，辦公室內(nèi)務(wù)工作歸根結(jié)底就是服務(wù)工作：要做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，準(zhǔn)確傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖;要做好部門的溝通橋梁，有效進(jìn)行部門統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，推進(jìn)相關(guān)工作有序開展;要做好群眾的服務(wù)提供者，以奉獻(xiàn)和服務(wù)為己任，切實(shí)杜絕“門難進(jìn)、臉難看、話難聽、事難辦”、吃拿卡要的衙門作風(fēng)。

（二）瑣碎性。辦公室工作千頭萬緒，辦公室內(nèi)務(wù)工作更是一個(gè)綜合系統(tǒng)。系統(tǒng)囊括了公文收發(fā)、材料擬寫、信息宣傳、用章管理、檔案管理、公車管理、會務(wù)接待、信訪協(xié)調(diào)、對外交流等多個(gè)方面，體現(xiàn)出鮮明的瑣碎性特質(zhì)。這要求我們在處理辦公室內(nèi)務(wù)時(shí)必須細(xì)心細(xì)致、精確精細(xì)，標(biāo)準(zhǔn)求高，責(zé)任求嚴(yán)，工作求細(xì)，將工作落到實(shí)處，小事情不出大事故，確保各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

（三）突發(fā)性。由于辦公室工作的服務(wù)型特質(zhì)，辦公室內(nèi)務(wù)工作還具有顯著的被動型、臨時(shí)性、不確定性。而這，導(dǎo)致常規(guī)工作之外，辦公室還需要承擔(dān)諸多突發(fā)性工作。每當(dāng)這一類工作發(fā)生，辦公室需要高度重視、快速反應(yīng)、及時(shí)處理，而這，要求辦公室從事內(nèi)務(wù)管理的工作人員必須具有較強(qiáng)的綜合素質(zhì)、隨機(jī)應(yīng)變能力及細(xì)心耐心，能夠在第一時(shí)間分清輕重緩急，細(xì)致快速完成相關(guān)工作。

（四）參謀性。辦公室工作的一項(xiàng)重要職能便是為領(lǐng)導(dǎo)做好參謀助手，換言之，辦公室的參謀能力直接影響了領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)工作部署及落實(shí)的效果。就此，辦公室工作人員除較強(qiáng)的文書處理、材料擬寫能力之外，還需要具有較強(qiáng)的溝通表達(dá)和調(diào)查研究能力，并對國家、省市、行業(yè)、部門相關(guān)法規(guī)政策有較全面的了解，從而能夠在第一時(shí)間為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有力且精細(xì)化的信息支持。

二、“五化”探索辦公室內(nèi)務(wù)工作革新策略

必須要說，雖然目前隨著社會的發(fā)展，辦公室內(nèi)務(wù)管理工作在辦文、辦會、辦事的質(zhì)量及水平上都有了一定的提高，但是，如果拿高標(biāo)準(zhǔn)來衡量，仍存在服務(wù)意識有待提高、工作流程有待規(guī)范、協(xié)調(diào)應(yīng)變有待強(qiáng)化、專業(yè)能力有待進(jìn)步等問題。總體而言，我國辦公室內(nèi)務(wù)管理工作大多還處于粗放式管理階段，無法在中國特色社會主義進(jìn)入新時(shí)代的當(dāng)下，更好地滿足辦公室內(nèi)務(wù)管理的需求，如何迎接新時(shí)代、面對新矛盾，進(jìn)一步革新辦公室內(nèi)務(wù)工作，已成為大多數(shù)單位發(fā)展過程中一項(xiàng)緊迫而重要的任務(wù)。就此，針對辦公室內(nèi)務(wù)管理工作的“四性”特點(diǎn)，筆者認(rèn)為，滿足中國特色社會主義新時(shí)代的辦公室內(nèi)務(wù)管理需求，關(guān)鍵在于積極轉(zhuǎn)變現(xiàn)有管理模式，對辦公室工作進(jìn)行業(yè)務(wù)流程化、隊(duì)伍專業(yè)化、文化精細(xì)化、管理制度化、考核常態(tài)化“五化”精細(xì)化管理。

（一）業(yè)務(wù)流程化。辦公室內(nèi)務(wù)工作事務(wù)繁多、頭緒繁多，要實(shí)現(xiàn)管理精細(xì)高效，就需要針對每一項(xiàng)業(yè)務(wù)服務(wù)對象、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)重點(diǎn)的不同，科學(xué)分解歸類、樹立工作標(biāo)準(zhǔn)、明確辦理環(huán)節(jié)、制定工作規(guī)范、固定工作人員、落實(shí)業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)任務(wù)到崗、責(zé)任到人、有序運(yùn)轉(zhuǎn)、無縫對接。譬如信息報(bào)送工作，就需要明確約稿、擬寫、初審、復(fù)審、簽發(fā)、存檔、反饋等工作環(huán)節(jié)及方法，建立約稿制度、審核制度、存檔制度、考核制度等工作制度、杜絕不按流程辦事、不按規(guī)矩辦事、無人辦事、重復(fù)辦事等現(xiàn)象，解決“做什么、誰來做、怎么做”三大關(guān)鍵問題，營造各司其職、相互配合、運(yùn)行有序的辦公室工作氛圍，切實(shí)提高辦公室內(nèi)務(wù)工作效率及服務(wù)質(zhì)量。

（二）隊(duì)伍專業(yè)化。一項(xiàng)工作完成質(zhì)量的高低關(guān)鍵在于工作人員專業(yè)能力及綜合素質(zhì)的高低。從而，實(shí)現(xiàn)辦公室內(nèi)務(wù)管理精細(xì)化又一核心在于加強(qiáng)辦公室工作人員培養(yǎng)，不斷提升專業(yè)能力，夯實(shí)綜合素養(yǎng)，持續(xù)推進(jìn)辦公室隊(duì)伍業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)（包括文字表達(dá)能力、辦公自動化技術(shù)、綜合分析能力、辦會辦事能力等）及品德淬煉（包括政治素質(zhì)、理論素養(yǎng)、奉獻(xiàn)精神、嚴(yán)謹(jǐn)態(tài)度、洞察力、組織協(xié)調(diào)能力等），不斷提高執(zhí)行力與擔(dān)當(dāng)意識。

（三）文化精細(xì)化。良好的文化氛圍是辦公室內(nèi)務(wù)管理工作革新的內(nèi)在動力，要實(shí)現(xiàn)辦公室內(nèi)務(wù)管理工作的主動化、自覺化，就必須讓精細(xì)化在成為一種規(guī)范、一種制度的同時(shí)，更成為一種習(xí)慣、一種文化，從而讓精細(xì)化管理切實(shí)內(nèi)化于心、外化于形。譬如辦文，一定要把好格式、錯(cuò)別字、標(biāo)點(diǎn)符號以及裝訂關(guān);譬如辦會，一定要把好會議申請、會議通知、座次安排以及會場布置關(guān)。只有在工作中始終以精細(xì)化為指導(dǎo)，秉承精益求精的辦事理念，工作前有計(jì)劃、工作中有把關(guān)，工作后有總結(jié)，落實(shí)細(xì)節(jié)，抓好細(xì)節(jié)，才能把完成工作變成做好工作，成為工作中的藝術(shù)家而非單純的執(zhí)行者。

（四）管理制度化。軟硬并舉方能保障工作有序運(yùn)行，規(guī)范的管理制度及完善的督查體制是辦公室內(nèi)務(wù)管理工作得以有序進(jìn)行及科學(xué)化管理的基本要求和基本保障。這要求在實(shí)際工作中，辦公室需要針對不同業(yè)務(wù)工作，建立完善的制度體系，包括公文收發(fā)、會務(wù)接待、信息宣傳、用章管理、檔案建設(shè)等各個(gè)方面，并嚴(yán)格督查落實(shí)，實(shí)現(xiàn)“靠制度管事、靠制度管人、靠制度規(guī)范運(yùn)轉(zhuǎn)”，確保工作精細(xì)有序。

（五）考核常態(tài)化。制度提供保障，文化催生動力，流程提高效率，專業(yè)保障效果，紀(jì)律強(qiáng)化執(zhí)行，做好辦公室內(nèi)務(wù)管理工作，督查及考核保障機(jī)制不可或缺。針對部門職責(zé)及不同崗位要求，辦公室應(yīng)以獎(jiǎng)優(yōu)、罰劣、治庸為目標(biāo)，進(jìn)一步完善考核制度，開展工作業(yè)績考核評價(jià)，落實(shí)獎(jiǎng)懲機(jī)制，加強(qiáng)紀(jì)律教育，實(shí)現(xiàn)考核常態(tài)化、管理嚴(yán)格化、監(jiān)督過程化、全面精細(xì)化，把制度建設(shè)與崗位建設(shè)相結(jié)合，切實(shí)提高服務(wù)水平。

三、結(jié)語

習(xí)近平同志指出：“中國特色社會主義進(jìn)入新時(shí)代，意味著近代以來久經(jīng)磨難的中華民族迎來了從站起來、富起來到強(qiáng)起來的偉大飛躍，迎來了實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的光明前景;意味著科學(xué)社會主義在21世紀(jì)的中國煥發(fā)出強(qiáng)大生機(jī)活力，在世界上高高舉起了中國特色社會主義偉大旗幟;意味著中國特色社會主義道路、理論、制度、文化不斷發(fā)展，拓展了發(fā)展中國家走向現(xiàn)代化的途徑，給世界上那些既希望加快發(fā)展又希望保持自身獨(dú)立性的國家和民族提供了全新選擇，為解決人類問題貢獻(xiàn)了中國智慧和中國方案。”面對新時(shí)代，辦公室內(nèi)務(wù)管理工作只有不斷革新、不斷突破、不斷順應(yīng)時(shí)代要求，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化、專業(yè)化、流程化管理，才能更好提升業(yè)務(wù)水平及服務(wù)能力，更好助力中國夢的實(shí)現(xiàn)，為中國特色社會主義偉大事業(yè)添磚加瓦。

【參考文獻(xiàn)】

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