機(jī)關(guān)辦公室工作如何實(shí)現(xiàn)精益管理探微

陳登寶

【摘要】機(jī)關(guān)辦公室工作經(jīng)常存在內(nèi)容缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、缺乏直接衡量指標(biāo)、程序缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、工作缺乏“流動(dòng)”性等不良表現(xiàn)。因此，本文從精益管理及精益辦公出發(fā)，找出機(jī)關(guān)辦公室工作缺乏精益的不良表現(xiàn)，并根據(jù)不良表現(xiàn)進(jìn)行具體分析，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)辦公室工作精益求精管理的方法，為日后機(jī)關(guān)辦公室實(shí)現(xiàn)精益管理提供有效參考。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)辦公室;工作;精益管理

機(jī)關(guān)辦公室是企事業(yè)單位重要的協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來說，辦公室的工作千頭萬緒、紛繁復(fù)雜，很多工作人員在開展工作的時(shí)候秉承的都是服從上級(jí)命令、不出差錯(cuò)的原則。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)機(jī)關(guān)辦公室中的行為作風(fēng)已經(jīng)脫離了時(shí)代發(fā)展的要求，很多傳統(tǒng)的工作已經(jīng)為機(jī)關(guān)辦公室工作造成一定的影響，其中包括：資源浪費(fèi)、工作效率不高、工作人員工作職責(zé)不明、沒有一定的管理規(guī)章制度等。因此，現(xiàn)階段的生產(chǎn)領(lǐng)域中，精益辦公已經(jīng)成為主要的管理方式，這不僅可以提高機(jī)關(guān)辦公室的工作效率，還可以為機(jī)關(guān)辦公室制訂一套合理的管理方案，同時(shí)也為提高辦公室工作效率提供了新的思維方式。

一、精益管理以及精益辦公

機(jī)關(guān)辦公室中的精益管理和精益辦公已經(jīng)隨著時(shí)代的發(fā)展進(jìn)行了一系列的改革。由最初的在生產(chǎn)系統(tǒng)的管理實(shí)踐慢慢步入企業(yè)的整體結(jié)構(gòu)中。這種新型的改革方式不僅讓機(jī)關(guān)辦公室在與客戶合作的過程中提高客戶對機(jī)關(guān)辦公室的滿意程度，還進(jìn)一步避免了機(jī)關(guān)辦公室的浪費(fèi)現(xiàn)象，進(jìn)而降低了機(jī)關(guān)辦公室發(fā)展的成本。因此，精益管理的目標(biāo)可以概括為：在機(jī)關(guān)辦公室為顧客提供便利的同時(shí)還可以將企業(yè)生產(chǎn)中的浪費(fèi)降到最低，利用最少的資源實(shí)現(xiàn)利益的最大化。

二、機(jī)關(guān)辦公室工作缺乏精益的不良表現(xiàn)

（一）機(jī)關(guān)辦公室工作內(nèi)容缺乏標(biāo)準(zhǔn)化。機(jī)關(guān)辦公工作和工業(yè)企業(yè)相比，標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化管理相對比較薄弱。例如：崗位職責(zé)、工作流程、績效考核等。機(jī)關(guān)辦公室從整體的管理方面都進(jìn)行了合理的改進(jìn)，現(xiàn)階段的管理行為相比過去的機(jī)關(guān)管理行為來說制度更加規(guī)范。但是隨著深入調(diào)查發(fā)現(xiàn)，機(jī)關(guān)辦公室雖然在管理方面進(jìn)行了改革，但是還存在很多的問題，很多時(shí)候出現(xiàn)了職業(yè)界定不具體、管理權(quán)限不清晰、制度執(zhí)行能力不強(qiáng)的現(xiàn)象。

（二）機(jī)關(guān)辦公室工作缺乏直接的衡量指標(biāo)。機(jī)關(guān)辦公室工作沒有創(chuàng)造客戶對機(jī)關(guān)單位的認(rèn)同標(biāo)準(zhǔn)。對于辦公室的工作內(nèi)容，很多活動(dòng)的成本、活動(dòng)的內(nèi)容、活動(dòng)的服務(wù)質(zhì)量顧客都是看不到的，這種情況就會(huì)造成和客戶之間有一定的距離感。

三、實(shí)現(xiàn)辦公室工作精益管理的辦法

（一）通過工作分析實(shí)現(xiàn)工作內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)化。機(jī)關(guān)單位的工作大致分為兩種形式：第一種形式就是每天重復(fù)發(fā)生的，另一種形式就是創(chuàng)造性或者非常規(guī)性的工作。在實(shí)行重復(fù)性工作的過程中，應(yīng)該對每一個(gè)工作部門和工作崗位進(jìn)行深入分析，將每一份工作任務(wù)分配給適合的員工進(jìn)行工作。首先從機(jī)關(guān)各科室的管理崗位進(jìn)行改革，將管理人員的工作進(jìn)行重新分配，將合適的人員安排到相對應(yīng)的崗位上。然后根據(jù)《部門標(biāo)準(zhǔn)化手冊》進(jìn)一步匯聚整個(gè)機(jī)關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)化手冊，盡力滿足各個(gè)部門的要求，使每一個(gè)部門都可以明確自身的工作職責(zé)，按照工作目標(biāo)前進(jìn)。

（二）采用過程指標(biāo)衡量機(jī)關(guān)辦公工作。對于機(jī)關(guān)辦公室的工作來說，首先要對工作中的數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行合理分配，并根據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行衡量。因此，采用過程指標(biāo)主要從以下幾個(gè)方面入手：時(shí)間指標(biāo)、交付周期等。舉例子進(jìn)行分析證明，例如：文書、辦公室機(jī)關(guān)單位的信息不充分、后者不明確等。

（三）通過流程優(yōu)化實(shí)現(xiàn)工作程序標(biāo)準(zhǔn)化。1.工作簡化。首先要講述的就是簡化的對象。一旦在工作的過程中或者快結(jié)束的出后出現(xiàn)差錯(cuò)，而且在工作的時(shí)候員工的工作不均衡，就會(huì)導(dǎo)致工作效率比較慢，這時(shí)便可以使用簡化的工作方式。例如：在例行公事的過程中文件運(yùn)轉(zhuǎn)速度緩慢，很多時(shí)候工作人員在工作的過程中經(jīng)常將工作拖延處理，工作人員普遍反映工作的流程相對比較繁瑣，很多時(shí)候在工作的過程中工作人員沒有辦法將過程中的步驟記得非常清楚，在經(jīng)過學(xué)習(xí)培訓(xùn)時(shí)，大多數(shù)工作人員沒有辦法掌握工作的順序和流程，所以在工作的時(shí)候難免會(huì)出現(xiàn)一些問題。很多員工在這種情況下可以通過簡化工作來解決遇到的問題。2.建立機(jī)關(guān)管理常用的流程圖。系統(tǒng)流程圖、工作活動(dòng)流程圖等，這幾種流程圖主要使用在機(jī)關(guān)管理實(shí)踐中。流程圖主要表現(xiàn)為兩種形式，一種是以表格為基礎(chǔ)，另一種主要以圖形為基礎(chǔ)，這兩種形式既可以對各種已有工作進(jìn)行相對應(yīng)的程序分析，還可以將其用在對新工作的程序設(shè)計(jì)上。

四、結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)階段的機(jī)關(guān)辦公室工作中還存在大量的問題值得思考。在傳統(tǒng)的事業(yè)單位工作中，工作人員主要的工作就是服從上級(jí)的命令，并做好自己的本職工作，對于單位中的一些工作沒有自己的獨(dú)立想法。在現(xiàn)階段的機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，工作內(nèi)容都缺乏一定的標(biāo)準(zhǔn)化，沒有直接的衡量指標(biāo)，這些問題對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來說都是值得優(yōu)化的工作內(nèi)容。因此，想要在機(jī)關(guān)辦公室工作中實(shí)現(xiàn)精益管理，不僅要轉(zhuǎn)變工作人員的傳統(tǒng)思想，還要帶領(lǐng)這些人深入思考當(dāng)前工作中出現(xiàn)的問題，并盡全力去解決問題，為日后機(jī)關(guān)辦公室的工作帶來整體的改革，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位與時(shí)代發(fā)展交相呼應(yīng)，也為社會(huì)作出自己的貢獻(xiàn)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]李思遠(yuǎn).拿什么來回報(bào)你，我的學(xué)?！獙W(xué)校辦公室主任的工作定位與素質(zhì)要求探微[J].教師，2017（22）.

[2]陳磊，連暢.電力營銷信息化條件下的配網(wǎng)線損精益化管理探微[J].工程技術(shù)：全文版，2016（11）.

[3]羅超.構(gòu)建高效能精益辦公模式——對推進(jìn)基層辦公室精益管理的若干思考[M].中國煙草學(xué)會(huì)2016年度優(yōu)秀論文匯編，2016.