計算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用

王競榮 曹景玉

摘 要 隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)也獲得了巨大的突破和廣泛的應(yīng)用。在現(xiàn)代的檔案管理工作中，計算機(jī)作為一種基本工具已經(jīng)成為管理人員不可或缺的技術(shù)。由于計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，在管理檔案時計算機(jī)能夠極大的提高工作人員的工作效率進(jìn)而提高檔案管理的管理水平。因此，計算機(jī)在現(xiàn)代檔案管理工作中是十分普遍而有必要的。本文將圍繞計算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮的重要作用和普及計算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用展開探討并給出一些建議。

【關(guān)鍵詞】計算機(jī)技術(shù) 檔案管理 應(yīng)用

信息技術(shù)是隨著計算機(jī)發(fā)展而來的一種管理方法。與傳統(tǒng)的檔案管理方法相比，計算機(jī)技術(shù)具備很多傳統(tǒng)方法無法比擬的優(yōu)勢。計算機(jī)能夠提高檔案管理工作者的工作效率，加快檔案檢索速度，加強(qiáng)檔案安全，增長檔案的壽命，降低檔案管理成本，提升檔案管理水平。隨著計算機(jī)的普及，檔案管理工作早已無法離開計算機(jī)技術(shù)。因此，加快計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用是現(xiàn)代檔案管理的客觀要求，只有充分掌握了計算機(jī)技術(shù)，并將計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，檔案管理工作才能符合現(xiàn)代檔案管理的工作模式，提高檔案管理水平。

1 計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的意義

1.1 計算機(jī)技術(shù)和檔案管理相結(jié)合是現(xiàn)代發(fā)展的需求

如今是一個信息化的時代，計算機(jī)作為信息最為重要的載體早已被廣泛的應(yīng)用到了各行各業(yè)。傳統(tǒng)的檔案管理工作方法已經(jīng)不再適用于現(xiàn)在的檔案管理工作，其在管理工作中較低的工作效率和管理水平已無法滿足當(dāng)今龐大的信息量。因此，用計算機(jī)技術(shù)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的管理技術(shù)是一種必然的發(fā)展趨勢，也是一項重大的生產(chǎn)力的改革。這樣的改革在各行各業(yè)中都是必然的，也是有利的。因此，作為檔案管理工作者應(yīng)該主動提高計算機(jī)技術(shù)并將計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，將傳統(tǒng)的工作與現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)相結(jié)合，并不斷創(chuàng)新尋找更高效的工作方法。

1.2 傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代信息處理相配合

在我國目前的檔案管理工作中，檔案基本還是實體檔案。檔案管理工作者最主要的工作還是對實體檔案的保管，并盡量提高檔案壽命。然而，計算機(jī)技術(shù)在對數(shù)據(jù)的儲存中，有著極大的優(yōu)勢。這不僅體現(xiàn)在數(shù)據(jù)的壽命，還體現(xiàn)在數(shù)據(jù)的管理成本和管理效率中。數(shù)據(jù)作為一種虛擬的編碼在計算機(jī)中的儲存基本上不會發(fā)生任何改變，其壽命可以說是實體檔案無法比擬的。不僅如此，計算機(jī)可以的儲存數(shù)據(jù)也是實體檔案無法比擬的，一張小小的硬盤就可以儲存記錄在實體檔案中所有的數(shù)據(jù)。除此之外，計算機(jī)的對于信息的管理也是十分有效。計算機(jī)技術(shù)提供的數(shù)據(jù)檢索、處理功能能夠極大的提高檔案管理工作者的工作效率。因此，計算機(jī)在處理數(shù)據(jù)、存儲數(shù)據(jù)的優(yōu)勢能夠在檔案管理工作中得到充分的體現(xiàn)。

1.3 檔案管理中應(yīng)用計算機(jī)有助于管理人員與時代接軌

檔案管理工作的工作重點首先是培養(yǎng)工作人員的工作意識，提高工作人員的現(xiàn)代化意識。只有讓工作人員能夠與現(xiàn)代化技術(shù)接軌，才能提高檔案管理工作的工作水平。當(dāng)前計算機(jī)技術(shù)還未全面地在檔案管理工作中得到普及是因為檔案管理工作人員還未充分意識到計算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作發(fā)揮的作用。因此，提高檔案管理工作者的現(xiàn)代化意識使工作者與時代接軌是當(dāng)前的首要任務(wù)。

2 計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的具體措施

2.1 加速計算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的普及

要實現(xiàn)真正的檔案管理工作現(xiàn)代化，就要提高計算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的普及，要最大程度上使工作者能夠熟練應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作。檔案管理工作中引入計算機(jī)技術(shù)能夠很好的實現(xiàn)現(xiàn)實檔案編目及檢索的自動化、檔案的自動存儲和電子文檔管理等操作。因此，普及計算機(jī)技術(shù)是檔案管理工作現(xiàn)代化中重要的一步。

2.2 檔案工作人員應(yīng)提高檔案意識和業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案作為一種寶貴的信息資源，被廣泛的關(guān)注和重視。因此，檔案管理工作者應(yīng)該提高自身素質(zhì)，提高業(yè)務(wù)能力和工作能力。在對檔案管理工作者進(jìn)行培訓(xùn)時，首先應(yīng)該提高工作者的素質(zhì)修養(yǎng)，其次應(yīng)該提高工作者對于計算機(jī)的應(yīng)用能力。在招聘工作人員時，應(yīng)該優(yōu)先選擇有一定計算機(jī)技術(shù)基礎(chǔ)的工作者。只有這樣，檔案管理工作者才能熟練掌握計算機(jī)辦公技術(shù)，才能在檔案管理工作中充分發(fā)揮自身優(yōu)勢與時代相接軌。

2.3 建立健全相應(yīng)的法律法規(guī)

電子檔案相較傳統(tǒng)檔案雖然有許多的優(yōu)勢，但也有其劣勢所在。比如說電子檔案容易被盜取，且在法律上的效力沒有實體檔案那樣強(qiáng)。因此，應(yīng)該建立健全的相應(yīng)的法律法規(guī)來提高電子檔案的法律效力，強(qiáng)調(diào)電子檔案的法律地位。對于盜取電子檔案的人，法律應(yīng)該對其做出一定的懲罰。

3 總結(jié)

綜上所述，計算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中有著極大的優(yōu)勢。現(xiàn)代檔案管理工作者應(yīng)該主動將計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，充分發(fā)揮計算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的優(yōu)勢。只有這樣，我國檔案管理工作才能實現(xiàn)全面信息化，并提高檔案管理工作的工作水平。

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作者單位

1.魯控水務(wù)集團(tuán)有限公司 山東省濟(jì)南市 250101

2.山東省淮河流域水利管理局規(guī)劃設(shè)計院 山東省濟(jì)南市 250101