審計人員如何找回丟失的工作文檔

龔澤平

摘要：目前審計工作的信息化程度正在不斷提高，但文檔處理仍是審計人員最主要的工作內容。日常工作中，審計人員使用Word（Excel、PowerPoint、Visio）編輯文檔時，如果遇到突然斷電或者系統意外死機，那些還沒有來得及保存的Word、Excel、PowerPoint、Visio文檔就有可能會丟失。這種情況發生后，有沒有辦法找回未保存的審計工作文檔呢？有的。本文以Word 2007為例說明找回未保存的審計工作文檔的全過程，Excel、PowerPoint、Visio文檔的恢復與Word文檔恢復方法類似。

關鍵詞：審計；審計信息系統；審計數據；文檔恢復

一、自動恢復“自動保存”文檔的位置

在突然停電、系統意外死機發生之后，Office 2007都會自動保存文件。重新啟動word程序，在工具欄上單擊鼠標右鍵，點擊“自定義快速訪問工具欄”，然后點擊“保存”標簽，就可以看到系統默認的自動保存文檔的位置與格式等信息。

一般情況下，Word程序默認自動保存的文檔位置為：C：＼Users＼用戶＼AppData＼ Roaming＼Microsoft＼Word＼。程序會在已定義的位置自動保存一份文檔，文檔名一般為“～XXXXX.wbk”，以備恢復之用。

二、自動保存文檔的恢復方法

（一）自動恢復

1.重新啟動Word程序，那些在發生故障時處于打開狀態的文檔都會自動顯示出來。

2.選擇要打開的文檔，點擊“另存為”選項，輸入想要保存的文件名，點擊“保存”按鈕進行保存。如選擇已有的文件名，則會出現詢問是否要替換原有文檔的提示信息，單擊“是”按鈕將覆蓋原有的文件，否則就單擊“否”按鈕，重新重命文檔。

（二）手動恢復

如果重新啟動了Word，系統仍未能顯示出可以自動恢復的文件，這時就要嘗試進行手動恢復。步驟如下：

1.單擊Office圖標，點擊“打開”選項。

2.定位到包含自動恢復文檔的文件夾位置（Office 2007默認自動保存的文檔位置一般為C：＼Users＼用戶＼AppData＼ Roaming＼Microsoft＼Word文件夾下），點擊文件類型列表框（即“打開”上方的三角箭頭），選擇“所有文件（*.*）”，就可以看見一些系統自動保存并且并以“.wbk”、“tmp”作為擴展名的文件。選定需要的自動恢復文件（后綴名為“～XXXX.wbk”），單擊“打開”按鈕打開文件。

如果找不到C：＼Users＼用戶＼AppData＼Roaming＼ Microsoft＼Word，說明AppData這個文件夾被隱藏起來了。解決辦法是：進入C：＼Users＼用戶，分別點擊“組織”→“文件夾和搜索選項”標簽，調出文件夾的搜索選項對話框。

在彈出的文件夾和搜索選項對話框中將“隱藏文件和文件夾”項下的點選“顯示隱藏的文件、文件夾和驅動器”，點擊“應用”、“確定”即可。

在確認這個自動恢復文檔就是我們所需要的文檔之后，單擊“保存”按鈕，系統會彈出“另存為”對話框，在“文件名”框中輸入文件名（或選中已經存在的文件名），單擊“保存”按鈕進行保存。當系統提示“是否覆蓋原有文檔”時，單擊“是”覆蓋原有文檔。

需要說明的是“自動保存”并不等同于正常的文檔保存，只是在系統中建立了一個臨時文檔。因此在編輯完成后，一定要使用“保存”命令才能將文檔真正保存起來。

三、啟用“自動恢復”功能

為了防止系統突然斷電、系統意外死機造成工作文件丟失，使得在發生故障后能最大限度地恢復文檔，因此一定要啟用Word的自動恢復功能。具體方法是：點擊工具欄左上角的office圖標→“word選項”，或在工具欄上單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中點擊→“自定義快速訪問工具欄”），調出word選項對話框：

在“保存”選項卡中將“自動恢復信息時間間隔（A）”調整為5分鐘（盡可能地將間隔時間設置得短一些，如2分鐘，因為自動保存時間間隔越短、自動保存的頻次超高，出現故障后能恢復的內容就越多）。通過這樣的設置，Word 2007就能在編輯時自動保存文檔，再加上平時隨時存盤的好習慣，就不會發生因意外原因丟失審計文檔而無法找回這種情況了。

參考文獻：

[1]蔡延光.數據庫原理與應用[M].機械工業出版社，2009.

[2] 陳偉.計算機輔助審計原理及應用[M].清華大學出版社，2008.

（作者單位：羅平縣審計局）