事業檔案工作處于困境的原因及對策研究

孫佳

摘要：檔案管理工作是事業單位工作中的一個重要部分，本文就針對當前在事業單位電子檔案管理過程中所存在的困境進行了簡要的探討分析，并以此為基礎探討提出了一系列應對安全問題的有效措施，希望可以為事業單位檔案管理工作的有序開展提供一份基礎的理論保障。

關鍵詞：事業單位；檔案工作；困境；原因；對策研究

一、引言

時代在不斷發展進步，科學技術的發展也在逐步推進，目前，在我國的許多事業單位當中都已經開展了無紙化辦公，并且已經融入了較為現代化的檔案管理內容。而在具體的檔案管理工作當中，電子檔案的管理又是其中密不可分的一個重要部分。將紙質文件與電子檔案進行融合利用，可以形成更具實用性的信息流。在檔案管理工作當中，加強醫院電子檔案管理是十分重要，也是十分必要的。

二、電子檔案的特殊屬性

（一）載體與內容的可分離性。

電子檔案的出現為傳統的檔案管理方法開拓了更為廣闊的空間，同時也給傳統的檔案管理帶來了新的挑戰。對于傳統的紙質檔案來說，檔案即信息原件。而對于電子檔案來說，傳播載體和傳播內容是可以進行分離的，這同時也是傳播載體與紙質檔案之間最大的區別。

（二）對計算機系統的依賴性。

電子檔案的調取與應用需要在計算機的輔助下來實現，沒有計算機，就沒有電子檔案。可以說，電子檔案與計算機之間存在著密不可分的關系。

（三）不安全性和不穩定性。

由于電子檔案的形式和內容皆為獨立存在的，因此與紙質檔案進行對比，電子檔案的不穩定性更為突出，因此其安全性、完整性和真實性難以得到切實的保障。另外，電子檔案在反復進行傳輸的過程中還可能導致其原始性受到損害。

三、事業單位電子檔案管理工作中的常見性問題

（一）檔案的信息安全問題難以得到保障。

在電子檔案進行流通的過程中，檔案信息基于系統本身的漏洞和網絡的不安全性等特性，很容易出現惡意改動、非法竊取等問題。加之計算機系統作為一個傳輸的平臺，受黑客攻擊的影響較為嚴重，長期下去，本就較為脆弱的網絡檔案信息的安全性自然也就難以得到保障了。嚴重時甚至還會威脅到用戶的基本利益，以及單位信息的安全性。為了充分確保檔案信息管理的安全性和可靠性，目前我們已經采取了一系列的安全措施，但仍然難以完全規避此類現象的出現。只有最大程度上發揮計算機網絡功能的優勢性，才能最大程度上實現對于電子檔案的安全管理。事業單位中的一些機密性文件，具有獨特的使用價值，因而時常會成為黑客們攻擊的目標，隨意對于事業單位的計算機網絡系統進行攻擊，就有可能會導致信息的遺失和損壞，機密信息的泄露，也會為事業單位的發展帶來嚴重的損失。為此，在事業單位的電子檔案管理過程中中，應當始終將信息安全問題放在具體管理工作開展的首位來看待。

（二）檔案的原始性問題難以進行追溯。

在事業單位原有的檔案管理工作中，檔案通常是以紙質形式為載體存在的，僅通過不同檔案的不同筆跡和不同紙質即可判定檔案文件的原始性。但隨著新時期的不斷發展進步，目前，事業單位中的大部分檔案都由紙質轉變為了電子檔案，雖然在一定程度上為檔案管理工作提供了便捷，但同時也導致檔案喪失了其原有的特性。電子檔案的應用本質就是將實質檔案轉變為虛擬檔案，生成和傳輸的過程都是同樣的，檔案的復制導致檔案喪失了其原始性。因此，在電子檔案管理工作當中，另外一個不容忽視的問題就是檔案的原始性問題。

四、完善事業單位電子檔案管理工作的有效方法

（一）采取科學合理的信息保護措施。

對于事業單位的電子檔案管理工作來說，最大的問題莫過于電子檔案的安全性問題。因此，想要完善事業單位的檔案管理工作，就應當從提高信息的安全性來入手。具體來說，可以通過以下幾種方法來提高電子信息的安全性。

其一，采取完備的措施，提升事業單位檔案存儲工作開展的保密性，做好病毒的預防和抵抗工作。

其二，定期對于檔案管理單位的內部運行系統進行完善。同時，聘請與檔案管理工作相關的專業人員，并成立起專門的網絡維護部門，定期對于醫院內部的網絡信息安全進行檢查。同時，還要構建起相應的防范措施，一旦出現網絡運營異常的問題，降低運行的危險系數，防患于未然，避免外界因素帶來的干擾。

其三，定期對于檔案管理工作人員進行培訓，確保工作人員的能力水平可以充分滿足檔案管理工作的需求。

（二）制定科學合理的電子檔案工作規范。

不夠規范的操作流程是導致電子檔案管理工作出現問題的一個重要因素。因此，想要有效提升電子檔案管理工作的開展效率，就必須構建起一套具有實用性的檔案管理工作標準。目前，在事業單位當中，通常會依據檔案管理工作不同的特點，制定相應的工作標準。同時，還應當對于相關管理人員進行監督，確保工作人員的每一個工作流程都可以嚴格按照要求來進行。除此之外，還應當對于檔案工作管理人員的日常行為進行規范約束，最大程度上提升檔案管理工作的開展效率。制定相應的獎懲制度，鼓勵并支持在工作中表現優異的檔案管理人員，并對于在工作內容中存在不合理之處的工作人員進行適當的處罰。

（三）不斷提升檔案人員的綜合素質。

事業單位檔案管理工作的效率和水平與管理人員的能力素質水平關系密切。檔案管理工作中出現的問題很大一部分都是由于管理人員的疏忽造成的。究其根本原因，與檔案管理人員的素質不足和水平較差有著直接的關系，為此，提升檔案管理工作人員的能力水平顯得尤為重要。為此，事業單位不僅需要定期對于工作人員進行培訓，同時還應當培養他們的工作積極性和集體榮譽感。

五、總結

綜上所述，當前階段，計算機網絡技術已經逐漸融入到了各行各業的發展過程中，在事業單位的檔案管理工作中也是如此。傳統的紙質檔案管理已經逐漸退出了歷史的舞臺，取而代之的是更具實用性和便捷性的電子檔案。但就目前情況來看，我國在具體的電子檔案管理工作中仍然存在著一系列有待解決的問題，只有發現問題的根源，積極擺脫困境，才能有效促進事業單位內部的良性運行。在未來的發展過程中，我們應當給予檔案管理工作足夠的重視，通過加強管理力度，制定合理條例等方法，最大程度上發揮檔案管理工作對于事業單位發展的推動性作用。

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