供電公司檔案管理的信息化探究

王娟

摘要：電力企業的高速發展，供電公司管理工作逐步深化。在先進的科學技術的推動下，電子信息技術被陸續運用到供電公司各項管理工作中。檔案管理作為供電公司管理工作的重要內容之一，自電子信息技術的作用下，逐步朝著信息化的方向發展。為此，本文將針對供電公司檔案管理的信息化進行研究與探討。

關鍵詞：供電公司；檔案管理；信息化

前言：

在“互聯網+”的背景下，將互利網信息技術與供電公司檔案管理工作結合到一起，實現“互聯網+檔案管理”，實現供電公司檔案管理工作的信息化，為我國供電公司檔案管理工作帶來全新的發展機遇與挑戰。

一、供電公司檔案管理現狀及其所存在的問題

從我國供電公司檔案管理情況來看，不少供電公司在檔案管理工作中存在制度不健全、意識不強化、人員配置不到位等諸多問題，導致檔案管理工作長期處于被動狀態，整個檔案管理過程滯后、混亂，存在無人管理現象，企業檔案有效資源無法得到充分的開發與利用。具體表現在以下幾個方面：

（一）檔案管理制度不夠健全

供電公司所制定的檔案管理制度缺乏全面性、具體性與科學性，對檔案管理工作并不統一，所建立的檔案管理制度并沒有嚴格按照相關法律依據，在整個答案管理活動中所建立的檔案管理制度形同虛設，導致檔案管理工作長期處于被動局面，文件在管理過程頻繁出現丟失現象。

（二）檔案管理意識不夠強化

檔案經濟效益擁有較強的潛在性，為電力企業所創造的社會效益、經濟效益無法在第一時間展現出來，其管理優勢、管理價值在若干年后或者是以間接的方式呈現出來，整個展現過程缺乏直接性、即時性，導致供電公司的相關管理人員難以對檔案管理工作起到足夠的重視，且缺乏對檔案管理工作的認可。供電公司管理人員對檔案管理工作的重視度直接影響到檔案管理機構的設置情況、檔案管理人員的配置情況、檔案管理庫房的建立情況、檔案保管措施的實施情況、答案管理制度的構建情況。

（三）檔案管理人員不夠科學

供電公司檔案管理人員待遇普遍偏低，極大程度上降低管理人員工作的積極性與主動性，整個管理活動處于被動局面，檔案管理工作難以順利展開；檔案管理工作人員素質普遍偏低，缺乏綜合素質，管理能力存在諸多不足，無法正常使用先進的科學技術開展檔案管理工作，檔案管理信息化水平難以提升，在整個管理過程缺乏技術性與科學性，先進的科學技術在檔案管理工作中難以發揮其應有的作用與價值；檔案管理人員主要是供電企業老弱病殘人員，整體工作能力普遍偏低。

（四）檔案管理認識不夠全面

現代化信息技術在供電公司檔案管理工作中的運用，能夠使供電公司檔案管理工作朝著信息化、數字化、現代化的方向發展。但是供電公司管理人員并沒有提高對檔案管理信息化的重視，忽視檔案管理現代化的緊迫性以及檔案管理數字化的必然性，對信息化技術缺乏全面的認識度，檔案管理水平止步不前。

（五）檔案管理執行未能到位

供電公司對檔案管理情況進行檢查時，一旦發現問題，并沒有追根求源，忽視檔案管理中所存在的問題，缺乏檔案管理的執行能力，檔案管理制度成為擺設。

二、供電公司檔案管理信息化主要途徑

（一）緊抓“三實”管理工作，將組織機制全面落實到位

為實現供電公司檔案管理工作的信息化，需要供電公司緊抓“三實”管理工作，做到落實責任、夯實基礎、切實分析，不斷健全檔案管理體系、檔案工作網絡、檔案工作機制，將先進的信息技術廣泛運用到供電公司檔案管理的各個環節，全面推動檔案管理工作的信息化。其一，落實責任。切實提升供電公司檔案信息化管理水平，明確檔案管理各項指標，定期做好檔案管理總結工作，在人力、物力、財力方面給予最大的支持，使檔案管理人員能夠擁有較高的管理水平與管理能力，檔案管理擁有先進的設備體系，全面推動檔案管理信息化的發展與進步。健全檔案信息化管理體系使落實責任的基本途徑，需要供電企業對各項任務進行細化、分解，將各項檔案管理職責落實到各個工作崗位之中，使各位員工均能夠明確個人的職責，有組織、有計劃、有領導、有秩序的運用現代化信息技術開展檔案管理活動。其二，夯實基礎。供電企業開展檔案管理工作時，需要建立并完善檔案信息化工作網絡，明確各個檔案管理環節的工作內容，細化檔案分工與合作，實現對檔案管理全方位的審核，構建檔案信息化管理的新格局。其三，切實分析。供電公司檔案管理工作想要全面落實到位，全面推動檔案管理的信息化，需要從多層次、多領域、多視角出發，健全并完善檔案信息化工作機制，保證檔案信息化管理制度、檔案信息化管理流程、檔案信息化管理業務均具有較強的規范性、科學性與可行性，全面做好檔案管理各組織之間的協調工作、考核督促工作以及專業指導工作。

（二）強化“四化”基礎，創建檔案信息化管理工作成效

為全面加強供電公司檔案管理的信息化，對檔案管理中所存在的問題進行有效規避，有效處理制度不全、意識不強、不夠科學、不夠全面、未能到位等問題，強化日常業務規范、量化基礎設施投入、細化管理制度標準、深化業務素質技能，從而提升檔案信息化源頭管理質量、檔案信息化建設標準、檔案信息化管理水平、檔案信息化隊伍工作能力。其一，強化日常業務規范。供電公司需要從檔案信息管理源頭著手，詭誕文件材料必須是工作中直接生成的原文件，且文件上不得出現隨意更改的現象；文件上的所有簽名均需要是該文件項目的直接負責人的親手簽名，不得以蓋簽、打印、復印、代簽的形式出現；相關負責人定期對檔案管理人員工作內容進行檢查與指導，切實提升檔案信息化源頭管理質量。其二，量化基礎設施投入。明確檔案庫房、閱覽室、辦公室的各項要求，做好防磁柜、滅火器、去濕機、溫濕度自動控制儀、防光防塵厚窗簾等基礎設施配置工作，將檔案室各項硬件設施全面落實到位，提升檔案信息化建設標準。其三，細化管理制度標準。嚴格制定國家電網公司所制定的各項專業制度，對檔案工作的各項職責、標準、制度、考核等內容進行完善與整合，提高檔案管理工作的規范性，細化管理標準，提高檔案管理信息化控制能力，提升精益管理水平。其四，深化業務素質技術。供電公司應加強與檔案局之間的溝通與交流，加強檔案管理之間的聯系，提高檔案管理工作的協調性、全面性、科學性與規范性，提升本企業檔案信息化管理隊伍水平。

（三）突出信息化特色，確保檔案管理發展水平

供電公司檔案管理信息化的實現，需要突出檔案管理的工作重點、創新內容、監管策略，加快檔案信息化建設水平、提升檔案規范化發展水平、強化檔案安全化防范意識。供電公司在檔案管理中運用先進的科學技術，使檔案管理工作朝著數字化、信息化的方向發展，嚴格落實雙軌管理制度，做好紙質檔案與電子檔案的銜接工作，保證紙質檔案與電子檔案之前具有較強的一致性、統一性。

總結：

綜上所述，在“互聯網+”的背景下，供電公司檔案管理正朝著信息化、數字化、現代化的方向發展，需要供電公司全面提高對檔案管理工作的重視，緊抓“三實”管理工作，將組織機制全面落實到位化“四化”基礎，創建檔案信息化管理工作成效；突出信息化特色，確保檔案管理發展水平，實現對制度不全、意識不強、不夠科學、不夠全面、未能到位等問題的有效規避。

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