淺談新建應用型本科院校檔案工作的建設與管理

李健峰

（山東農業工程學院，山東 濟南 250100）

一、新建應用型本科院校檔案建設與管理工作的必要性。

（一）歷史沿革的必要性。高校即是我們口中的大學，它的檔案是指在院校幾十年的甚至上百年發展歷史中積累形成文件、表格、圖書、實物、器材、影像資料、建設圖紙、基礎性數據等等多種具有保存價值和研究價值的資料總匯。它映射出一個學校的發展軌跡和歷史沿革，同時也客觀反映了這所學校辦學水平和綜合實力。

（二）本科評估的必要性。應用型本科院校的核心在“應用”上，同時近年來升本的院校又都是新建?！靶陆ā焙汀皯谩笔顷P鍵詞，也表明該所院校還在等待教育部的本科院校合格評估，“革命尚未成功，同志仍需努力”，全校的前進步伐不會減速，反而會加速變革和發展。在這個過程中，檔案工作能不能為院校發展提供強有力的支撐和動力是一個大課題。檔案資料是一個學校教學質量、綜合實力和社會地位的客觀記錄和真實憑證，他們的完整性和真實性對本科院校的合格評估工作起到了至關重要的作用。合格評估的進行也將推動一個學校的檔案建設與管理工作，為其帶來難得的發展空間和機遇。迎接合格評估工作中最重要的材料支撐就是真實且完整的各類檔案資料。所以。加快推動新建應用型本科院校檔案建設與管理水平提高，發揮好檔案工作的支撐和服務屬性，為合格評估交一份滿意答卷，是當前新建應用型本科院校的重要工作。

（三）校園文化發展的必要性

任何一所高校經過幾十年的建設發展都形成了自身獨有的校園文化。體現在學科建設、校園文化、校園建設、人文沿襲等等方面，不論哪個方面，展現其內涵實質特點的主要依靠各種檔案資料。通過圖片了解一個學校的建設史，讓人們看到一草一木的變化；通過論文等學術資料，讓人們看到一個學科建設的進步和過程，方便后人們學習前人的經驗來推動學科發展；通過學生們的各種保留資料和人文資料，讓人們看到一個人的成長和一個學院的變遷……以上種種都是校園文化的組成，這也成為一個高校展示自身形象的良好載體。

（四）新時期黨建工作和巡視審計工作要求的必要性

在我國高校工作是在黨委領導下進行的，黨建工作的重要性不言自明。過去有一段時間，高校黨建工作有些放松，形式大于內容。自黨的十八大以來，以習近平同志為核心的黨中央對高校黨建工作提出了新要求，全國高校都認真貫徹執行。每一個黨員都及時認真的學習中央各項指示精神，定期過組織生活。各個高校各支部都按照校黨委的要求做好學習記錄和會議記錄，定期把各種黨建檔案資料匯集整理及時歸檔。切實把黨建工作的內容做足做實。

自十八大以來，黨中央、國務院開展了定期巡視和審計工作，加大了對違紀違規行為的處罰。各高校黨委及校行政的各項工作也因此走上了規范化道路，做到規范用權、科學管理。對每一項工作的決議和商議過程都做到了有檔可查。校內各部門也把日常工作檔案資料的完整性保存作為一項工作來對待，以備日后檢查審計用。這樣一來，對推動高校健康有序的發展起到很好的推動作用。

因此，檔案資料在一所學校的發展歷程中是不可或缺且十分必要的。

二、新建應用型本科院校檔案建設與管理的問題及現狀分析

（一）人員方面。檔案工作理應由專門的管理人員進行專職工作，只有這樣才能“管的清楚，理得明白”。但目前的情況是各高校普遍是人員兼職，專職人員少之又少。僅有的幾個專職人員往往僅存在學校層面，各二級學院和各處室基本上都是由兼職人員負責，有的相當一部分檔案就放在部門領導的柜子里，別人誰也見不著。當然，這與編制緊張及年輕同志不愿意從事檔案工作有很大關系。如果從制度上片面要求所有檔案由專職人員管理似乎也不現實，因為沒有哪個單位愿意專門拿出人來去做所謂“沒大有什么事的工作”。檔案人員不專業、不固定是制約新建應用型本科院校發展的瓶頸之一。

（二）制度方面

制度建設在任何一個單位都是一個老生常談的問題，從來不忽視卻又從來不重視。新建應用型本科院校關于檔案管理的制度多多少少都有，很多都在墻上掛著。但是制度與實踐脫節，很多制度還是?？茖W校時的制度，生成本科以后依然沿用至今，沒有多少同志去思考如何與時俱進，改進老制度使之優化成為應用型本科院校的檔案管理制度。制度過時了，不適應新形勢等于沒有制度。

（三）認識方面

新建應用型本科院校因為是從老專科學校發展而來，往往都有幾十年的歷史，檔案資料復雜，千頭萬緒，按照高校評估合格的要求管理檔案，需要巨大的人力物力投入，才能做到科學歸檔、規范建檔、便捷提檔。因為工作復雜，工作量大且相對枯燥乏味，多數同志不愿意深入到這項繁雜瑣碎的工作中去。檔案工作的隱含性強，不具備像教學科研、基礎設施建設那些工作的顯性特點，檔案管理工作往往是辛苦自知外人不曉。很多檔案工作人員存在工作不出成績混著干的心態，總覺得這份工作可有可無，交差就好。院校工作重點一般都在學科建設、硬件建設上，對檔案建設與管理不是很重視。檔案工作做得好是一個積累過程，日日積累，定期整理，檔案的完整性才能得到體現。很多院校到了教育部評估專家組快來的時候才臨時抱佛腳，抽調人員加班加點搞突擊，檔案的整理停留在“應戰”層面，而不是一個學校發展的基礎性層面。

（四）領導方面。在高校工作中領導的決策很多來源于對過往工作的解讀和積累，領導調閱檔案資料找依據、找老辦法是常有的事。這就促成了部分高校領導把檔案工作的要求停留在了找得到、丟不了、保管好的層面。領導要求不高，從事檔案管理的同志自然也不會用高標準來規范自己的工作。只要做到領導需要時找得到就好，把檔案沒有丟失作為一大工作標準。因此，新建應用型本科院校各級領導對檔案建設與管理工作的認識不足造成了檔案工作水平沒有與時俱進。

（五）系統性方面

新建應用型本科院校在辦學定位和教學質量上的要求是突破性和高標準的。那么在檔案管理與建設上的工作標準也應該是具有突破性和高標準的。然而目前現狀是在校級層面的檔案工作起點高，領導重視，人員編制完整且整體素質高，軟硬件基本都符合要求。然而在二級學院合下屬部門層面無論在人員配備、軟件服務、硬件設備、領導重視程度上等等方面都達不到檔案規范科學管理的要求。在檔案系統上來說，校級檔案管理基本上與二級學院和下屬部門的檔案管理是半脫節狀態，可以說是各管各的。檔案管理不成體系將出現檔案資源利用率低下、重復存檔、檔案查找不方便等問題。檔案工作是一個條線，資源整合，系統性管理和使用是現代化檔案建設與管理的關鍵所在。

（六）外部環境方面

本文所指的檔案管理工作外部環境是指單位層面和社會層面對檔案工作的認識及常見評判?，F在各高校中較為普遍的就是對檔案工作認識不到位，往往將一些年齡比較大的，工作不上進的、領導不喜歡的或者學歷不夠高的同志來從事檔案工作。在社會層面大家也都把檔案管理工作看做“清水衙門”評判為不重要崗位，從事檔案工作的人員也往往被視作單位里面不重要的角色。在這樣的外部環境下，客觀上造成年輕同志不愿意從事檔案管理工作，形成了檔案工作人員年齡普遍偏大，學歷普遍較低，職務普遍不高的局面。

（七）硬件建設方面

檔案資料的存放要求干凈整潔、不潮濕、避光、地點相對穩定等?，F在各高校的情況不一樣，但總體上學校層面較好，大多都有專門的檔案室和檔案柜來保存各種檔案資料。只是在檔案室的地點選擇上存在差異，有些還不夠科學。更多的問題出現在各下屬學院和部門的檔案存放上面，很多沒有專門的檔案室和檔案柜，與其它合并使用。檔案資料保存的好與不好，跟硬件設施有直接關系，硬件到位必然事半功倍，反之則魚目混珠，自受其亂。檔案資料必須放的好、找得到，當前新建應用型本科院校的檔案庫硬件建設工作還有很長路要走。

三、推動新建應用型本科院校檔案建設與管理的路徑

（一）培養專業檔案管理人員隊伍

當前，各個新建應用型本科院校較之以往?？圃盒r期都有了脫胎換骨的進步，尤其在學科建設上引進和培養了大批高素質人才，唯獨檔案工作人員隊伍的提升落在了后面。這項工作應當盡快提上議事日程?？梢酝ㄟ^人員崗位流動、對外崗位應聘、內部檔案工作人員能力提升培訓等方式解決目前隊伍建設問題。讓愿意干，有能力，對檔案工作認識到位的同志加入到檔案建設與管理這項工作中來。把那些兼職做檔案管理工作的同志納入到統一的檔案管理能力提升培訓體系中，造就一個專業的檔案建設與管理人才隊伍。

（二）修改和制定規范化的檔案工作制度

檔案工作的各項規章制度和規范，是檔案崗位人員必須遵守的工作守則，新建應用型本科院校應該依據其改建升本之后的學校定位、建設理念、發展方向制定出切合自身現實條件的檔案工作制度和規范。務必做到條例清晰，職責明確，便于執行和落實，具備操作性強的特點，撇棄制度條文的假大空和陳舊性。讓從事檔案建設與管理的同志“看的明白，干的精準”。為了更好的激發檔案工作人員的工作積極性，還應當制定出臺相應的獎勵機制，不論是從榮譽上還是職務職稱晉升上對檔案工作中表現優異的同志給予獎勵。同時，每年進行考核驗收、評比評定對檔案工作中不合格的同志給予相應的處罰。有獎有罰，賞罰分明才能帶動這支隊伍的工作積極性，從而提高檔案工作效率，做到科學規范。

（三）建設檔案工作中的領導責權制度

能否充分認識到檔案管理工作的重要性、能否具備檔案工作意識、能否帶動檔案工作人員隊伍干好本職工作，是評價一個單位主要領導和分管檔案管理工作領導的重要指標。通過建立單位領導檔案工作權責制度，明確領導的責任和權利義務，進而讓院校各級領導從思想上充分重視檔案工作的重要性，行動上嚴格執行國家對檔案管理的各項制度規范，以身作則，自上而下的帶動整支檔案工作隊伍高效規范的工作。

（四）建設具有時代性、全局性的規范化檔案工作體系

鑒于檔案管理的歷史沿革性、周期長、多個部門分散管理的特點，應當打造建設一個符合現代大學特性，全校統一調配管理的全局性規范化檔案工作體系。作為全校檔案管理的領導機構，校級檔案管理部門對全校的檔案工作負總責，實行總監督、總指導、總調度。各二級單位的檔案管理室要具有全局觀，聽從指揮，各負其責，既要保管好本部門的各種檔案資料，又要積極配合全校統一的檔案協調工作。這樣檔案資料不論保存在誰那里都能發揮出最大的作用。從而避免檔案資料進了柜子就石沉大海，不同部門各過各的小日子，沒有互通有無的情況。

（五）推動電子檔案信息化平臺建設

原始檔案的存放，分門別類收納入柜，可能很多年不會再去動它，甚至有可能因為查找不方便而出現需要時找不到的現象，這樣的檔案資源就失去了利用價值，雖然在柜里卻與丟掉無異。將常規檔案轉化為電子檔案，錄入電子平臺是目前廣大院校普遍正在做的事情，有的學校進度快些有的學校進度慢些。但真正做到全校和二級部門的檔案資料全部實行電子化管理，建立檔案大數據庫統一在一個平臺上使用的高校目前還寥寥無幾。造成這種局面往往不是硬件的問題，二是認識的問題。

隨著各高校校園局域網建成使用，將檔案數據庫一體化平臺與校園辦公自動化融合已擺在新建應用型本科院校的面前。校園局域網、辦公自動化、檔案大數據庫有機結合在一起，將使檔案的利用效率大幅提升，推動院校整體辦公效率的提高，及時高效的為行政工作、教學工作、科研工作、學生管理工作提供更便利的業務支撐。

（六）強化宣傳和制定激勵機制，提升檔案工作形象。

多年來對檔案工作的輿論導向是不客觀和輕視的，由此造成了高素質人才和年輕人不愿從事檔案工作。要改善這一局面，一是首先從宣傳教育上入手。通過宣傳教育的引導作用，要讓所有教職員工認識到檔案工作的重要性和不可或缺性。還要讓大家有一種理念：必須是素質高、手勤心細的同志才能干好檔案工作，而不是業務能力低、學歷低同志的養老院。要讓正在崗位上的檔案工作人員從內心深處認識到這個工作的重要性并喜愛它。二是其次要從職務晉升和職稱評定上對檔案工作人員予以傾斜。要讓干的好的檔案工作從業者有奔頭有前途，領導打造出一個有希望的工作平臺，平臺上的人自然就有一種只爭朝夕的工作勁頭。職務能進步，職稱能升級，自然就會吸引更多優秀年輕同志加入到檔案工作隊伍中來。

（七）設立檔案工作培訓的長效機制

不論檔案工作的硬件條件多好，電子化信息化平臺多么先進，工作人員的能力和責任心永遠是決定檔案工作成敗的決定性因素。培訓=培養+訓練。通過培養加訓練檔案條線的領導和工作人員讓所有相關人員熟悉檔案業務流程和相關法律法規，認識其必要性和重要性，增強他們的使命感和責任心。培訓不僅僅是提高工作水平，通過加深對檔案建設與管理的深層次了解，使受訓人員提高對這份工作的執著與熱情，讓他們干一行愛一行。

檔案管理者培訓也不是一蹴而就的臨時行為，應當建立長效機制，每年固定時間集中培訓至少一次。在培訓內容上注意把握好與時俱進，注重關注年輕同志的心理動向，有針對性的開展業務能力和愛崗敬業責任心的培訓。在培訓班上要以老帶新，既傳承老辦法好經驗又發掘新苗子，不斷培養和訓練才能使檔案管理者這支隊伍保持長久的活力。

（八）建設新型檔案庫房和檔案保存設備。

檔案資料的存放不是三年兩載的事，要有一個長期保存并保證其有效性的硬件條件。好的檔案資料要能保存幾十年甚至上百年時間，做到隨時能查閱，保存不變質，做到這些前提就是要有一個好的檔案保存條件?，F代化的檔案室成為新建應用型本科院校必不可少的基本條件。良好的檔案室要求避光、干燥、整潔、防潮、無噪聲污染等條件。目前不少高校的檔案室還是因陋就簡調劑出的普通房間，有的直接用過去教室改成檔案室，明亮的光線不宜于檔案資料的保存；有的檔案室甚至還設在地下室這樣潮濕的地方，一旦暴雨導致進水后果不堪設想。除了檔案室，專業的檔案保存設備也是不可或缺的，現在有些院校還在用不專業的檔案柜，很多還放在普通的鐵質或木質柜子中，既不方便查找也不方便保存。因此，投資建設現代化、標準化的檔案室就成為提升檔案建設與管理工作的必然路徑。