新時期下企業辦公室管理實踐思考

張鵬

內蒙古蒙泰不連溝煤業有限責任公司 內蒙古 鄂爾多斯010321

引言

企業要強化辦公室管理工作，明確辦公室工作的職能，不斷提升工作人員的管理水平，積極營造良好的辦公室工作氛圍，提升企業的整體形象，從而為企業的發展打下堅實的基礎。

一、辦公室的工作職能

1．日常管理

辦公室的基本職能就是處理辦公室的日常工作，包括公文處理、檔案管理、會議日程安排以及領導交辦的其他工作。

2．協調管理

對于企業辦公室來說，要協調好企業部門之間的關系，幫助員工之間達成共識，使其部門與部門之間，員工與員工之間能夠同心協力，完成企業交付的各項任務。

3．輔助決策

企業辦公室要具備輔助決策職能，通過收集相關的信息資料，為管理者進行科學化決策提供依據，能夠制訂多種可選擇的方案讓管理者參考，并對決策的各個階段進行記錄，發揮管理者的助手功能[1]。

4．處理臨時任務

辦公室工作的靈活性比較強，要能夠有效地解決突發性的問題，具備應對突發狀況的能力，積極處理臨時任務。

二、企業辦公室管理實踐策略

1．始終堅持正確的立場

辦公室工作的開展歸根結底就是要為企業的可持續發展服務，管理者要用發展的眼光看待問題，堅持正確的立場，要以正確的政治方向為指引，與企業的發展中心保持一致。只有堅持正確的立場，才能明辨是非對錯，找出經濟發展規律，認真踏實地做好本職工作，為企業更快更好的發展服務。

2．積極完善各項規章制度

要實現企業辦公室的規范化與制度化，就要建立完善的規章制度。完善的制度能夠明確辦公室的工作職能、工作程序以及標準等。因此，對于辦公室工作管理者來說，要能夠細化每個工作人員的崗位職責，落實每個崗位的權利和責任，當他們明確了這些職責之后，才能更好地運用自身權限開展工作，讓工作變得有章可循。

3．合理優化資源配置

辦公室的工作比較繁重，涉及的內容也比較多。員工基本上被一些繁瑣的事情占據了時間和精力，他們除了聽從領導安排去處理一些事務之外，還要協調各個部門之間的工作。因此，要合理優化資源配置，對辦公室的職能重新進行定位。此外，還要注重辦公室的均衡化發展，合理分配員工的任務，結合其能力與素質，做到人員結構優化，這樣才能提升辦公室的管理成效[2]。

4．提升服務意識和服務能力

管理者要重視辦公室工作中遇到的問題，必須樹立較強的服務意識，絕不遷就和姑息存在的問題，找出問題失誤的原因，采取相應的解決策略，發揮服務效能。在確定服務職能上，要深化服務認識，為領導提供決策服務時應結合基層需求和實際，打好決策執行的環境基礎。要認真分析員工的訴求，及時向有關領導進行匯報，建立暢通的上下級溝通渠道。此外，辦公室的管理工作要突出人性化的特點，堅持以人為本的工作原則，注重人文關懷，把服務意識和態度融入工作[3]。

5．為工作人員制訂工作目標

要提高辦公室管理成效，一定要注重員工工作目標的制訂與實施。管理者要結合企業的短、中、長期的發展目標與利益規劃，對辦公室人員設立相應的目標與考核體系。值得一提的是，由于辦公室人員都是通過招聘選拔等環節來到企業，管理者難免對其產生急功近利的思想，對部分人員在制訂目標時高于其自身能力，而辦公室員工一般都有自己獨特的風格，管理者應該采取寬容的態度，避免挫傷員工的工作熱情和積極性，以雙贏的目標理念，合理制訂目標，從而實現企業的價值目標。

三、結語

綜上所述，辦公室的工作職能決定了其工作的繁瑣性。現階段，企業辦公室管理要始終堅持正確的立場、積極完善各項規章制度、合理優化資源配置、提升服務意識和服務能力，并為工作人員制訂短、中、長期工作目標，從而提升辦公室管理成效。