高校原始憑證審核問題及對策建議

□韓偉杰

原始憑證是在經濟業務發生時由經辦人取得或填制的，用以記錄和證明經濟業務的發生或完成情況的憑證。原始憑證是進行會計核算的原始資料和重要依據。加強原始憑證的審核，嚴把原始憑證審核關，保證原始憑證真實、合法、完整、合規是提高會計信息質量的重要保證。

一、高校原始憑證審核工作中發現的主要問題

（一）原始憑證不合規

外來原始憑證是指在同外單位發生經濟往來事項時，從外單位取得的憑證。如高校采購商品或勞務取得的票據，教職工出差、參加會議或培訓等取得的車船費、住宿票票據，銀行的收付款通知單等。在日常原始憑證審核中，我們會發現一些問題，例如：購買方名稱填寫的是學校簡稱或只填寫了名稱未填寫納稅人識別號，貨物或應稅勞務、服務名稱開具不規范，無商品明細或明細不是由稅控系統開具的，未填寫單位、數量、單價等，發票打印不清晰，發票專用章和開具單位印章不一致（不是代開發票），公務卡刷卡小票上商戶名稱與開具銷售方名稱不一致等。

自制原始憑證，是指在經濟業務事項發生或完成時，由本單位內部經辦部門或人員填制的憑證。高校的自制原始憑證主要有教職工績效工資、科研補貼、課時費等，校外人員勞務，學生獎助學金及參加暑期社會實踐費用報銷等。在日常原始憑證審核中，自制原始憑證普遍存在的問題有：同類業務不同部門自制表格不一致，發放表中必須填寫的發放人職稱職務、工作內容、工作時間、發放標準、身份信息、銀行賬號信息、聯系方式等填列不完整，無制表人或未審批，未加蓋部門印章，暑期社會實踐報銷時未附參加社會實踐學生名單、費用標準等問題。

（二）原始憑證不合法

隨著國家稅務總局對商業發票開具格式的逐步規范統一，發票的防偽手段和查詢方式也在不斷升級，從而有效避免了虛假發票的存在。但在日常的原始憑證審核中，也發現了一些問題。例如外出參加會議、培訓存在不實開具的現象；在科研經費的報銷中，個別科研人員法律意識淡薄，存在虛造勞務發放或虛開發票套取經費的現象。隨著網絡的發展，商品的網絡化購買、電子發票的出現等，也出現了一些新的問題。在網絡購買的過程中，一些商家開具的原始單據不合規，而經辦人也無法當面對商家開具的原始單據進行查驗，電子發票由于可修改、可重復打印，也存在重復報銷等風險。

（三）財務報銷審批不嚴格

無論是外來原始憑證還是自制原始憑證的報銷，一般需部門負責人、財務負責人、分管領導等進行審批，有時還存在一個業務事項同時需幾個部門進行審批。在實際原始憑證審核中會發現，經常存在審批不嚴格、職責權限不清楚的現象。例如：在業務事項的審批中，各審批人都簽了字，但分管領導認為業務部門負責人和財務負責人會把關；業務部門負責人認為請示了分管領導，財務部門也進行了審核；財務部門對業務部門的有些經濟業務并不是非常了解等。

（四）原始憑證報銷不及時

根據會計準則的規定，原始憑證的報銷原則上應與會計期間一致。這就要求部門或經辦人對于發生的經濟業務事項要盡快收集取得原始票據，整理粘貼后到財務部門進行報銷。但在實際審核工作中會發現，仍然會有經辦人員在取得原始票據后未及時進行報銷，有些時長甚至在一年以上，這將影響學校會計信息的真實性反映。

（五）會計人員業務知識不全面

為保障財務工作的正常運行，財務部門會設置會計、出納等崗位，且不相容崗位分離。在實際工作中，財務人員經常是各管一攤，各自負責自己的本職工作，對其他崗位的工作卻不甚了解。有些高校財務部門沒有進行定期或及時的輪崗，有些崗位幾年甚至數十年未輪換人員，造成會計人員業務知識單一，基本技能不高，教職工在咨詢有關問題時，經常是一知半解，不能準確的回答。造成經辦人取得的原始票據不符合會計制度的相關規定。

二、提升高校原始憑證質量的建議

（一）加強財務管理基礎工作建設

高校財務部門必須建立健全會計制度，并實時關注國家和地方新政策的出臺，及時對相關制度進行調整。財務部門針對本部門各工作崗位制定詳細的工作職責，確定崗位責任人，可制定部門管理手冊、基礎工作目錄、便民服務手冊、應知應會手冊、工作流程圖等，使財務報銷工作清晰明了。相關的制度、崗位職責等可在財務處網站發布，方便教職工隨時查看。

在原始憑證審核中如遇到無據可依，或是部門經濟業務中發生的一些新情況新問題，財務部門也可建立部門議事機制，財務部門全體人員參加的同時，也可聘請校內外專家進行指導，確保提出的解決辦法科學、合理、有效，保證其能順利運行，并發揮應有的作用。

（二）注重審核工作日常問題整理

對于外來的原始憑證，財務部門可對在取得外部原始憑證時（包括網絡購買）應注意的事項進行整理、匯總，表述要詳細、清晰、準確；對于自制原始憑證，可對學校經常發生的涉及自制原始憑證的經濟業務進行整理分類，針對這些經濟業務設置規范的原始憑證樣表，對于需注意的事項可在備注項詳細列明。以上這些都可在校園網或財務部門網站發布，方便教職工隨時查看和下載。

（三）加強財務審核和內部審計

加強財務審核，應注重審核報銷原始單據是否合理合規，經辦人辦理經濟業務的過程是否符合國家相關規定，如是否達到了政府采購標準，票據是否合理合規，是否用公務卡或轉賬進行支付等。應充分發揮高校內部審計部門的作用，加強支出日常審計，可對于政府采購或大額資金的支出進行事前審計，不定期對發生的某類經濟業務進行審計，提出有效的審計意見。

（四）強化財務信息化管理手段

財務部門應加強財務信息化建設，對財務軟件功能進行完善，可聯合使用相同財務軟件的多家高校，和軟件公司進行溝通，盡可能降低發票驗證系統等的價格。財務信息化管理不應只限于財務軟件的信息化，還可以利用門戶網站、公眾號、教職工微信群等，發布一些會計制度、會計知識等，通過信息化管理手段的提升，大大加強財務管理工作。

（五）規范財務報銷審批工作

針對審批權限等問題，財務部門應向學校領導進行匯報，提出解決的工作方案。可首先查找收集整理可借鑒的相關資料，同時可向學校領導、部門領導及相關人員征求意見，聯合各部門，必要時可聘請校內外專家，共同對審批中各審批人的權限和應承擔的責任進行明確的劃分和說明，并報學校校長辦公會議、黨委會議等審議。

（六）加強會計制度并宣傳工作

為保證會計制度“深入人心”，學校可借鑒廣告宣傳策略，對會計制度進行“鋪天蓋地”的宣傳，通過多種多樣的的宣傳方式，如校園網、財務網、校園電子屏、宣傳欄、宣傳頁、公眾號、教職工微信群等，使廣大教職工耳熟能詳。高校也可以利用課程錄制中心，錄制一些實務操作視頻，使教職工在學習時有更好的直觀體驗。

對于會計制度的“深入人心”，筆者覺得有個很重要的環節就是會計人員和報銷人員的一對一詳細講解。在日常工作中，教職工對于會計制度只是有一些了解，并沒有進行深入的研究，在實際報銷中，如每個會計人員對經辦人員在取得原始憑證及報銷過程中遇到的問題都能進行面對面詳細講解，不但可以使經辦人員“豁然開朗”，還能使會計制度深深扎根其心中。

（七）不斷提升會計人員基本技能

一是強化業務學習。要不斷提高會計人員的基本技能，不只是本職工作技能的提升，對其他崗位工作也要應知應會。要加強會計人員的業務學校，學習方式可以是鼓勵自學、每周部門定期學、走出去學等。對于每周的定期學習，可以是學習相關的財務知識，也可以是每個崗位的會計人員對本崗位的工作內容、日常工作中容易遇到的問題及解決的方法等進行講解。通過學習，不斷提高會計人員的整體技能水平。

二是執行定期輪崗制度。定期輪崗要符合會計法的規定和內部控制要求，同時確保會計人員知識的更新和業務水平提高，從而為培養高素質的財務人才打下基礎。為保證定期輪崗的順利實施，還能保證財務工作的正常運行，可建立崗前培訓、“AB”崗等相關機制。

總之，原始憑證審核工作是財務會計的基礎性工作。財務部門應實時關注內外環境的變化，不斷完善相關會計制度及財務運行機制，通過廣泛的宣傳，借助先進的信息化手段，不斷加強會計基礎建設，不斷提升會計人員基本技能水平，強化原始憑證審核，保證原始憑證的真實、完整、合規，確保為學校提供高質量的會計信息。