OA系統在企業信息化管理的實踐與應用

王紋

摘要：辦公自動化OA系統，是現代辦公和信息技術相融合的產物。使用計算機和互聯網絡技術，通過工作流連接日常事務，實現辦公室標準化管理，提高企業運營效率，降低企業日常運作成本。目的是構建一個高效、高品質、高智能化管理的企業辦公系統，通過準確、全面、快速的數據收集、分析處理，提供及時可靠的數據信息，實現數據信息共享，使管理更加智能化、信息化。本文就OA系統進行簡要的概述，進而分析OA系統在企業信息化管理中的重要性。

關鍵詞：OA系統；企業；信息化管理；智能化

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2018）06-0220-02

1引言

OA系統全稱為Office Automation System，是一種辦公自動化管理系統。主要面向企業日常運作和管理，員工及管理者的應用系統，OA系統主要是推行一種無紙化辦公模式。企業的高效管理一直是管理者關注的重點問題，發達國家在企業管理的過程中，采用信息化的管理模式，取得了良好的經濟效益。究其原因在企業的日常管理中，采用信息管理技術實現了ERP系統的數據管理、辦公資料的共享和辦公數據管理，OA系統作為信息管理的核心對企業的發展起著重要推動作用。

2建立OA信息化系統的目的

辦公自動化系統建設的目的是在企業ERP軟件項目管理體制的基礎上，結合質量管理體系的思想，通過開發和運用信息資源，采用Internet/Intranet技術，以“工作流”為基礎，使企業內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作。改變過去復雜、低效的手工辦公方式，實現迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業的管理和決策提供科學的依據，促進企業經營管理和日常辦公的規范化。最終達到提高管理工作效率、節約工作成本、增強員工交流、達到現代化企業管理新高度的目的。

3 OA系統實現功能分析

企業OA辦公系統立足于解決企業日常辦公業務、內部各部門信息共享的處理需求，提供日常辦公、公文管理、個人事物管理和系統管理等功能。主要功能架構，如圖1所示：

主要實現功能包括：①個人事務：待辦任務、日程安排、電子辦公、出差事務等，了解員工每個人；②項目管理：考勤管理、設備管理、車輛管理、招標管理、公司各部門任務分配等，統計企業內部所有員工考勤、設備、車輛信息。為企業的獎罰管理提供依據；③日常業務：企業通知公告、新聞動態、員工通訊簿、企業文化管理，用戶可以查看企業，部門的動態大事安排，并制定出自己的計劃；④論壇管理：部門動態信息（科研生產、質量安全保密、信息化、科技情報等專欄）、用戶可以在論壇管理模塊發布信息，對他人信息進行回復，類似QQ討論區發言，實現用戶內部的信息交流⑤系統設置：用戶管理、組織管理、權限管理，用戶自行設置密碼，簽名檔，個人頭像等。通過用戶的設置，更好的管理OA系統。

4 OA系統在信息管理中的作用

OA系統的使用促進了企業的辦公自動化，打破了傳統的信息縱向交流的方式，實現了企業各部門的信息共享，促進了企業信息的管理，創新了信息管理的模式。

1）OA系統有效提高了工作效率

OA系統打破了原先企業內部各業務部門獨立，信息單一的弊端，在統一管理模式下，業務辦理、文件接收、文件歸檔等各個環節流程、工作內容緊密關聯、相互依托，實現了數據信息共享。原先的工作模式是公司下達文件后，所接收部門拿著紙質文檔先找主管領導簽字，再一級一級往上傳遞，等著各個部門領導的批示，時間間隔較長，遇到有領導出差文件就被擱置。嚴重影響文件的下達、辦理和反饋時間。在OA系統中，發布文件在權限范圍內共享，領導不在，只要有手機移動終端，都可以在手機端進行文件瀏覽和審批。系統所有運作流程都能實時呈現、及時跟蹤，對于緊急文件，系統會設定期限作出預警提醒。OA系統既簡化了工作流程又節省了文件審批時間，大大提高了企業辦公效率。此外采購、車輛調配、資金申請、合同審批等企業各重要項目管理也定義了規范流程，有效節約了審核時間。同時OA系統中，對分發后停滯處理的文件，進行有效監督提醒。

2）OA系統提高了管理人員素質

OA系統不僅在工作模式上進行了革新，也使得管理人員對企業實現全面信息化、智能化的思路有了觀念上的巨大改變。OA系統的既豐富了管理人員的管理經驗，也使他們掌握了科學的信息管理方式和先進的信息管理技術。OA系統的使用對企業管理層的管理思想理念進行了進一步的深化，帶領他們用現代化的企業管理方式和科學化的管理手段對信息進行管理。通過對數據進行自動化的處理分析，改變了管理員的信息觀念和管理戰略，從而有效地提高了管理效率，最終提高了整個企業的信息化管理水平，增強了管理人員的綜合素質。

3）OA系統數據庫安全策略

企業信息管理過程中具有大量的信息數據，避免非法用戶對竊取公司數據信息至關重要。OA系統的對系統用戶權限進行分層管理，不同權限用戶對應不同操作模塊，對重要文件設置訪問密碼，避免了數據的非法訪問。OA系統可以對工作流中的相關文件和數據進行跟蹤和檢查，對企業內部文件進行處理，實現數據的統計處理和實時交流，使得企業對信息的處理真正實現自動化。OA系統數據承載能力較強，服務器具有高冗余性和安全性能，這種嚴密的管理有效保障數據信息的安全性和完整性，保證了OA辦公自動化系統的可靠性。

4）OA系統實際成效

OA系統構架完善，適應企業辦公業務的需要，為企業辦公節約了管理資金，并實現了企業信息化管理，推動了企業OA能力。系統提高了企業各部門信息的共享化，通過網絡移動設備，管理者可對項目進行及時反饋，增強了管理者工作過程中的方便性和及時率。用戶操作界面簡單實用，大大提高了業務工作者的業務水平和管理能力。系統實時的匯總、分析、反饋，可以有效輔助決策者進行數據分析，作出實時判別。

5結束語

企業OA系統是一個將企業管理及基礎辦公需求作為核心，基于C/S模式下的信息管理系統，以OA理論和計算機技術相結合，提高企業辦公效率。OA系統的推廣，使用戶具有了更高的自主性，在用戶權限范圍內，用戶可以在任何地方對數據進行查詢和瀏覽。整個系統的結構體系先進，用戶界面良好，是一個較完善的信息交互平臺，有效實現了辦公的自動化和信息化，在企業管理過程中實現信息共享，提高了工作人員的工作效率，為企業智能化發展創造了更多的條件。