《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

第七章 企業(yè)檔案工作業(yè)務建設

三、企業(yè)文件的整理與歸檔

文件的整理與定期歸檔是將文件轉化為檔案的重要工作環(huán)節(jié)。科學的整理方法、清晰的歸檔范圍、明確的歸檔時間，是保證案卷質量和檔案完整、準確、系統與安全的重要條件。

7.3.1文件整理

文件立卷整理應遵循文件形成規(guī)律，區(qū)分保管期限，保持文件間有機聯系。文書、科技、會計、人事等門類文件的整理，應分別符合GB9705、DA/T22、GB/T11822、財會字[1998]32號、勞力字[1992]33號等標準及文件的要求；音像、電子等載體形態(tài)文件整理，應分別符合GB/T11821、DA/T15、GB/T18894、DA/T32等標準的要求。

文件的形成有其自身的規(guī)律和特點，國家檔案局頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）明確了歸檔文件整理原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。文件之間的有機聯系主要表現在文件的來源、時間、內容和形式等幾個方面。文件來源方面的聯系即以一定的責任者為要素構成聯系，整理時盡可能保持這種固有的聯系。文件時間方面的聯系是文件的形成部門在處理具體工作或進行活動時，都有一定的過程或階段，從而使文件之間存在自然的時間聯系，整理時要保持這種自然的聯系。文件內容方面的聯系即文件是形成部門在解決特定問題或因特定的事由形成的，這就構成了文件之間在內容上的緊密聯系。對一個問題、一件工作、一起案件、一項活動、一次會議、一個項目（如一個科研課題、一個型號的設備或產品、一個基建項目，等等）所形成的文件，在整理時都要注意保持它們之間的聯系。文件形式方面的聯系即文件的文種或載體等之間的不同類型。文件的形式標志著文件產生時特定作用，在某種程度上，也反映了文件在來源、時間和文件內容上的聯系，在整理時也應適當保持文件形式之間的聯系進行整理。

區(qū)分保管期限。不是所有辦理完畢的文件材料都必須歸檔保存，也不是所有需要歸檔保存的文件都具有相同的保存價值，而是要依照國家、行業(yè)等有關規(guī)定和企業(yè)的具體需要，結合立檔單位的實際情況，區(qū)分歸檔范圍內不同文件的價值，劃定不同保管期限。在保持文件有機聯系的前提下，整理在一個保管單位或一個案卷中文件的保管期限應是相同的。

便于保管和利用。這是歸檔文件整理最基本的原則，也是檢驗歸檔文件整理方法實用性的唯一標準。當“文件之間的有機聯系”與“保管和利用”發(fā)生矛盾時，就不能機械地理解“文件整理應該保持文件之間的有機聯系”，而應充分考慮保管和利用上的方便。“便于保管和利用”既是歸檔文件整理的出發(fā)點，也是最終目的。

關于各種文件的整理要求，基本都有相關的標準和規(guī)范，在進行文件整理時，可按照這些標準和規(guī)范的要求進行整理。其中，管理類文件的整理應符合《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）、《文書檔案案卷格式》（GB9705-1988）要求；科技類文件的整理應符合《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002），會計類文件的整理應符合《會計檔案管理辦法》（財會字[1998]32號）的要求；干部職工管理類文件的整理應符合《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》（勞力字[1992]33號）的要求；音像文件的整理應符合《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-1989）、《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》（DA/T15-1995）的要求；電子文件的整理應符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）、《公務電子郵件歸檔與管理規(guī)則》（DA/T32-2005）的要求。

關于企業(yè)管理類文件的整理方式可以有兩種：一種是以“卷”為單位進行整理；另一種是以“件”為單位進行整理。以“卷”為單位進行整理是傳統的立卷方式，就是根據文件的形成規(guī)律，將一組有密切關聯的文件按照既定的分類方案進行組合。以“卷”為單位整理文件，，其基本保管單位是案卷。以“件”為單位進行整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片，一盤錄音帶和錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，，轉發(fā)件與被轉發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件作為一件。以件為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。選擇以件為單位整理文件時，其前提條件是基本實現了自動化辦公或以使用計算機為主的文件管理。

（未完待續(xù)）