檔案管理的幾點做法

孫靜紅

伴隨著政府信息公開化，檔案信息已成為社會共享的信息資源的一部分。做好檔案管理工作，必須要從多方面入手。檔案材料的收集是工作的前提，利用現(xiàn)代化技術，實現(xiàn)數(shù)字化管理是途徑，提高各種檔案的利用率，更好地服務于政府，服務于廣大老百姓是我們工作的最終目標。

一、檔案材料的收集工作

每年我館都面向區(qū)所轄各現(xiàn)行機關、人民團體、事業(yè)單位，征集各種檔案資料。通過各種形式開展征集工作，建立檔案資料征集網(wǎng)絡，明確專門人員，加強征集宣傳，節(jié)假日組織專門人員到社區(qū)，文化廣場進行檔案征集宣傳工作。范圍包括：黨政機關文書檔案反映本地區(qū)經(jīng)濟建設、科學研究等方面的檔案，以及企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理方面的檔案，民間檔案（如交易文契、鄉(xiāng)規(guī)民約、筆記、日記、手稿、家譜、祖訓、藏書等），口傳史料（如民間歌謠、神話傳說、曲藝說唱、話本小說等），實物史料（如先人遺留的珍寶、證書、證章、碑刻等）。充實和豐富我館的檔案館藏量，是我們工作的重要組成部分。每年的4-7月份我館開始對外接收檔案，2017年共接收機關單位文書檔案3674件，廢止印章146枚，編研醫(yī)藥學書籍十冊，資料類圖書109冊，報紙雜志256冊，極大的豐富充實了館藏量。

二、利用現(xiàn)代化技術，實現(xiàn)數(shù)字化管理

經(jīng)過宣傳、征集，我館接收了大量的文書檔案，以及大量的數(shù)據(jù)、資料、圖表、光盤、照片等原始憑證。這些資料是我們的基礎信息資源，具有不可估量的社會經(jīng)濟價值。這些原始檔案資料只有開發(fā)利用起來，才能實現(xiàn)它們自身真正的價值。自2007年以來，我館投入較大的人力、物力、財力，實現(xiàn)了檔案數(shù)字化建設，突破了傳統(tǒng)檔案利用的局限性，最大限度地實現(xiàn)了檔案信息資源的共享。對現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化，率先對75289卷183056件紙質(zhì)檔案進行了數(shù)字化，有效地提高了檔案信息的上網(wǎng)率和查詢率，最大限度地利用了數(shù)字化檔案，更最大限度地保護了原始檔案資料的完整性和安全性。

電子文件是各級機關和單位職能活動的歷史記錄，現(xiàn)行電子文件的收集歸檔也是檔案信息數(shù)字化的重要內(nèi)容。我館根據(jù)各單位機關所使用的硬、軟件系統(tǒng)不同的情況，建立了嚴格的電子文件歸檔制度，明確電子文件的歸檔范圍、歸檔要求、歸檔方法，確保電子文件的歸檔率。

三、創(chuàng)新思想，提高檔案利用率

查閱檔案是檔案館一項重要的工作，截至到目前我館共接待查閱人員1643人，據(jù)統(tǒng)計，計劃生育檔案、基建檔案、婚姻檔案、老房地契檔案、各機關單位的文書檔案這五種檔案的查閱率最高。

計劃生育檔案是民生檔案中群眾查閱最頻繁，利用率最高的檔案。隨著國家對計劃生育戶獎勵政策的相繼出臺，到我館查閱計劃生育檔案的群眾逐漸增多。查閱最多的是計劃生育雙女檔案。符合計劃生育政策的農(nóng)村雙女戶，夫妻雙方年滿六十周歲，每人每月享受80元的養(yǎng)老保險金。按照常理推算，今年享受政策的正是1989年國家剛放開二胎政策時取得生育資格的。從1989年到2017年已將近三十年，大部分家庭的準生證都已丟失，唯一的補救辦法就是來檔案館查找。由于年代久遠且當時均為手寫各種表格和證明，書寫非常不規(guī)范，姓名里有好多同音字，簡化字，往往一個家庭戶涉及到十幾個名字，造成每次的查找困難，浪費了大量的人力和時間。局領導對此高度重視，從各科室抽調(diào)人員，對這些民生檔案進行詳細的校對并用軟件一一錄入。由于大多審批表字跡潦草，并且有很多的繁體字、異體字，給錄入工作造成了很大的困難。同志們互相詢問、辨認，常常因為分辨一個字而商討很長時間，還有年齡較大的老同志，戴著花鏡辨認字跡。經(jīng)過兩個多月的艱苦努力，終于完成了1103卷二胎審批人員的檔案錄入。曾經(jīng)用幾十分鐘甚至幾個小時才能找到的計劃生育二胎審批表，現(xiàn)在僅需輸入當事人的姓名，一分鐘就能查到。減少了查閱群眾的等待時間，提高了工作效率，等到了查檔群眾的一致好評。計劃生育專題檔案，極大的方便了利用者，為百姓解決了自身實際問題，創(chuàng)造了經(jīng)濟利益，增加了社會效益。

基建檔案是在基本建設過程中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算數(shù)據(jù)、模型、照片、錄像等技術文件材料的總稱。是城市規(guī)劃和城市改造不可缺少的權威性憑證，也是進行城市建設、管理的可靠依據(jù)。完整、準確的基建檔案為工程竣工后的利用提供了科學的依據(jù)，合理地利用基建檔案，可以節(jié)約大量的人力、物力和財力，縮短工程建設周期，提高經(jīng)濟效益。

婚姻登記檔案是個人婚姻歷史的真實憑證，與婚姻當事人的切身利益密切相關。隨著社會政治、經(jīng)濟的發(fā)展和法制建設的不斷完善，現(xiàn)代人的婚姻觀呈現(xiàn)多元化方式，婚姻價值觀的不同造成婚后的家庭生活中出現(xiàn)了很多問題，造成離婚率的逐年上升，婚姻檔案的利用率也呈逐年上升的趨勢，成為檔案工作的一個重點。

老房地契檔案是地震以前的老房本，2017年唐山市設立路南經(jīng)濟開發(fā)區(qū)，規(guī)劃范圍內(nèi)對部分村莊進行拆遷，涉及到稻地鎮(zhèn)景莊子村和尚德村，有些村民對現(xiàn)有房本有疑議，到我館進行老房本的核實。經(jīng)過將近兩個月的時間為村民核實房本16戶，為老百姓挽回極大的經(jīng)濟損失。

文書檔案是各機關單位接收、下發(fā)的各種文件，也是利用率最高的檔案信息之一，完善干部檔案調(diào)取會議記錄非常的方便、快捷。根據(jù)國家有關規(guī)定檔案自接收之日起滿三十年才能對外開放，目前能對老百姓開放的文書檔案只有三十年以前的個別檔案，涉及到的各種政治運動平反檔案和企業(yè)改制檔案。這兩種檔案的利用率也非常高，自2008年國家放開接工齡續(xù)保險政策以來，老百姓陸續(xù)來我館查閱政策性檔案，極大地方便了老百姓的同時也為老百姓帶來了實實在在的福利。

我館面對新的歷史條件下出現(xiàn)的新任務，發(fā)揮自身優(yōu)勢，最大限度的開發(fā)利用各種檔案信息，以優(yōu)質(zhì)服務滿足利用者的要求，不斷實現(xiàn)了檔案的自身價值和社會價值。

（作者單位：唐山市豐南區(qū)檔案館）