以檔案工作目標管理認定為抓手提升檢察檔案服務功能

李霞

為進一步加強檢察檔案管理，提升規范化水平，使檢察檔案更好的服務于檢察業務，張家口市人民檢察院以河北省機關檔案工作目標管理認定工作為抓手，在省院和市檔案局的關心、指導、幫助下，檔案管理工作逐步實現標準化、規范化、正規化。

1978年，張家口市檢察院恢復建設以來，檔案室同時恢復重建，全院檔案實行專人負責，統一管理。1990年市院晉升為省三級管理標準，2004年晉升為省二級管理標準，2009年又晉升省一級管理標準，2012年晉升為河北省機關檔案工作目標管理“5A”標準。2017年年底晉升為河北省機關檔案工作目標管理“6A”標準。張家口市人民檢察院檔案管理工作的發展歷程中一步一個腳印，腳踏實地，求真務實，形成符合本院特點的檔案管理體系。

一、領導重視，層層把關的組織機制

以檔案服務檢察業務為宗旨，完善檔案工作領導機制，加強檔案管理隊伍建設，配備配強兼職檔案人員，檔案工作形成了以專職部門為核心，各職能部門相互銜接、相互協調的檔案管理組織體系，實現了不同門類、不同載體的檔案集中統一管理。在年度工作部署上，制定檔案管理長遠規劃，明確領導分工和專、兼職檔案員職責，實行崗位目標責任制，每個檔案工作人員都認真填寫年度工作任務表，工作任務細化分步落實。對文件材料的收集、立卷歸檔工作更是做到年初有要求，年終有結果。對全年檔案的收集、整理、立卷、歸檔實行定期與不定期的講評與通報。在專兼職檔案工作人員的選拔任用上擇優選用，鼓勵檔案管理工作人員積極參加市檔案局組織的業務培訓，不斷提高自身的業務素養。

二、嚴謹細致，檔案管理制度成體系

市院將檔案工作制度納入全院管理制度體系，形成《張家口市人民檢察院規章制度匯編》，結合市院實際情況，制定檔案保管制度、借閱制度、統計制度、安全保密制度等14項規章制度。認真貫徹落實《檔案法》等相關規定的和高檢院、省院有關要求，制定文書檔案、訴訟檔案、技術檔案保管期限表，保管期限及時更新。《張家口市人民檢察院文件歸檔和不歸檔范圍》編印成冊并作為歸檔工作的重要指南。對文書處理和文件歸檔做到了規范、及時、有效。交接登記規范，做到了手續完備，有據可查。2017年，市院對檔案全宗又重新進行了劃分，使檔案分類更加科學合理，查閱更加便捷，各門類、各載體的檔案排列有序，保管期限劃分準確，裝訂牢固、整齊、美觀、大方，加蓋歸檔章正規，各要素填寫齊全、規范、清楚。市院現存檔案涵蓋7個門類：文書檔案，訴訟檔案，會計基建檔案，照片檔案，音像檔案，電子檔案，光盤等，規范對各門類的檔案編號，編制了各門類檔案目錄和著錄機讀目錄。完成以檔案數字化掃描錄入為中心的檔案管理上檔升級工程，對檔案數據及時統計更新。不斷完善庫房建設和庫房設備配置，檔案庫房、辦公室、閱覽室實行了三分設，所有庫存檔案符合抗震、防盜、防火、防水、防潮、防霉、防塵和防污染、防蟲、防鼠、防高溫、防光等 “十防”要求，確保檔案實體和信息安全。

三、快速精準，信息化助推檔案查詢服務平臺

市縣兩級檢察院對庫存檔案進行了改造升級和完成檔案數字化掃描錄入，兩級檢察院檔案管理系統平臺實現互聯互通、信息資源共享。市院還對檔案管理專用網絡版軟件進行了升級改造，與現有服務器進行了聯接，真正實現了檢察系統檔案管理、檔案查詢互通互聯，為檢察系統檔案查詢、開發利用提供了堅實的技術支持。信息化程度的不斷提高，進一步豐富了兩級院檔案檢索途徑，機讀、目錄、手工檢索等多種方式并存。充分發揮信息技術的優勢，整合檔案查詢和電子化技術，授予不同用戶不同的查詢權限，在內網上實時提供檔案信息服務，使檔案查詢迅速準確，查全率、查準率均為百分之百。完善檔案利用反饋登記制度，精準主動服務檢察業務工作。

現在，張家口市檢察機關共18個院，已有14個院，晉升為河北省機關檔案工作目標管理“5A”標準。張家口市檢察院將繼續在檔案收集、管理、開發、利用上下功夫，當好全省表率，繼續引領和推動全省檢察機關檔案管理工作水平質效雙提升。

（作者單位：張家口市人民檢察院）