企業檔案寄存方式管理研究

馮佳

在市場經濟不斷深化的背景下，企業的經營管理與發展面臨著行業間的激烈競爭，需要不斷降低成本，提高企業效益。企業為了節約運營成本，提高工作效率，提升自身競爭力，開始將自身的檔案管理委托給專業的檔案機構，企業檔案寄存式管理便應運而生了。

一、寄存式管理的概念及機構

1.寄存式管理的概念

所謂寄存式管理，是指企業將其在各項活動中形成的文件或檔案交給檔案中介機構代為整理與保管，由檔案中介機構根據企業需要有針對性地開展服務，企業則向檔案中介機構支付一定的管理費用。這是為適應企業需求而建立的一種新的檔案管理模式，這種模式既可使企業減少投入，減輕企業負擔，又可以充分發揮檔案中介機構的專業特長，最大限度地發揮檔案信息資源的價值。

2.寄存式管理的機構

我國目前的檔案中介機構按生成途徑和運作方式，可以分為由檔案館或檔案主管部門設立的、面向社會的公共性檔案中介機構和以法人資格存在的、以市場化運作的商業性檔案中介機構。檔案中介機構從名稱來看，有“檔案寄存中心”“檔案事務所”“檔案咨詢服務中心”“檔案事務服務中心”“檔案技術服務中心”“檔案托管中心”“文件中心”等。

檔案中介機構的功能主要是“接受不具備充分保管條件及配備檔案保管條件成本過高的國有與非國有企業及破產企業，社會團體和個人在工作、生產、經營、生活等各項活動中形成的檔案寄存。”

根據《中華人民共和國檔案法》第十六條的規定，不少國家綜合檔案館通過設立檔案寄存中心來為各類企業、社會團體以及個人提供檔案寄存等服務。檔案館設立寄存中心有三個方面的優勢：首先，檔案館是黨和國家的科學文化事業機構，是永久保管檔案的基地，因此擁有良好的社會聲譽和社會地位。其次，檔案館擁有經驗豐富的專業人才隊伍，對于需要寄存的檔案資料，可為其提供鑒定、整理、保管、修復等專業化的服務。再次，各級檔案館的檔案庫房，絕大多數是依據《檔案館建筑設計規范》而建設的，具有一流的保管條件，擁有空氣調節系統、自動消防系統、安全監護系統，能夠防潮、防光、防塵、防蟲、防盜、防火、防震、防高溫、防有害氣體。

這種形式雖然有聲譽、人員、設施各種無形和有形資源等特定優勢，但由于國家綜合檔案館依據《檔案法》第八條的規定，其主要職責“是集中管理檔案的文化事業機構，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內的檔案”。加上其儲能的相對有限，難以滿足社會接受檔案寄存觀念后的更大需求。于是，我國商業性檔案中介機構就應運而生，主要承擔了除依法應當進入國家檔案館永久、長期保存，能夠維護黨和國家歷史面貌的檔案以外的各類社會組織需要在一定時間內給予有效保管的檔案，滿足了當前我國對檔案多元化管理的需求。

從上海地區來看，商業性檔案中介機構目前已經發展到十多家，而且各家的發展速度都很快。如上海某家公司于2009年建立至今，已經發展到擁有庫房建筑面積2萬平方米，可拓展建筑面積6萬平方米；可總計儲存量達400萬箱，折合160萬米檔案。公司現已入庫客戶有六家保險公司、三家銀行、十二家醫院、會計事務所等65家。

二、寄存式管理的可行性分析

1.市場經濟的深化，為企業檔案寄存式管理的發展創造了條件

企業經濟主體地位的逐步確立，使企業對檔案管理方法的選擇具備了一定的自主權。沒有企業經營主體資格的明確，企業也就不可能在市場上尋找為其提供管理服務的檔案機構。我國社會主義市場經濟體制的進一步完善，也給建立檔案中介機構提供了廣泛的發展空間。而且隨著經濟市場化的不斷推進，檔案管理的中介服務市場也在不斷健全與完善，無論是在服務內容上還是在服務方式上都更加的科學化、規范化，這樣就有效地保障了企業檔案寄存式管理的需求，更好地為企業的發展提供服務。

2.法律環境的逐步建立與完善，為檔案中介機構的發展提供了必要的法律保障

檔案中介機構越來越受到各級檔案行政管理部門的重視，國家檔案行政管理部門已出臺相關政策，各地檔案行政管理部門也相應出臺了一些地方檔案法規或者管理條例，以求對檔案中介機構進行規范和管理。國家和地方對檔案中介機構的政策和規定的出臺，為檔案中介服務市場的健康發展提供了法律依據。

3.信息技術的快速發展，為企業檔案寄存式管理提供了技術保障

在企業將檔案管理工作委托給檔案中介機構之后，雙方依靠信息技術進行信息傳遞與溝通，確保企業及時得到所需要的檔案信息，保證了企業對檔案管理工作的需求；而在檔案中介機構進行檔案管理的時候，也可以通過先進的科學技術與信息化的管理手段，為企業提供更加高效、快捷、科學的管理服務，這使得企業在不需要動用大量技術以及資金的前提條件下，就可以掌握最新的檔案管理動態，進而提高自身的效益。

4.業務外包形式的出現，改變了企業傳統的經營方式與業務模式

市場競爭的日益加劇，使企業的經營者更加認識到，企業必須把主要精力集中在公司的核心業務上，才能促進企業核心競爭力的提高。在社會分工越來越細，各個行業業務越來越專業化和精細化的今天，非核心業務實行外包，成了管理的新趨勢。

業務外包形式的出現，為企業檔案寄存式管理提供了有效管理手段，使得企業可以將檔案管理工作外包給專業的檔案中介機構來進行科學的、規范的管理，這樣不僅滿足企業對檔案資料的需求，還有效地節約了企業的運行成本，并最終提高企業的效率。

三、寄存式管理的適用范圍

1.企業角度

各種規模、各種所有制、各種業務類型的企業都可以采用檔案寄存式管理。破產企業、國有企業、外資企業、民營和私營企業等都可以，尤其適用于需要節約檔案保管成本的企業，檔案管理狀況較差的企業，不具備檔案管理條件的企業以及金融業、法律行業、醫療保健行業等在主要業務中會產生大量憑證的企業。如中國銀行上海市分行，目前的憑證量已經達到每年產生5000萬張～6000萬張，并且保持每年10%的遞增率。

2.檔案角度

企業可以選擇全部檔案都采用寄存式管理，也可選擇將部分檔案交由檔案中介機構進行管理。筆者認為以下幾種檔案尤為適合采用寄存式管理：一是有電子版本的檔案或已經完成數字化的檔案，只在特定情況下還需要查考原始版本。二是具有查考利用價值，又并非需要永久保存，只在相當一個時間段里不能銷毀的檔案。三是由專門機構集中保存更為安全可靠的秘密檔案。四是需要特殊保管條件的檔案。

四、寄存式管理的優勢

1.降低企業管理成本，提升企業檔案管理水平

一方面，由于檔案中介機構服務內容的專一性和服務的規模化，決定了服務成本遠遠低于企業單獨進行檔案管理業務的成本。另一方面，由于目前中小企業規模水平有限，從經濟效益的角度出發，設立專門的檔案管理機構會增加企業的管理成本，采用寄存式管理模式節省了人、物、財力，能夠大大降低企業的支出，也減少企業在檔案基礎設施建設中的重復投入現象。檔案中介機構專業化、高水平的管理技術與管理手段，能為企業提供準確、有效的信息資源，也讓企業的檔案也可以更加科學規范的管理，在一定程度上保證檔案管理的進程和質量。

2.創新企業管理機制，提高企業運行和管理效率

現階段由于整個經濟環境的發展，市場競爭的壓力對企業效益提出了較高的要求。集中資源、強化核心事業已成為企業面對激烈競爭必須做出的反應，這也促使企業對其管理機制進行調整，以檔案管理的角度來看，企業采用寄存式檔案管理模式，可以將時間、精力和資源集中地投入到主營業務上來，而將一些具體的繁瑣的檔案管理業務交給檔案中介機構來處理，可以提高企業的運行效率和管理效益，增強企業核心競爭力。

3.激活檔案工作機制，實現檔案管理業務效益的提升

檔案中介機構不僅使企業檔案得到更加科學化、專業化的保管，而且可以實現檔案信息有償服務的目標，進一步激活我國檔案工作的運行機制。靈活的競爭機制是檔案中介機構自身發展的巨大推動力， 可促使其不斷改進服務水平，優化服務手段，提高服務質量，獲得更多的收益，從而激發檔案管理的積極性，促進檔案工作的創新。檔案中介機構一方面通過有償服務實現自身的盈利，以維持自己的生存與發展；另一方面它也在提供服務的過程中使企業檔案信息增值并逐步促進實現企業的盈利目標。

綜上所述，企業檔案寄存式管理可以幫助企業減少管理成本，使企業有更多的精力和資源投入到核心業務中去，從而間接地提高企業的經濟效益，增強企業的競爭力，而且將企業檔案存放在檔案中介機構，既不影響本企業業務的正常運行，又能夠使企業檔案得到很好的保管，可謂“一舉多得”。但企業檔案寄存式管理也存在一定的風險，比如檔案中介機構的管理不規范、操作不當，可能會威脅到檔案信息與實體的安全，其次，檔案的利用程序也會較存放在本單位更繁瑣更復雜，這點尤其體現在急需檔案的利用上。不同的檔案管理模式有其不同的特征，企業應該根據自己的實際情況，選擇適合自己發展的檔案管理模式。只有這樣，才能真正發揮出檔案的價值，使其更好的為企業發展服務。

（作者單位：遼河油田勘探開發研究院檔案室）