《歸檔文件整理規則》對電子文件整理一般要求的適用（之六）

鄒杰

編者按：國家檔案局于2015年10月25日批準發布檔案行業標準《歸檔文件整理規則》（DA/T 22-2015），2016年6月1日起正式實施。為使各地檔案工作者準確了解掌握標準規范的內涵，本刊分八期刊登國家檔案局專業人員的系列解讀。

《歸檔文件整理規則》（以下簡稱《規則》）中關于整理的一般要求同時適用于紙質文件和文書類電子文件（以下簡稱電子文件）整理。不過，由于電子文件存在不同于紙質文件的特性，兩者在如何適用上也存在一定差異。

組件（件的組織）

一般情況下，電子文件應以件為單位整理。

1.文件、文檔的區別

電子文件整理原則上以一份電子文件作為一件進行整理。但在電子文件“件”的確定上，還要明確文件、文檔的區別。

（1）文件。對于電子文件來說，一份文件可以包括一個或多個文檔（如一份文件中的版式文件正本和流式文件留痕稿等），無論其格式或載體形式如何。由多個文檔組成的文件稱為組合文件，組成組合文件的文檔之間具有管理意義上的緊密關聯，二者需要組合在一起才能表示一個完整的業務活動。

（2）文檔。與文件相比，文檔是尚未被作為文件捕獲的信息，如沒有經過分類、登記和固化。單個文檔可以由一個或多個組件（此處的“組件”是指構成文檔的基本單位，與含義為件的組織的“組件”不同）構成，由多個組件構成的文檔稱為復合文檔。

2.確定電子文件整理單位

通過上述對電子文件的文件、文檔概念的分析，可以得出如下結論：

（1）電子文件一般以一份文件作為一件處理，特殊情況下（如來文和復文）多份電子文件可以作為一件。特殊情況下的組件方法可以參照紙質文件辦理。

（2）一份電子文件一般由多個文檔構成，劃分件的時候要將這些文檔作為一份文件處理。如發文類的電子文件，一份文件原則上應包含版式文件正本、版式文件發文稿紙和流式文件留痕稿；收文類電子文件原則上應包含版式文件收文處理單和版式文件正本。

3.電子文件件內的排序

多份電子文件作為一件時，其排列順序與紙質文件的排序相同。一份電子文件包含多個文檔時，其排列順序同樣與紙質文件的排序方式相一致，如發文類文件按照版式文件正本、版式文件發文稿紙和流式文件留痕稿順序排列等。

分類

電子文件分類一般應按照《規則》要求，采用“年度—保管期限—機構（問題）”或者“年度—機構（問題）—保管期限”等方法進行三級分類。規模較小或公文辦理程序不適于按機構（問題）分類的立檔單位，可以采取“年度—保管期限”等方法進行兩級分類。電子文件分類時，年度、機構、問題、保管期限等分類方法與紙質文件一致。

在實際工作中，因電子文件形成數量較大，完全參照紙質文件整理方式進行手工分類往往難以操作。同時文檔一體化管理也要求在電子文件形成時即能夠確定電子文件是否有歸檔價值及歸檔文件的類別，因此建立能被計算機識別的電子文件分類方案，實施計算機系統自動分類電子文件勢在必行。

電子文件分類方案一般應設置在機關辦公系統中，通過計算機和文件辦理人員協同的方式，對電子文件進行自動（半自動）分類，實現在電子文件辦理時期，即可對電子文件進行價值判斷和分類。電子文件分類方案主要項目如表1所示：

排列

電子文件分類后，原則上應按照《規則》要求的排列方法，即分類方案的最低一級類目內，按時間結合事由排列；同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列；會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。

電子文件整理一般應采用“隨辦隨歸”的整理方式，由檔案管理系統自動完成。在具體的電子文件排列操作中，可能會有先形成（或者接收）的文件辦結時間晚于后形成（或者接收）的文件的情況，如果機械的套用“按時間結合事由排列”的原則，可能會帶來一些不必要的困擾。因此電子文件排列時，可以根據本單位工作實際，靈活采用按照辦理完畢的時間排列的方式。

編號與命名

電子文件是由一個個計算機文件（文檔）組成，要做好電子文件的整理和存儲工作，首先制定并遵照一個完整系統的命名方案對這些組成電子文件的計算機文件進行命名。一般情況下，組成一件電子文件的計算機文件應以該件電子文件的檔號命名。

1.編號

按照《規則》要求，電子文件檔號格式一般為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構（問題）代碼-件號。采取兩級分類的單位，電子文件檔號格式為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-件號。

2.命名

電子文件整理時，計算機文件名可以完全使用《規則》要求的檔號格式，也可以適當調整或去掉檔號中的“·”和“-”符號（某些系統不支持使用該符號命名電子文件）。如檔號為“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”的電子文件，在進行計算機文件命名時，一般以“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”命名，也可以修改為“Z109WS2011YBGS0001”或“Z109-WS.2011-Y-BGS-0001”。

應按照以下原則為組成電子文件的計算機文件命名：

（1）組成電子文件的計算機文件應以該電子文件的檔號命名，計算機文件名應能在計算機存儲器中唯一標識、有序存儲全宗內任意一件電子文件、電子文件組件。

（2）可以使用“子件號”區分一件電子文件包含的若干計算機文件。

（3）組成電子文件的多份計算機文件，其命名中如使用子件號，則其子件號應按照電子文件件內的排序要求編制。

（4）組成電子文件的計算機文件更名會導致電子文件無法正常顯示的，可保留原始計算機文件名。比如網頁文件，如果重命名構成網頁文件的相應組件文件的名稱，則會導致歸檔的網頁文件無法正常顯示。這類電子文件在不影響電子文件正常顯示前提下，建議轉換為版式文件歸檔。

（5）在計算機文件擴展名不同的情況下，也不允許兩份計算機文件使用相同的文件名。如一件包含2份計算機文件的電子文件，其正文和留痕定稿雖使用不同的擴展名“ofd”和“wps”，但其文件名最好能進行區分兩份文件并能明確顯示文件的前后順序，不應因不影響在計算機存儲系統中保存而取相同的文件名。

編目

電子文件應按照《規則》要求的格式，依據檔號順序編制電子文件目錄。電子文件目錄推薦由電子檔案管理系統自動生成或使用電子表格進行編制，同時編制符合《規則》要求的電子文件目錄封面。

電子文件目錄一般保存電子版本即可，但應將其轉換為適合長期保存的版式文件格式。有條件的單位還應對電子文件目錄進行數字簽名。

紙質文件和電子文件雙套制管理

雙套制是指文件歸檔后紙質文件和電子文件必須共存的歸檔制度，其目的是使同一份文件的電子版本和紙質版本共同處于保存及可利用狀態。雙套制可以是對具有永久保存價值或者其他重要價值的電子文件制作紙質拷貝，也可以是對具有長久保存價值的紙質文件制作數字副本。

在機關檔案實際工作中，雖然以紙質文件為主的單位和以電子文件為主的單位文件處理和歸檔的流程不盡相同，但我們應以文檔一體化管理為基礎，充分發揮電子文件的特點，簡化紙質文件整理方法，共享紙質文件和電子文件管理信息，保障紙質文件和電子文件的聯系，盡最大努力降低雙套制管理成本，提高檔案管理效率。

1.以紙質文件為主的單位

以紙質文件為主的單位一般采取較為基礎的信息化管理模式，即使用電子郵件收發系統接收和發送電子文件，采用傳統紙質文件方式進行文件流轉，使用單機版檔案管理系統開展檔案整理。此類型單位可以按照以下流程開展檔案整理（如圖1）。

（1）收到的電子文件應打印形成紙質文件，與接收的紙質文件和本單位形成的紙質文件一并以紙質形態進行文件流轉處理。

（2）紙質文件流轉過程中由文書、業務部門人員對文件進行價值鑒定，有歸檔價值的文件應直接確定保管期限，并賦予檔號。

（3）紙質文件流轉完畢后，對文件進行分類整理，完成紙質文件整理。

（4）收到的電子文件、收到紙質文件的數字副本和本單位形成的紙質文件對應的電子版本合并整理為電子檔案，電子檔案應與整理完畢的紙質檔案采取相同的保管期限、分類排列方法，并編制相同的檔號，與紙質檔案合并為一體進行管理。

2.以電子文件為主的單位

以電子文件為主的單位使用較為完善的辦公自動化系統，全部使用電子文件方式形成和發送文件，接收的電子文件直接進入辦公系統辦理，收到的紙質文件也是數字化后進入辦公系統辦理，使用網絡化的檔案管理系統。此類型單位可以按照以下流程開展檔案整理（如圖2）。

（1）收到的紙質文件數字化形成電子文件，與接收的電子文件和本單位形成的電子文件一并以電子形態進入辦公系統，進行文件流轉處理。

（2）電子文件流轉過程中由文書、業務部門人員對文件進行價值鑒定，有歸檔價值的文件應直接確定保管期限，并賦予檔號。

（3）電子文件流轉完畢后，對文件進行分類整理，完成電子文件整理。

（4）收到的紙質文件、收到電子文件的打印版本和本單位形成的電子文件對應的紙質版本合并整理為紙質檔案，紙質檔案應與整理完畢的電子檔案采取相同的保管期限、分類排列方法，并編制相同的檔號，與電子檔案合并為一體進行管理。

（作者單位： 青島市檔案局）