信息社會視角下企業辦公室文書檔案管理工作的改革與創新

孫茜

摘要：信息化是社會發展的趨勢，在當今企業的辦公室文書檔案管理中信息化技術同樣得到了廣泛的應用。本文旨在對信息社會視角下企業辦公室文書檔案管理工作的改革與創新開展分析。

關鍵詞：信息社會；企業辦公室；文書檔案管理

對于企業而言，文書檔案記錄著企業經營的重要信息，其管理工作至關重要。目前，企業辦公室面對著龐大的檔案信息，在傳統的管理方法下，存在成本高、效率低的問題。因此，有關單位要在統計工作中引入信息化技術手段，對檔案信息進行收集、甄別、整合、分類，儲存、提取，提高檔案的保存價值與利用率，為企業的經營提供更加優質的服務，促進社會的發展。

一、信息化文書檔案管理的重要意義

檔案管理工作絕非兒戲，它與企業的正常運行息息相關。檔案管理因為其具有保密性，一旦泄漏將會造成不可估量的損失，信息化文書檔案管理可以有效提高檔案的保密性。從宏觀角度上講，信息化文書檔案管理對于維護企業正常運行，構建和諧社會有著重要的意義；從微觀上講，它可以起到提高文書檔案管理效率、加深對檔案的認識、推動檔案管理的發展等作用。

1.提高檔案管理效率

通過信息化技術，可以對收集到的檔案信息進行系統地甄別、整合以及歸類，如此一來可以使檔案管理工作更加精細化，減少了失誤，而且由于統計信息的存在，使得檔案管理工作有所參考，有利于檔案管理工作的分工，不僅提高了管理效率，還提高了檔案管理的質量。

2.加深對檔案的認識

改革開放以后，由于社會經濟的高速發展，信息資料呈現指數式增長。在目前的檔案管理工作中通常會面對數量龐大、關系復雜的信息資料，很多工作人員對此類檔案信息的認識不足，使得檔案管理難以順利進行。而信息化文書檔案管理則可以將復雜的海量信息以數字、表格等形式表現出來，讓此類信息變得一目了然，很大程度上加深了檔案管理人員對檔案信息的認識，有利于及時發現并解決管理中存在的問題。

3.推動檔案管理的發展

傳統的檔案管理模式存在制度僵化、效率低下、成本高昂的缺點，已經很難滿足新時期的檔案管理需求。而且檔案信息的收集、甄別、整合、歸類、儲存都是相對乏味單調的工作，加大了失誤的風險。通過信息化檔案管理工作可以對文書檔案進行規劃，保護檔案的安全價值。

二、信息化文書檔案管理中的現存問題

1.工作態度

企業辦公室文書檔案管理工作主要為企業的經營服務，但是，現階段很多檔案管理人員沒有在心中樹立服務意識，具體表現在服務態度傲慢、被動服務、消極服務，此外，還表現在：玩忽職守，致使檔案信息丟失、重要文件遭到竊取。

2.文書檔案管理制度不完善

目前，企業檔案管理中存在制度不完善，操作不規范的問題。具體來說：沒有利用信息化技術的便捷對檔案信息實時更新，使得檔案信息存在錯誤或者滯后現象；由于管理制度不嚴格，在檔案的查閱復印時，缺少嚴格的審批手續，并備案，造成檔案的泄密；部分企業辦公室以為信息技術無法弄虛作假，安全性高而掉以輕心，沒有設計縝密的監督防護機制，使得檔案管理的信息系統無法得到監督和保護。

3.信息技術方法落后

由于當前的檔案信息數量越來越龐大、關系越來越復雜、形式更加多樣化，使得檔案信息統計的工作量持續增加，并且困難程度也有所加劇，傳統的方法已經很難完成當前的檔案統計工作。信息化是現代社會的發展趨勢，在文書檔案管理中對信息化技術的利用嚴重不足，特別是現在很多文書檔案的內容已經由單一的文字轉變為了圖片、錄音、視頻等多種多樣的形式，使得檔案統計工作的難度大大增加。還有部分企業辦公室沿用落后的信息技術，使得檔案管理的效率低下，而且其安全性也難以得到保障，容易受到計算機病毒或黑客攻擊而引發信息丟失。

三、信息化文書檔案管理的改革和創新

1.提高人才素質

信息化技術減輕了檔案管理人員的工作負擔，因此，企業要更加注重提高檔案管理人員的綜合素質。首先，因為辦公室檔案管理要和企業內部各個部門的人員進行合作，所以一定要樹立服務意識，并且強調職業道德，讓檔案管理發揮出應用的價值。其次，培養信息化人才，加強信息化檔案管理技術的應用。

2.更新信息化技術

在文書檔案管理中升級落后的信息技術，建立電子檔案與相應的網絡檔案資料庫。首先，通過計算機來完成檔案信息的統計任務，不僅可以提高檔案統計的計算效率，還可以減少失誤。其次，利用軟件建立電子檔案，將聲音、圖片、視頻等多樣化的檔案信息一同收錄在案，確保檔案的真實性與完整性。再者，建立網絡檔案資料庫，將單位各個部門的檔案統一整合，輸入資料庫中，有利于檔案的歸類與搜索，減少了人為查閱檔案可能出現的丟失、泄漏以及紙張檔案容易發生蟲蛀的問題，而且讓檔案的統計管理突破了時空的限制，使得企業人員查閱檔案更加便捷。最后，建立嚴密的安全監控系統，通過防火墻、訪問權限、網絡密鑰等手段對檔案資料庫、計算機等文書檔案管理信息化工具進行監管，確保檔案的保密性，當然也要對電子檔案進行備份，并且定時對檔案信息更新檢查，防止檔案的丟失。

3.健全監督機制

目前，企業檔案管理工作中普遍存在管理制度不完善，監管機制不健全的問題。針對此類問題，應該采取有效措施加以改善。第一，要督促企業的有關部門完善規章制度，從而保證工作人員在檔案管理工作中“有法可依”。第二，健全監管機制。監管機制可以分為監督機制和管理機制。監督部門負責監察辦公室檔案管理的規章制度有沒有落實到位，有沒有嚴格執行。管理部門則對監督部門反應的情況進行查實核對，然后按照有關規定獎懲、通報。第三，職業素質考核。建立嚴格完善的考核制度，公開、公正，對評分標準進行量身訂制，保證每位上崗人員的專業性。

四、結語

綜上所述，與傳統的檔案管理工作相比，信息社會視角下的企業辦公室文書檔案管理工作的核心是對信息進行統一化的管理，有利于及時發現信息中存在的缺漏與錯誤，提高管理效率，減少勞動成本，對于檔案事業的信息化發展起到促進作用。在信息社會背景下，有關企業依然要不斷研發應用先進的信息化術，并且樹立以人為本的服務態度，以應對復雜的企業文書檔案管理工作，同時加大推行信息化的管理模式力度，實現文書檔案管理的現代化發展。