鐵路企業合同管理工作中的常見問題及對策

黃超

摘要：合同管理工作對于鐵路企業的發展非常重要。本文主要論述了合同管理過程中存在的問題，對這些問題要有清晰的認識，并采取有效措施，以促進鐵路企業合同管理的不斷完善。

關鍵詞：鐵路企業合同管理；問題；策略

一、引言

在鐵路企業管理中，合同作為一種常見且重要的企業產物，在鐵路企業中發揮著非常重要的作用。各種合同不僅對鐵路企業參與經濟活動的過程進行記錄，還有效的保障了鐵路企業的權益，對鐵路企業依法履行義務起著引導作用。但是在現實中，一些鐵路企業并不重視合同管理，導致在合同管理中存在著許多問題，使鐵路企業的生產經營活動受到了影響。

二、加強企業合同管理的重要性

合同管理的質量對鐵路企業的發展有直接的影響，甚至對實現鐵路正常生產經營起著決定性作用，因此鐵路企業有必要加強對合同的管理。首先，加強對合同的管理有助于完善企業的內部管理。在進行內部管理時，合同管理是其中一個重要的組成部分，加強單位合同管理，有利于鐵路企業整體管理水平的提升，以及企業經濟效益的提高。其次，可以對生產經營風險進行有效防范。企業進行經濟業務往來的一個重要依據就是雙方的契約證明，契約證明也保障了鐵路企業自身的利益，只有將簽訂合同各個環節的工作都做好，企業才能對風險進行規避，并盡可能降低損失。再次，也可以使企業獲取最大的經濟效益。通過規范合同管理，使鐵路企業在簽訂合同之前可以正確的判斷相關事項，從而制定出合理并與企業有利的條款，使鐵路企業的運營成本降低。后期對合同進行管理也可以促使企業對合同進行嚴格執行，及時回收款項，使資金的占用量減少，使鐵路企業的綜合經濟效益得到提高。

三、鐵路企業合同管理中存在的問題

1.合同管理制度不健全

許多企業并沒有健全的合同管理制度，使合同管理的效果受到了很大的影響，也給本單位的經營管理造成了不必要的麻煩。對于簽訂、保管以及執行合同等方面往往缺乏科學合理的管理制度，導致很難有效開展合同管理工作。在合同管理上，相關部門也存在一定的問題，如權責劃分不明確，使合同管理處于混亂階段。更有甚者，有的企業在對外開展經濟業務時并不簽訂合同，如果遇到經濟糾紛時難以使自身的權益受到法律的保護。

2.對合同管理重視不足

一方面，單位的合同管理被企業管理者當作一種形式，只對合同的簽訂加以重視，卻不重視合同簽訂前的準備工作以及簽訂后的管理工作，導致約束作用發揮不了更好的效果。另一方面，普遍對于合同管理沒有正確的認識，沒有認識到合同管理對鐵路企業發展和日常生產經營的重要性，使合同的開發和利用得不到全面保障。

3.合同管理人員缺乏專業素質

合同管理人員缺乏專業的知識以及專業技能，在進行合同管理時很難把握關鍵條款的內涵，特別是違約責任和特殊數字處理相關聯的條款，這使鐵路企業在經營管理中存在著諸多隱患。對于合同檔案的管理，管理人員也僅僅將其視為對合同進行整理歸檔和保管，導致合同管理工作往往流于形式。

4.存在延時歸檔問題

在鐵路企業中，由于部分工程建設施工合同的內容覆蓋了整個工程的初設、施工、竣工、驗收等各個階段，因此造成合同的履行期限較長，合同歸檔時間跨度較長，出現了合同歸檔延期的問題。

5.合同檔案歸檔不完整

在鐵路企業中，一份大的總承包（EPC）項目合同中所包含的內容都會比較復雜并且數量也非常多，在這種情況下就容易出現合同資料遺漏的問題。由于合同檔案的利用部門較少，基本上是歸檔部門在查閱，并且部分人員為方便查閱而一直將合同零散保管在自己手中，做不到合同的完整歸檔，造成了合同的不完整性。

四、加強對企業合同管理的策略

1.增強合同檔案管理意識

由于個別單位不重視合同管理，使合同管理的效用不能得到充分發揮，因此要加強對合同管理工作的重視。首先，要加強鐵路企業行政管理層對合同管理意識的教育。其次，要組織合同經辦人員和合同管理人員加強對《合同法》和內部合同管理制度的學習。再次，要根據真實的案例，使合同管理人員充分認識到管理疏忽所造成問題的嚴重性，只有不斷增強法律意識，才能保障合同雙方的合法權益。

2.完善企業合同檔案管理制度

如果想把企業的合同管理工作做到位，就要針對相關環節制定制度予以保障，使企業在進行合同檔案管理的同時要有理有據。在合同檔案管理制度中，要對簽訂合同各個階段的處理方法和注意的事項進行明確羅列；合同檔案管理要分日期或分種類進行存檔，并制作目錄臺賬，以便合同檔案的查閱和備案。而在實際的工作中，要以合同檔案管理的成效作為依據及時修訂相關的制度，使合同檔案管理更加完善，更有利于各項工作的開展。

3.加強企業合同檔案管理風險意識

在合同的履行過程中有很多變數，因此，企業要加強對合同履行過程的管理，及時規避合同履行中存在的風險。一是要加強對合同管理的重視，對相關的管理人員加強培訓，使合同管理人員的風險意識得到提高。二是及時進行相關合同資料的收集及保存，使合同使用者能夠對合同的履約狀況進行及時了解。三是當合同需要變更時，合同管理人員要對變更的各項條款及時確認、簽訂補充協議并按照合同管理制度進行管理。特別是一些經濟合同涉及到較大金額或重大事項時，企業更要增強合同的可控性，還要對與財務相關聯的風險管理加以重視，保證履行風險可控，選擇成本最低方案，使合同風險降到降低。四是根據鐵路企業生產經營實際及時建立風險預警機制。

4.合同檔案管理的其他策略

在合同檔案管理過程中，要建立完善的合同檔案管理系統，同時設置自動提示某個項目需要及時進行合同歸檔；每年檔案管理部門需聯合合同歸檔部門對項目合同歸檔情況進行核查和清理，防止合同檔案在經辦部門或經辦人員手中丟失，做到合同檔案及時歸檔。同時，如果是大規模的工程項目或者是總承包項目，需要為此設置專門的檔案歸檔人員進行專職專用，在項目各個階段、領域收集該項目的相關資料和合同進行檔案整理和歸檔工作。

五、結語

在企業經營管理中合同的管理非常重要，影響著企業的穩定發展。只有對企業合同管理中存在的問題有明確的認識才能采取針對性措施進行改進，促進鐵路企業合同管理的發展，進而促進了鐵路企業的發展。