論檔案管理基礎工作與檔案管理現代化

徐兵 慶安縣地方道路養護管理所

檔案主要記錄各種類型的信息，如人類文明、重要的實際活動和科學研究成果，它們具有非常重要的價值，是促進社會進步和發展的重要動力。隨著社會的發展，越來越多的關于檔案的信息增加了管理人員的困難。在信息時代，為了使檔案管理現代化，我們必須加強實際工作的基礎工作，提高其管理水平，并應用各種先進的信息技術來實現其目標，并促進檔案的健康。從這個角度看，基本工作在檔案管理工作中占有非常重要的地位。

一、當前檔案管理基礎工作實施的現狀及問題

從中國檔案的現狀來看，收集的檔案信息數量多，時間長的特點。大多數都使用封閉的管理方法，即加強檔案收藏，不要丟失文件。然而，我們需要注意的是，在檔案管理過程中，管理人員使用不同的質量規范來管理檔案，這導致了各種各樣的問題。主要表現在以下方面：管理過程中檔案信息的數量沒有標準化的特征，沒有目錄編號，多卷的現象，管理人員在準備標題過程中沒有標準化。標題編寫內容不相符的內容，從而不利于管理人員的后續管理。大多數卷案沒有目錄，當信息技術應用時，用戶不能信息搜索存檔。在這種情況下，這些問題在很大程度上阻礙了檔案部門的發展，這迫使管理者采取最有效的措施來解決問題，以提高檔案的管理水平。

二、加強基礎工作有利于提高檔案管理水平

(一)檔案館藏去粗取精，對檔案信息全面普查

對館藏信息的全面審查是檔案管理標準化的主要任務。目前，大多數檔案在信息管理過程中沒有記錄，許多知識檔案是復雜和混亂的，這不利于管理人員的管理。對于已經過期或未使用的文件，我們可以提高檔案信息管理的有效性。

(二)案卷重新組合，實現檔案信息管理的規范化

檔案中，大多數檔案內容太厚和相對好壞參半，這就要求管理人員對其合并和收集檔案，其中有密切關聯文件相組合，還要求管理人員負責確保在案卷的標準化。由于文件的重新組織，不僅可以改進檔案管理級別，還可以改進檔案的利用率，并使檔案管理的現代化和自動化更容易。

(三)對案卷統一分類，方便用戶對檔案信息的檢索

在檔案管理領域，計算機技術和網絡技術的應用使用戶能夠檢索有關文件的信息，并滿足用戶的需要，嚴格遵守國家規定。然后將一套完整的分類規則嚴格按照這條規則進行分類，并將數據庫信息的分類號統一起來，從而促進檔案管理的規范化和標準化，并達到所需的管理結果。

(四)規范題名保證檢索查準率

該檔案的分類號保證了搜索的查全率，而標題的準確性可以保證搜索的準確性。然而，僅僅確保查全率是不夠的，還需要同時進行登記，以便在登記時將標題標準化。所有申請批準的文件都寫了“請求”，而那些不需要批準的文件就會寫“報告”，因此可以區分每個文檔在研究中的實質性作用。

三、加快數據準備推進檔案現代化管理進程

在檔案管理的所有方面，計算機數據的編制是一個主要的項目，特別是對于有大量時間建立圖書館的完整檔案，因為收集多個文件的工作不僅重要。如果沒有一套標準化的程序和工作方法，計算機就不能使用，因為數據的準備不足，甚至直接影響到檔案管理工作的現代化進程。

四、推進檔案管理基礎工作向現代化邁進

為了更好地開發檔案管理的基礎，需要充分應用現代技術，以提高數據庫管理工作的效率，特別是在檔案管理研究中。關鍵詞搜索、索引等都是快速而簡單的。此外，在某種程度上，促進檔案管理的基本工作的現代化，可以避免某些人的錯誤，并增加存檔信息的準確性。隨著技術的現代化，檔案信息在不同的地區被分割，檔案逐漸被計算機化。

五、加強對檔案管理基礎工作的管理監督力度

有效的數據庫管理工作的發展必須加強對檔案管理的監督，明確每個人員的具體責任，負責監督記錄的管理，并定期對工作人員的工作進行檢查。每個員工都在認真地工作。此外，還需要改進檔案管理程序，指定特定于檔案的操作程序，并要求員工按照特定的程序執行檔案管理任務。

六、提升員工的檔案意識和服務意識

對檔案管理人員的定期培訓使員工能夠組織和歸檔文件，確保檔案的完整性和準確性，并提高員工的意識，無論是檔案工作還是檔案工作管理都必須改善員工的服務精神，同時，在信息時代的推廣工作中，檔案管理工作可以在網上進行，為檔案服務提供便利，并確保服務的質量。有效部署管理工作。

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