高校教師檔案管理的幾點思考

王偉

[摘要]高校教師檔案是高校掌握在校教師信息并合理安排和調度人力資源重要信息來源。然而，一些高校在檔案管理方面存在諸多問題，根本無法有效地發揮檔案資源的作用，本文分析檔案管理中存在的問題，提出高校教師檔案管理的基本思路。

[關鍵詞]高等學校 教師 檔案

一、高校教師檔案管理的重要性

高校教師檔案是高校掌握在校教師信息并合理安排和調度人力資源的重要信息來源。檔案是高等學校人力資源管理信息的重要載體，高校教師檔案是一所學校教師各類信息的重要資料庫，它反映這所學校在校教師的基本狀況和學校制定人才計劃的主要依據。能否對高校教師檔案進行正確的、科學的、完整的歸檔與管理，對于高校的發展和教師的發展都有著決定性的作用。

對于一所高校本身來說，一個完整的能夠反映教師的人事狀況、學術狀況、科研狀況和身體健康狀況等詳細信息的檔案是高校進行人力資源調度的主要依據，也是對于高等學校對人才發展總趨勢的具體掌控。同時，通過科學，規范的檔案管理，高校可以對在校教師的詳細情況有一個整體性的把握，這對于一所學校在制定學校教師隊伍發展規劃和學校未來發展方向的規劃時，都有著至關重要的作用。

對于高校教師個體來說，一份完整的、規范的檔案是教師工作中評定業績和考察教學成效的依據，也是對教師歷年來工作成果的重要反映。同時，也是一名教師成長和進步的重要反映。檔案在教師自身進修和發展的過程中是一份重要的參考，并始終貫穿于教師事業的發展過程中。

二、高校教師檔案管理中存在的問題

1.高校對教師檔案管理重視程度普遍不夠。在目前我國高校尤其是在一些地方院校和民辦高校對教師檔案管理重視程度普遍不夠，在高校的各項建設事業中，檔案管理普遍一直處于可有可無的尷尬境地。有的高校甚至只設立了教師的人事檔案，卻忽視了專業檔案等其他重要檔案內容的管理。這些情況主要源于高校以及高校老師對于檔案管理工作的認識不足，認為檔案制度無關輕重，于是導致了檔案管理部門的衰退，進而不再能為高校的建設與發展提供信息上的支援。

2.高校教師檔案管理模式分散。現如今高校在教師檔案的管理上，普遍存在部門職責不明、管理人員專業水平不佳、工作拖延滯后等問題。因而導致了教師檔案資源不完整，疏漏嚴重，難以順利地歸檔、保存、分類和利用有效的檔案信息。高校檔案管理模式上的松散，造成了人員冗雜、檔案管理工作無法落實的后果。而原始的辦公方式和檔案收集模式，使得在存檔地點變更或是檔案機構合并的過程中還有檔案遺漏和丟失的現象不時發生。

3.檔案管理制度尚不完善。目前，由于高校教師檔案管理制度不健全，管理機制不完善，造成廣大教師和部分管理人員檔案意識淡漠，少數人甚至把檔案材料看成是自己的獨有成果，不愿向學校移交，給業務檔案資料的搜集、管理帶來困難，有的可能造成不可估量的損失。高校在檔案管理工作方面沒有一個行之有效的制度，是導致檔案管理工作混亂的重要原因之一。大部分高校在檔案管理工作方面缺乏科學的管理體制來為檔案工作的順利進行和檔案管理人員的專業水平培訓提供有力的保障。

4.管理手段較落后。教師業務檔案信息內容廣泛，涉及面廣，科研和學術含量高，需要建立快速、高效、系統的現代化管理模式與之相適應。但是，目前大部分高校教師業務檔案的管理手段尚處在人工操作或半人工操作狀態，使教師業務檔案信息的收集、整理、立卷、歸檔等技術嚴重滯后，從而影響到教師業務檔案的利用、編研和開發。

5.隊伍建設滯后。高校的基層檔案工作人員大部分是兼職，并且是非檔案專業人員。這部分人員，不僅工作變動頻繁，而且缺乏檔案管理專業知識，從事檔案管理工作的能力和經驗不足，無論在精力上，還是業務熟練程度、責任心、檔案意識等方面都很難勝任檔案基層管理工作。這種狀況，導致教師業務檔案資料不能及時收集、歸檔，甚至流失，從而影響了入館檔案的數量和質量。

三、高校教師檔案管理的發展方向

1建立科學化、體制化和規范化教師檔案管理體制。通過建立合理的檔案管理模式和監督機制，高校可以明確教師檔案管理中各部門、各崗位的職責，從而保證教師信息的順利收集、匯總、歸檔都有專人負責，形成規范性的檔案管理制度。同時，應成立統一的檔案部門，將教師檔案進行整理和歸檔，既要確保在教師檔案信息收集過程中的完整性，又要保證在檔案儲存過程中的安全性與保密性，防止檔案的丟失與泄露。

2科學規范教師檔案歸檔的內容。高校教師考核辦法規定，聘請、任命教師必須從德、能、勤、績、廉五個方面來考核。因此，教師業務檔案的內容也要圍繞這五個方面來確定，并結合教學實際來確定。

3.完善教師檔案管理程序方法。教學業務檔案管理，分為初級搜集和后期整理兩個階段。搜集是基礎，整理是加工，兩者相輔相成，缺一不可。檔案員要按照檔案管理規范化的要求和工作內容，及時、全面地搜集教學的有關資料、數據，并進行初步整理，采取按人和按年度分類立卷的方法，做到既有定量的記載，又有定性的結果。可較多地采用數據加表格的形式，并及時輸入教師突出的表現信息，使教師檔案有足夠的量的儲存。對于定性方面的材料，檔案員應在學年結束或某一項活動結束后，組織相關人員審理有關材料，寫出真實的考核評語，填入案卷中。建立全校性教師綜合評價檔案，這也是對學校教學情況的綜合評價。

4.加快檔案管理的網絡化步伐。計算機在檔案管理工作中的普遍應用，客觀上提出了依托計算機和網絡技術，實現教師業務檔案管理的電子化、網絡化要求，建立教師業務檔案信息網是快速、準確地開發利用教師業務檔案信息資源的有效途徑。高校教師業務檔案的管理，要改變傳統人工操作、手工管理的落后局面，必須實行網絡化管理，要建立統一、系統、完整、操作性強的教師業務檔案信息管理系統，以保證教師業務檔案的齊全、完整，不僅能大大提高工作速度，而且能減少調閱檔案的次數，避免不必要的重復勞動，還能實現檔案之間的內容互補，發揮業務檔案資料的效用。

5.重視檔案管理人員培養。專業化的業務檔案人才隊伍是檔案事業發展的關鍵。因此，學校要特別重視業務檔案人才的選拔和培養；檔案管理工作人員要加強自身的文化和專業知識、現代技術學習，不僅要有較高專業知識，而且要有掌握計算機信息應用的能力，特別是現代化檔案管理能力，不斷提高自身的修養和素質。這樣才能適應建立全面系統、標準規范、技術程度高的業務檔案管理要求。高校應注意檔案管理人才的專業化。檔案制度的確立、工作的順利組織與進行都需要專業的檔案人才為基礎，才能發揮檔案制度最大的優勢。