淺談高校二級學院辦公室主任應具備的素質及工作方法

姜丹丹 張亭亭 大連科技學院

高校二級學院辦公室是一個綜合服務部門和辦事機構，對于保證院系工作正常有序運轉起著十分重要的作用。工作具有頭緒多、要求高、難度大等特點，這就要求高校學院辦公室主任必須具備較高的政治素質和業務素質，同時具有較強的責任意識、服務意識、大局意識和創新意識，才能更好地為廣大教職工、學院、學校服務。

一、二級學院辦公室主任的工作方法

(一)完善制度、明確責任

辦公室工作制度化規范化是提高辦公室工作水平的保障，以制度化為基礎，規范辦公室管理。作為學院日常工作的對外窗口，辦公室工作紛繁復雜，如果沒有完善的管理制度，全院師生員工便無章可依，無所適從，會釀成嚴重的后果。要避免上述現象的產生，最有效的辦法就是實行制度化管理。

(二)善于溝通協調

美國著名學府普林斯頓大學對一萬份人事檔案進行分析發現：“智慧”、“專業技術”和“經驗”只占成功因素的25%，其余75%決定于良好的人際溝通。溝通協調就是辦公室主任正確處理部門內外各種關系，溝通協調過程中要互相尊重、理性溝通、換位思考、以誠相待，使學院和學校各級領導、各部門間、普通教師間能互相配合，減少矛盾和沖突。

(三)重視信息化

借助信息技術、網絡技術、通訊技術、數據庫技術與管理理念，創建一個“簡單、實用、開放、靈活”的辦公信息平臺，可促進學院各部門、各教職工之間的協作能力和隨時隨地溝通，從而使學院內的經驗、知識、資源得到最充分的共享利用。

二、二級學院辦公室主任的角色定位

(一)參謀

隨著高校自主權的下放，二級學院有了更多的自主權，怎樣更好的在教學、學科建設、專業建設、師資隊伍建設等方面把握好方向，發揮學院的特色優勢，在此背景下，二級學院辦公室主任要做好出謀劃策、做好參謀助手，為領導決策提供準確、可靠的信息和依據。在決策實行后，要做好落實、督促、反饋工作。

(二)服務員

二級學院辦公室工作的重心就是服務。既為各級領導機關服務，又要為教師學生服務。辦公室主任的工作繁瑣而緊張，要求辦公室主任要有良好的心理素質、較強的業務素質，為建立良好人際關系打下基礎，也為圓滿的完成工作做了保證。

三、辦公室主任應具備以下意識

(一)培養大局意識

二級學院辦公室工作每天接觸各樣的對象，面對需要處理的事件也很復雜、敏感，作為二級學院辦公室主任，在處理任何事件時，都要有大局意識，一定要處理好教師和學院、學院和學校的關系。在傳達上級方針、政策時，要明確制定政策的背景，領會政策的意義，明確學校、學院總任務和總目標的戰略布局，認真準確的貫徹方針、政策。不能因為辦公室主任的大局意識的缺失而導致局部發展受到影響和限制。因此，辦公室主任必須具備大局意識，從大局出發，抓住工作重點，高效的開展、完成工作。

(二)樹立責任意識

辦公室主任要樹立責任意識，它是我們做好服務工作，開展一切工作的基礎。辦公室主任要有主人翁精神，把學院師生的每一項事情都當做自己的事情來處理，全心全意的為大家做好后勤保障工作。辦公室主任的日常工作，沒有轟轟烈烈的大事，都是繁瑣和復雜的小事，但再小的事情出現差錯，都會影響到整體工作進度和工作效果，影響其他各職能部門工作的順利開展，責任意識決定了成敗。

(三)樹立服務意識

辦公室的工作繁瑣、緊急，核心工作就是服務。這就要求辦公室主任要具有愿意服務、甘于犧牲的理念，時刻記住自己是師生的“服務員”。對待領導主動、超前服務，但不能墨守成規，要大膽創新服務方式，積極思考并提出建設性建議；對待師生，要耐心周到、熱情真誠、細致入微，多為師生著想，多了解其在生活工作中的困難，幫助及時解決。辦公室主任的工作一定要把服務作為工作的核心點，提高思想覺悟，提高服務水平，提高服務質量，要以優質、高效的服務來贏得領導的信任、部門的理解、同事的支持和學生的歡迎。

(四)具有一定的創新意識

學院辦公室主任工作的重復性很強，但在處理同類工作時可以不斷總結經驗，從中發現相同點和不同點，總結更簡便、更新、更有效的處理方法。同時，辦公室主任要事先準確領會并遵循校、院兩級的工作精神、工作方向，準確無誤的落實、開展工作，也不能盲目求新而違反了學校、學院的政策。

總之，作為高?；鶎庸芾砉ぷ鞯亩墝W院辦公室主任，自我的業務能力水平的高低，大局意識、責任意識、服務意識、創新意識的有無則直接影響到工作質量，而其工作質量的高低又直接影響到學院整體工作水平。辦公室主任要對自我進行準確定位，不斷的進行自己能力提升，通過優質、高效的服務工作來證明自身的價值，更好的為學院、師生服務。