信息化發展下的檔案管理改革研究

（濰坊市婦幼保健院，山東 濰坊 261021）

二十一世紀被稱為是信息化世紀，信息技術已經真正開始走進人們的生活，并在各個領域發揮其不可替代的作用。就檔案來說，信息化同樣在深刻地影響著檔案管理改革的進程。對于社會來說，檔案的重要性毋庸置疑，如何有效地對檔案進行管理也一直是檔案工作者們面臨的頭等大事，與信息化檔案管理相比，傳統的檔案管理在保存方式、安全性、查詢效率等方面都不盡如人意，因此，在深化改革開放的大背景下，檔案管理工作者也應該看到信息技術所帶來的巨大優勢，對這一技術認真進行學習和領會，將其真正融入檔案管理工作中，提高檔案管理的安全與效率，滿足社會對檔案工作的要求。

一、信息化發展下檔案管理改革的必要性分析

（一）加強信息資源的整合力度

傳統模式下的檔案管理較為單一，只要把相關的資料影印保存然后分類歸檔即算完成，每一個單位或者每一個領域都是相互割裂的，相互之間幾乎沒有什么聯系，這就造成人們在進行檔案的查詢時往往極為零散，甚至難以下手，缺乏完整性，為了找一份檔案而各地奔波的情況極為常見。但這一切在信息化改革下都可以改變，以信息技術為平臺，搭建數字化的檔案管理系統，從而能夠加強檔案信息資源的整合力度，滿足廣大群眾的需求。

（二）提高檔案管理的工作效率

傳統檔案的錄入保存工作量非常龐大，完全由人工錄入完成，一不認真就會出現錯誤，效率很低。通過引入信息技術，可以簡化相關程序，利用信息技術能夠使檔案管理以數字化的形式更好地呈現，能夠使人們在查找檔案的時候更加方便和快捷，從而提高工作效率。

（三）增加檔案管理的安全系數

檔案首先要確保其安全性，這是檔案管理的先決條件之一，傳統的檔案管理中檔案資料主要是紙質材料，雖然可以很好地防止不法分子盜竊信息，但保存材質易受溫濕度、鼠害、火災等影響，導致破損或遺失，不利于更好地進行保存。在信息技術環境下，通過引進各方面的技術，能夠更好地保障檔案管理的存儲時間問題和運輸安全問題，從而增加檔案管理的安全系數。

（四）適應社會發展的需求

當前信息技術快速發展，并在深刻地改變人們的生活軌跡，目前國內已經有超過70%的人開始使用網絡，信息技術與社會發展已然聯系在一起。在檔案管理中，通過引入信息技術，讓社會上的人們可以更好地體會到互聯網在檔案管理中的作用，積極運用相關的技術，從而更好地為自身發展而服務。

二、信息化發展下檔案管理改革路徑分析

面對信息技術所帶來的沖擊與機遇，正確地應用信息技術用于檔案管理是當下最為迫切的任務，只有真正把信息技術切實用到具體的檔案工作管理過程中，解決過去在傳統模式下無法解決或者解決起來比較困難的問題，發揮信息技術的作用，才能符合檔案改革的要求。具體來說，本文認為應該做好以下幾方面的工作。

（一）提高檔案管理人員的工作素質

在信息化時代背景下，隨著工作效率的提升，人的要素作用正在不斷被放大，優秀的工作人員可以借助于信息化技術發揮出更大的作用，甚至能有數倍的提升，因此，面對檔案管理的信息化改革，首先做好人員的培訓，不僅要使其能對信息化技術有著基本的了解，更應該熟練應用各種技術用于工作的開展和完成。

那么在具體的工作中如何提高工作人員的素質呢？本文認為首先要加強工作人員的培訓，社會在變化和發展，人的知識總是在不斷落后，只有不斷學習才能不斷掌握新技術并跟上時代發展，所以相關部門應該為工作人員提供培訓和進修的機會，尤其在資料的錄入和信息化檢索等應用較為頻繁的方面，更應該讓所有人都能熟練掌握起來。其次，要加強工作人員的責任感，加強其對檔案管理工作重要性的認識，明白檔案對于社會每一個人的重要性，不能玩忽職守，對于一些涉密的檔案文件更應該清楚地意識到其重要性，做好保密工作。

（二）制定檔案管理的具體工作標準

信息技術的發展極為快速，用日新月異來形容一點不為過，而與之相對的，一旦將其應用到檔案管理中，也必然會因為其發展速度過快而出現各種各樣的問題，應對這些問題的最好辦法是建立起統一標準，這樣才能更好地發揮出信息技術的效率與功能。在最開始管理檔案時，單位應該首先就如何進行檔案管理的信息化改革做一個總的指導方針，確定要完成和達到的目標，然后建立或者完善相應的組織與管理制度，確保最終的結果能夠達到標準，符合期望值。信息化檔案管理的一個重要內容就是如何實現檔案的數字化管理，這是提高檔案管理的重要舉措，能夠極大程度地提高檔案的檢索效率，降低運輸風險，也能更好地幫助工作人員實現對檔案的管理與保護。另一個重要的改革方向就是檔案管理的自動化與智能化，通過各種新式軟件的使用，檔案可以更快地更準確地實現分類、標記，極大地節約了過去人工模式下所出現的高成本問題，也減少了出錯率，而人工智能的存在與發展則更不可忽視，目前來看人工智能的發展與使用代表了未來新的生活工作趨勢，所以檔案管理部門也應該重視人工智能的應用，能在自動化基礎上更進一步地做好檔案管理。最后，檔案的信息化管理標準建立以后，一定要遵照規章制度按照標準定期抽查檢查，確保工作落到實處，保障檔案管理改革的成效。

（三）轉變檔案管理的工作態度

在現有的社會體制下，檔案關系到每一個人，所有檔案管理部門都應該加強對這一問題的重視，確保檔案管理工作真正地造福所有人。基于這樣的目標，檔案管理部門要認清楚自己作為服務部門的職責，進行檔案管理的信息化改革目的也是為了為人們提供更好的服務，由此轉變自己的工作態度。作為單位來講，很多領導缺乏對檔案管理的重視，認為只是在人事變動的時候才需要檔案，因此對檔案管理部門不重視，這也是極為錯誤的思想，對于檔案的社會性、價值性、文化性、政治性都認識不足，檔案管理是企事業發展的一部分，同時也是見證者，一旦檔案體系出了問題對單位的影響是非常大的。所以從領導層面應該加強對檔案管理員工的重視，為其提供進修培訓機會，并幫助其完成信息化改革。

（四）結合傳統檔案管理的優勢，提升信息化檔案管理的技巧

需要注意的是，在進行檔案管理的信息化建設的同時，也不能完全擯棄傳統檔案管理手段，因為傳統檔案管理手段在某些領域依然不能替換，比如一些涉密資料，是不能進行信息化處理與保存的，一旦通過系統進入網絡而被不法分子攻擊并截獲的話，帶來的危害不可想象，因此采用紙質資料保存安全性更高。所以在類似于這樣有限制的情況下，信息化管理不需要對其完全取代，但可以進行借鑒，提高應有的技巧。

三、結語

當今社會的信息化改革已經深入各行各業，對社會的影響也是巨大的，尤其是年輕人，已經基本實現了基礎信息技術的掌握，并逐漸對其產生依賴，所以，信息化是所有單位都不得不面對的趨勢，積極應對且完成自身的改變才是今后要做的主要工作。當然，僅僅依靠自己本部門進行閉門造車是不夠的，一是容易出現誤差，二是不能與其他部門同步，因此信息化技術需要多個部門的配合，從而保證其信息化改革的準確性和價值性。作為檔案管理部門來說，本身就是一個保存信息的部門，因此如何做好檔案的信息化管理更有實際意義，檔案管理部門應該加強對信息資源的建立、篩選、整合，確保檔案信息在改革過程中沒有遺漏，提高其安全性和準確性，進而提高整個系統的運行效率，這對于檔案管理部門來說是極為重要的任務。要想方設法不斷提高員工的工作素質，建立工作標準，完善考核機制，敦促他們的成長。單位高層要改變對檔案管理工作的態度，積極予以支持，多給檔案管理工作人員提供提高自身能力的機會，使其可以更好地完成自身工作。