高校辦公室秘書(shū)角色與素質(zhì)提升途經(jīng)分析

一、高校辦公室秘書(shū)的角色定位

一個(gè)辦公室秘書(shū)想要出色地完成自身的工作，應(yīng)該對(duì)自身工作性質(zhì)有一個(gè)明確的認(rèn)識(shí)，在清楚了解自身的工作性質(zhì)之后，才能夠從實(shí)際出發(fā)去制定自己的工作方案，承擔(dān)起屬于自身的工作責(zé)任，也才能夠從自己的工作性質(zhì)中發(fā)現(xiàn)自身能力欠缺之處，從而找到改進(jìn)的方向。所以在分析高校辦公室秘書(shū)角色的定位之前，應(yīng)該先分析該工作崗位的性質(zhì)。

(一)高校辦公室秘書(shū)工作的性質(zhì)

第一，工作內(nèi)容多樣性。辦公室秘書(shū)不僅承擔(dān)著校內(nèi)工作，而且也承擔(dān)著一部分校外工作。校內(nèi)工作部分，辦公室秘書(shū)需要和部門(mén)的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、其他部門(mén)、學(xué)校的老師和學(xué)生之間進(jìn)行相互溝通，根據(jù)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的要求和工作中的實(shí)際情況，完成公文寫(xiě)作、通知發(fā)布、會(huì)議記錄、信訪接待、物資采購(gòu)等多方面工作。校外工作內(nèi)容包括與學(xué)校與政府、企業(yè)、其他兄弟院校間的溝通交流，完成相關(guān)合作事宜。

第二，服務(wù)對(duì)象復(fù)雜性。辦公室秘書(shū)每天所處的人際網(wǎng)絡(luò)十分復(fù)雜，不僅要面對(duì)自己的部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，也要面對(duì)自己本部門(mén)的下屬和同事，也需要和不同部門(mén)之間的工作人員有所交集，最重要的是辦公室秘書(shū)還要為廣大任課教師和全體學(xué)生服務(wù)。

(二)高校辦公室秘書(shū)的角色定位

由于高校辦公室秘書(shū)工作的多樣性、服務(wù)對(duì)象的復(fù)雜性、工作環(huán)境特殊性等因素，這就決定了其身份也具有多重性，即高校辦公室秘書(shū)應(yīng)該同時(shí)擔(dān)任如下不同的角色：

第一，高校辦公室秘書(shū)是一名服務(wù)者。辦公室秘書(shū)隸屬于部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，所以首先應(yīng)該為部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，在領(lǐng)導(dǎo)的要求下完成輔助性工作，以便能夠提升領(lǐng)導(dǎo)的工作效率。辦公室秘書(shū)應(yīng)該為部門(mén)同事服務(wù)，滿足部門(mén)同事的需求，并且代替同事向領(lǐng)導(dǎo)反映下屬的工作匯報(bào)、工作建議等等。

第二，高校辦公室秘書(shū)是一名協(xié)調(diào)者。在高校辦公室秘書(shū)的人際網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，他起到的了上傳下達(dá)，協(xié)調(diào)溝通的重要作用。這要求辦公室秘書(shū)能夠在工作過(guò)程中，能準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)的意圖，精確傳達(dá)并安排好領(lǐng)導(dǎo)部署的工作，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋重要信息。同時(shí)，能夠?qū)⒏鞣N工作資源進(jìn)行高效配置，為辦公室其他工作人員或其他部門(mén)同事開(kāi)展工作創(chuàng)造便利條件。

第三，高校辦公室秘書(shū)是一名監(jiān)督者。高校辦公室秘書(shū)在工作中首先要進(jìn)行上傳下達(dá)，其次應(yīng)該負(fù)責(zé)檢查上傳下達(dá)的工作內(nèi)容的落實(shí)情況，尤其是向下傳達(dá)部分的工作的落實(shí)情況。如果領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)的工作內(nèi)容沒(méi)有得到真正的實(shí)施，就很難達(dá)到理想的工作效果。

第四，高校辦公室秘書(shū)是一名決策參與者。高校辦公室秘書(shū)的這一角色體現(xiàn)在當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)要做某些決定時(shí)，需要從秘書(shū)這里獲得一些相關(guān)的信息、資料，這就需要辦公室秘書(shū)去完成資料的收集、整理、分析等工作，最后給領(lǐng)導(dǎo)提供最有效的信息，讓領(lǐng)導(dǎo)能夠依據(jù)這些信息去做決策，所以我們可以將辦公室秘書(shū)看作決策的參與者。

二、高校辦公室秘書(shū)素質(zhì)提升的途徑分析

(一)努力提高自身政治理論水平和素養(yǎng)

作為一名高校辦公室秘書(shū)，應(yīng)該具備良好的政治理論素養(yǎng)，這樣在面對(duì)各種政治立場(chǎng)、政治觀點(diǎn)、政治紀(jì)律的同時(shí)，才能夠保持清醒的政治鑒別能力，時(shí)刻遵守國(guó)家和學(xué)校的方針政策，才能夠抵御各種風(fēng)險(xiǎn)考驗(yàn)，堅(jiān)定政治信仰并以此為精神指引，做好本職工作。

(二)不斷提升自身專業(yè)素質(zhì)

作為一名高校辦公室秘書(shū)，應(yīng)該具備專業(yè)的理論知識(shí)，包括各類公文寫(xiě)作知識(shí)、辦公室事務(wù)管理方面的知識(shí)，同時(shí)，檔案管理、監(jiān)督協(xié)調(diào)、調(diào)查分析等知識(shí)也是一名高校辦公室秘書(shū)必備的理論素養(yǎng)。

(三)不斷提升自身組織協(xié)調(diào)能力

高校辦公室秘書(shū)承擔(dān)的工作是十分復(fù)雜的，這要求辦公室秘書(shū)應(yīng)該具有很好的組織協(xié)調(diào)能力，在工作中，要將辦公室的人力和資源組織起來(lái)，將有限的人員和資源優(yōu)化分配，應(yīng)對(duì)各類日常工作及緊急工作。在面對(duì)工作中產(chǎn)生的分歧時(shí)，高校辦公室秘書(shū)要統(tǒng)籌兼顧，努力協(xié)調(diào)各方關(guān)系，通過(guò)檢查監(jiān)督發(fā)現(xiàn)并解決工作中存在的問(wèn)題，使負(fù)責(zé)各項(xiàng)工作的個(gè)人能夠形成一個(gè)高效的集體。

三、小結(jié)

高校辦公室的良好運(yùn)轉(zhuǎn)離不開(kāi)一位優(yōu)秀的辦公室秘書(shū)，通過(guò)本文的研究，可以發(fā)現(xiàn)在高校當(dāng)中，辦公室工作完成的效率以及質(zhì)量與辦公室秘書(shū)工作完成得如何有著很大的關(guān)系，但是有些高校的辦公室秘書(shū)并沒(méi)有清楚地意識(shí)到自身工作的重要性，從而在完成辦公室工作的過(guò)程中產(chǎn)生了一系列問(wèn)題，影響了辦公室工作的成效。因此本文從上述實(shí)際出發(fā)，從分析高校辦公室秘書(shū)的角色定位入手，再深入探討如何提升高校辦公室秘書(shū)的素質(zhì)，以此來(lái)引起辦公室秘書(shū)對(duì)該項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)，促使其不斷提升自己來(lái)適應(yīng)該崗位的需求。

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