試論高校學報檔案的管理、開發與利用

劉思陽

海軍士官學校 安徽蚌埠 233000

一、學報檔案管理的重要性

（一）對高校學報檔案的認識

高校的學報檔案，作為高等學校的重要檔案，是整個學校各類檔案當中不能缺少的一個重要部分。早在2008年，國家教育部和檔案局就已經指出高等學校的各類檔案都應該各有其職進行管理，其中就包括對學報檔案的管理工作。高校開展學報檔案管理工作，有助于提高自己學校在科學研究上的規范性，也有利于整個學校教學工作的開展。

（二）高校學報檔案的作用

學報檔案的作用，可以分為以下兩點。

1、對高校歷史的記載。現如今，所有高校都有著屬于自己的學報，而學報上面的內容，則是整個高校對外展示的窗口。很多學校的學報本身就是以自己學校的名字來命名的，而學報展示的內容更是包含著高校自身的特色和優勢，是對外進行形象輸出的主力。很多高校都會把自身的學報的版面用來作為學校對外的外形象展示窗口。而這些涉及到對學校形象定位的介紹的文字和圖片內容，都將會在學報檔案當中形成歸納匯總。學報檔案就肩負著留存整個學校歷史形象的重任。

2、學報檔案是學報誕生的見證者。一本學報的成功出版，離不開各位作者的幫助。而各位作者刊登在學報上的論文，還有他們的所有的原始稿件和編輯們進行過修改的修改稿和處理的審稿單以及作者與編輯之間往來的重要信件都能夠很好的反映當時他們的工作情況，學報檔案就是整個學報從編輯到出版的歷史見證者。

二、高校學報檔案管理工作

（一）高校學報檔案管理現狀

雖然學報檔案是一個高校檔案的重要組成部分，然而在大多數高校當中，學報檔案都并沒有得到應有的充分認識和管理上的重視，學報檔案的價值也沒有被充分挖掘出來，學報檔案的資源沒有得到充分的利用。在高校對學報檔案的管理工作上，還存在著隨用隨丟，要用再找的陋習。很多高校都急需設置專人進行對學報檔案的管理工作，急需建設一個高效而又完備的學報檔案管理流程。

（二）如何加強高校學報檔案管理工作

要想提升高校對學報檔案管理工作的重視，應當做到以下幾點。

1、要讓所有人認識到學報檔案的重要性，明確的了解到學報檔案所具有的價值，對學報檔案不再隨用隨丟。

2、需要取得高校領導的支持。要對學報檔案管理工作產生重視，建立一個科學的、有效的學報檔案管理制度，建立專門的工作小組，抽調專人進行管理，在管理人員的選用上也要任用有責任心，有能力的人員進行這項管理工作。

3、要將整個學報檔案的管理工作進行信息化管理，科學的進步告訴我們只有緊跟時代的潮流才能夠不被落下，學報檔案管理工作同樣也應該緊跟時代的潮流，學報檔案管理工作本身是非常紛繁復雜的，要在抽絲剝繭間將學報管理工作進行好，需要利用現代科技進行輔助，而進行信息化管理就是最好的方式，信息化能夠使得學報檔案被分門別類的收集好，也有利于日后的檢索。

4、在對學報檔案的收集整理過程當中不要遺漏任何一小點有價值的檔案，同時在收集過程當中也應當注意不要對學報檔案產生損壞性收集。

三、對學報檔案的開發與利用

（一）學報檔案的價值

學報檔案所記錄的是－高校在學報發行過程當中的點點滴滴，其中就包括整個學校在教學工作、科研工作上的相關成就，是能夠為高校的繼續建設添磚加瓦的主要情報來源，非常的具有開發價值，對于學報檔案的開發，不能夠等閑視之。

（二）對學報檔案的開發利用

明了學報檔案對整個高校所具有的巨大價值，我們就不能夠把學報檔案放在倉庫里面吃灰，應該把學報檔案的價值開發出來，使之更好的為高校的建設進行服務。要開發學報檔案所蘊含的價值，應該從以下幾個方面進行著手。

1、首先，學報檔案應該同本院或者是本校的圖書館以及科研部門之間產生協作，實現資源的共享，兩者之間做好對信息的互補工作，這樣，就能夠使得學報檔案的資料更加完整，有利于學報的編輯出版工作，同時這也能為整個學校的圖書館資料增添新成員，豐富高校館藏。

2、第二點則是各高校之間可以開展對學報檔案的一個互通有無工作，我們知道只有交流才是促進進步的方式，一個閉關鎖國的國家不能夠成為富強的國家，同樣，一份不能和其他高校產生交流的學報檔案，也無法更好的在高校建設上發揮自己的作用。

3、第三點則是提高學報檔案對整個學校教職人員的開放性，使他們能夠輕易的查到學報檔案上所記載的內容，能很好地把學報檔案利用起來，能夠為他們的科研教學工作產生支持作用，使死檔案變成活資料。

4、第四點則是可以將學報檔案開放到整個市場，將學報檔案信息化之后不應當因循守舊只在本校之間流通，而是應該將學報檔案的信息成果進行加工之后使其流向市場，學報檔案所蘊含的科研價值能夠被市場合理的利用，并且將學報檔案合理的推向市場能夠為學校提供一定的資金來源，使得學報檔案的建立管理不再只有支出也有了收入，合理將學報檔案對市場進行開放對于高校來說是一個和市場互惠互利的行為。

學報檔案作為高校所擁有的一種重要的資源，不應當得不到重視。在合理的對學報檔案進行管理開發和利用之后，能夠把這份資源的價值體現的淋漓精致， 使之更好的為學報工作服務，同時也能更好地提升學校的教學和科研水平。