司法改革背景下基層檢察院檔案管理工作研究

姚康 陳林 馬曼

玄武區人民檢察院 江蘇南京 210016

檔案是人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄，原始記錄性是它的本質屬性。檢察檔案包含于檔案，但由于檢察工作的特殊性，除具備一般檔案的基本特征外，還承擔著糾正冤假錯案、維護社會穩定等功能。在新形勢下，只有充分認識檢察檔案管理工作的特點，才能把檢察檔案管理工作納入科學化、規范化、制度化、便捷化的軌道，使其更好地為檢察工作服務，更好地推動檢察各項工作的順利開展。

一、基層檢察院檔案管理工作存在的問題

（一）檢察檔案管理思想落后，重視程度不夠

現今檔案載體數字化是必然趨勢，越來越多的電子檔案正取代紙質檔案充實到檔案庫中。在傳統的紙質、實物文件和電子檔案并存的局面下，如何進行統一管理，使之準確、迅速調取、借閱、歸檔、對照比較，是今后檔案工作必須解決的。另一方面，是對檔案工作思想重視不夠、檔案意識不強。對檔案工作所需的人、財、物和檔案整理歸檔時間沒有給予充分的保證，也沒有真正把檔案管理工作與部門業務工作有效結合起來。這就導致檔案資源的開發利用不夠。

（二）檔案人員配備難以滿足新形勢、新要求

目前，根據相關規定，各基層檢察院都設置了專門檔案機構，配備了專職檔案人員。但受案多人少矛盾的影響，或因工作需要，個別基層院檢察檔案工作人員具有一定的流動性，嚴重影響了檔案工作的穩定性和長久發展。有的檔案人員缺乏系統培訓，導致部分檔案人員對檔案工作業務不熟悉。如隨著新刑訴法的實施，訴訟檔案中隨附的錄音錄像電子光盤的保存和歸檔問題存在爭議，亟待出臺相關規定進行規范。

（三）規章制度不全，檔案管理體系化建設亟待加強

應該說，規章制度不健全、監督制約力不強是目前困擾基層檢察院檔案工作健康發展的一個十分突出的軟傷。在一些基層檢察院，有的沒有把檔案工作作為各部門崗位目標責任制的一項重要參評指標進行考核，導致難以確保部門負責人和具體管理人員把崗位責任指標落實到檔案管理工作實處；有的歸檔程序混亂，沒有嚴格按照上級要求進行歸檔；有的借檔手續簡單，還檔期限不定，歸檔周期長且任意，在一定程度上增加了案卷材料遺失的可能性，降低了立卷質量。

二、基層檢察院檔案管理工作健康發展的幾點建議

（一）更新理念夯實基礎，促進檔案管理工作落到實處

基層檢察院要充分認識檔案工作在整個檢察工作中的重要地位，切實采取有力措施，夯實檔案管理基礎。

首先要加大對檔案業務知識培訓力度。要實行“檔案新規定實施講解輔導制度”，檔案人員對有關檔案工作的新規定要先學一步，然后到各業務部門以上小課的方式巡回講解輔導，使承辦人員及時掌握立卷工作的最新要求。在新進人員上崗培訓時要開設檔案輔導課，進行知識講解和現場操作，使新進人員從一開始就接觸規范的立卷程序和裝訂方法。

其次要采取反面鞭策和正面引導雙管齊下的管理模式。實行“歸檔情況通報制度”，對各部門的歸檔情況每半年通報一次，這對檔案材料的及時歸檔能起很好的督促作用。同時，還可以開展如“優質卷宗、優秀立卷人”評選、書記員裝訂卷宗比賽等活動，獎優罰劣，使相關部門和干警對立卷歸檔工作更加重視。

最后要運用科技手段輔助管理。檔案工作是一項延續性極強的工作，紙質依然是它的當家載體，但如果將信息科技融入其中，使檔案的調取、查閱、利用更便捷的話，那無疑是給檔案工作插上了一副翅膀。

（二）建立專業技能全面，強化檔案隊伍建設

一方面，健全組織機構，充實檔案人員管理隊伍。設置專門機構和配置檔案專業工作人員是實施檔案工作科學化管理的先決條件。要提升檢察檔案管理人員的政治素質，樹立高度的職業責任感和堅定的事業心，提高檔案管理人員的檔案意識和法制觀念，充分認識檢察檔案的重要性以及它們潛在的價值。

另一方面，優化檔案業務培訓，提高檔案專業化能力。建立對檔案管理人員定期培訓制度，提升業務水平。掌握檔案工作知識，強化依法治檔意識，提高工作標準;加強信息化技術學習，聘請專業人員，對檔案人員進行檔案數字化應用技術培訓，使其能夠熟練掌握現有系統軟件的使用，充分發揮好現有設備的技術效益。

最后依靠加強檔案研究和宣傳，擴大管理效果。通過網絡宣傳及其他多種途徑積極開展檔案法律、法規的學習、宣傳、教育，進一步增強“依法治檔”意識。學習先進理念和經驗，做到取長補短、為我所用，不斷提高檔案工作水平。

（三）規范規章制度，促進檢察工作科學發展

一是建立檔案管理各項規章制度，使檢察檔案開發工作有法可依、有章可循。要以檔案法規精神為指導，著眼形勢發展要求，把原有工作制度加以創新充實完善，形成科學實用的管理體系，推動檔案工作向更加規范的方向發展。

二是以檢察院《檔案管理工作制度》為規范，樹立起“安全管理是檔案工作生命線”的理念。進一步明確“防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲”等“八防”安全目標，強化“制度嚴防、設施固防、物理隔防、技術封防、人員協防”等“五防”舉措，從而把安全管理制度化，確保檔案運行、存儲安全可靠，達到優質管理的標準。

三是推行檔案總體管理運行制度，強化檔案管理流程定位。嚴格按照檢察機關檔案管理流程抓好落實，克服隨意性、盲目性，使基層檢察院檔案管理規范化、常態化、科學化。