淺談檢察機關檔案信息化建設中存在的問題及對策

曹春英 施國芬

太倉市人民檢察院 江蘇蘇州 215400

隨著信息技術在社會生活中的廣泛應用，其強大功能也直接影響到檔案界，檔案信息的網絡化是歷史的必然。因為檔案是信息，是富有現實價值和歷史價值的原生信息。檔案信息的網絡化也必然影響到檢察檔案信息化建設。筆者擬通過對檔案信息化建設的認識，談談檢察機關檔案信息化建設中存在的問題及對策。

一、對檔案信息化建設的認識

2005年12月，繼全國性的“金檔工程”提出以來，各地檢察機關都加緊了數字檔案建設。通過創建等級檔案室等形式來建設規范化、可共享的檔案目錄數據庫、紙質檔案全文數據庫、電子文件歸檔管理等系統來適應信息化發展的需要。

信息化概念可以定義為：人們憑借高速發展的現代信息技術，通過提高開發和利用檔案信息資源的能力，全面推動經濟發展和社會進步，實現工業社會向信息社會轉變的系統工程。而檢察檔案信息化就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檢察檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。

二、檢察機關檔案信息化建設中存在的問題

（一）在檔案現代化基礎設施建設方面，計算機等現代化設備更新速度過于緩慢。隨著地方經濟的繁榮發展，各基層檢察院的業務總量呈上升趨勢，在人員沒有大量增編的情況下，業務量的遞增使得檢察內勤（兼職檔案員）工作量也在遞增。在三級網絡建設，數據庫擴容、數據備份及網絡運行的不斷升級要求下，檢察機關各部門的計算機使用經過一定年限就需要及時更新，否則檢察檔案的信息化速度就可能與檢察業務工作不相適應。但由于種種原因，實際工作中各部門的計算機難以全部及時更新到位。

（二）在檢察檔案信息資源建設方面，主要是電子文件的歸檔管理和傳統檢察檔案的數字化工作存在難度。由于電子文件在檔案界是一個新生事物，大量電子文件不斷產生，出于命名等原因，部分兼職檔案員在理解上還存在偏差，所以在移交電子文件時就會有重復移交或者遺漏移交，這給專職檔案人員清理、歸檔電子文件增加了難度。在傳統檢察檔案的數字化工作中，既要考慮檔案數字化的利用率，又要考慮信息化后的網絡安全保密建設。

（三）在檢察檔案標準規范方面，缺少具體可行的操作標準。雖然全國性的研究和制訂電子公文歸檔、電子檔案管理、檔案信息公開和上網安全、網站建設與管理等方面的行政規章已經初具雛形，但檢察檔案的標準包括電子文件歸檔和電子檔案管理，檔案信息資源的標識、存儲、查詢、交換、管理和使用等方面規范大多是沿用地方檔案局制定的標準，還缺少包含檢察特色的詳細標準，要真正落實還有很長的路要走。

（四）在檢察檔案人才隊伍建設方面，新技術、新知識更新過慢。檔案數字化建設不光是檔案信息的數字化，更多的是對檔案人員信息化素質要求的提高，檔案在信息化建設中對編研要求也在不斷提高，在保證原有編研成果的基礎上還要每年完成2篇經三次加工而成的富有實用效果的編研成果。

三、針對檢察機關檔案信息化建設中存在的問題應采取的對策

（一）要盡可能多的爭取基礎設施建設經費。在解決人手一臺計算機的基礎上，不斷優化計算機質量，實行資源最優化配置，在技術、檔案、內勤上實行優先更新。要加強檔案局域網建設（包括與當地政務網的聯通）。要把增添高性能的服務器和存儲設備逐年列入預算開支，不斷滿足日益增長的數據庫擴容、數據備份及網絡運行的需要。在以“信息化促進執法規范化，全面提升法律監督能力”的三位一體建設中，檢察機關一方面要重視信息技術的現代化建設，一方面也要對檢察檔案的信息化建設加強。隨著檔案等級考核標準修整變化，檢察檔案工作建設也要不斷深入。在實現數字化的基礎上利用運行的檔案綜合管理信息系統，建立網絡借檔服務平臺，提高檔案查詢效率。實踐證明，通過網絡查檔用檔，履行檢察職能，能夠不斷提高執法水平和辦案質量。

（二）要突破檔案資源數字化帶來的各方面難題。首先要進一步明確檔案員與兼職檔案員在電子文件移交上的責任范圍，統一檢察電子文件移交范圍，要具體落實到平時的收集整理過程中去。在過渡階段，電子文件交接和管理上則實行檔案員總把關，全體內勤和干警配合的方式。其次在軟件使用上，應當由檢察院和地方檔案局協調統一檔案管理軟件。三是逐步做好傳統檢察檔案的數字化工作。一方面要做好到期檔案的歸檔工作，另一方面還要按照數字化具體任務的整體安排按計劃分批次進行檔案的掃描工作。檢察機關要根據檔案管理的要求，加強對本機關電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督、指導，保證單位產生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。同時，還要嚴格電子文件和電子檔案歸檔范圍的監督和管理，根據財力盡可能配備先進的計算機軟硬件設備，做好交接檔案的各項工作。

（三）要加緊完善檢察檔案標準規范。在完善檔案信息化標準體系方面，我們檢察機關需要集中力量按照江蘇省地方標準《文件級目錄數據庫結構與交換格式》、《電子文件歸檔與管理辦法》等各類技術標準和規范，研究制訂一批適應檢察檔案的信息化標準。要通過廣泛調研，針對基層檢察檔案實際工作中遇到的難點熱點，優先制訂出具有檢察特色的電子文件歸檔，檔案信息采集、整合和安全管理等方面的標準和可行性操作方法。實踐證明，只有這樣，檢察檔案管理才能真正走上信息化管理的道路。

（四）要加緊檢察檔案人才隊伍建設。要堅持注重引進與加強培訓相結合，要引進檢察檔案人員進修制度，加強對檔案人員應用新技術、新設備、新方法的培訓，普及信息技術知識，提高檔案人員掌握和運用現代化技術的技能，使檔案人員參加檔案信息化等知識培訓的時間逐步增多。應當推行全省性的檔案信息化知識的應用考核制度。