試論大數據時代背景下的檔案管理

陳常翠

摘要：大數據時代背景下，檔案管理面臨著更多的挑戰，人們對于檔案管理工作也有了更高的要求。基于此，本文探究了大數據時代背景下檔案管理的模式，闡述了檔案信息的統一備份與管理、開發適合檔案管理的大數據分析工具、潛在風險與問題的預防這些大數據時代背景下檔案管理的策略。

關鍵詞：大數據；檔案管理；數據分析

引言：信息技術的高速發展使得我國已經步入了大數據時代。在這樣的背景下，我國社會中的各個行業都受到了一定的沖擊，檔案管理領域也不例外。在檔案管理中，包含著原始信息的記錄、鑒定、整理、保管、檢索等等，在大數據時代，檔案管理中面對的信息量增加，種類也更加多樣。這就為檔案管理工作帶來了新的挑戰。在檔案管理中，引入大數據技術是十分必要的，檔案中包含著大量的信息，利用大數據技術就能夠實現更好的分析與提取。本文對于大數據時代背景下的檔案管理模式與策略進行探究，為相關人員提供參考。

一、大數據時代背景下檔案管理模式的探究

（一）檔案的信息數字化

在檔案管理工作中，信息數據的處理是一項重要的工作。在傳統的檔案信息管理中，更多的是利用紙質版本的檔案進行存儲，在這種方式下積累起的信息數據，無法得到更好的利用。而將大數據技術引入檔案管理，則能夠使得檔案信息數字化，使其能夠存入計算機內部，不僅方便檔案信息的整理，同時也為檔案信息的提取和利用提供了條件。

目前，在我國的檔案管理行業，由于大數據時代的來臨，所以僅僅利用紙質版的檔案進行信息的存儲已經逐漸被拋棄，相關人員已經使用起“雙套制”檔案管理模式進行檔案的管理工作。“雙套制”檔案管理在保存紙質檔案的基礎上，將檔案信息以電子版的形式進行存儲與備份，使得檔案信息能夠為大數據分析所使用，提升檔案信息的利用率。

（二）檔案的信息結構科學化

在大數據背景下，檔案管理的信息保存逐漸向數字化的形式發展，相關人員在進行檔案管理中都會將信息以電子版的形式錄入計算機中存儲。但是，在大數據時代背景下，僅僅是將檔案中的信息以TXT或是Word等格式進行錄入是無法發揮出檔案信息的最大作用的。依據檔案的格式的不同，建立起專門的鏈狀結構或是樹狀結構以完成對于檔案信息的保存與分析是十分重要的[1]。

對于檔案信息進行分析并加以利用是大數據時代背景下檔案管理工作中的新增項目，能夠實現對于檔案信息的最大程度的利用，體現出檔案信息的價值。大數據分析技術能夠對于電子數字化的檔案信息進行迅速的分析與檢索，并提取出符合條件的檔案，這就必須保證檔案的信息結構的科學性。

（三）檔案管理的人才專業化

想要更好的完成大數據時代背景下的檔案管理工作，僅僅將大數據技術引入檔案信息管理中是不夠的，還要使得檔案管理人才向專業化發展。這種檔案管理人才的專業化主要體現在兩個方面：

第一，檔案管理人才的專業化。在進行檔案管理工作中，相關人員除了要掌握檔案管理的知識以外，還要對大數據時代背景下建立起的計算機檔案管理系統進行熟練的應用。能夠完成依據實際的情況，利用計算機檔案管理系統進行檔案信息的檢索與提取。在實際的檔案管理工作中，也能依照檔案的結構對于信息數字化存儲的結構進行優化。

第二，檔案管理系統建設與維護的專業化。大數據時代背景下，計算機檔案管理系統的建立要更加專業，功能也更加多樣，信息存儲與分析的能力更強。這都需要專業的人才進行系統設計的優化與維護。

二、大數據時代背景下檔案管理的策略

（一）檔案信息的統一備份與管理

在大數據技術的支持下，大量的檔案信息統一備份與管理成為可能。目前，我國部分地區已經建起了大數據產業園區，對于大量的檔案信息數據進行存儲、管理與分析[2]。利用大數據技術對檔案信息進行統一的備份與管理中，主要通過檔案數據的集中吞吐、檔案信息深層次的整合與分析、多領域的應用等環節的完成而實現的。例如，中國移動、中國聯通、中國電信這三大運行商已經建立起了相應的大數據處理中心，對于用戶的信息進行存儲、備份與分析。通過對于用戶的相關服務信息進行保存同時建立起電子檔案，并依據大數據技術對于用戶的信息進行分析，掌握用戶的偏好與需求。這樣的方式除了能夠為用戶提供更加個性化的服務之外，還能對多數用戶的偏好與需求進行分析，為企業的經營決策做出參考。

（二）開發適合檔案管理的大數據分析工具

在大數據時代背景下，想要更好的展開檔案管理工作，并在保證檔案信息安全性的基礎上，實現對于檔案信息的最大化利用，就要結合大數據開發公司，設計與開發出適合檔案管理的大數據分析工具。這樣的強強聯合能夠使得明確大數據分析工具設計的企業擁有大量的檔案信息數據作為工作支撐，而擁有檔案信息的企業能夠完成對于檔案信息的合理分析與利用。目前，在我國市場中已經有了多樣的大數據分析工具。例如，Hadoop就是一個能夠對大量的檔案信息數據進行分布式處理的軟件框架，能夠維護多個工作數據副本，具有良好的可靠性。同時，由于其成本較低，所以任何行業都能夠使用。此外，大數據分析工具還有HPCC、Storm、Apache Drill、RapidMiner、Pentaho BI等等。

（三）注意潛在風險與問題的預防

由于檔案信息的內容關系到國家與人們的利益，所以在大數據時代背景下，要加強對于檔案信息的安全性管理以及風險和問題的控制。在利用大數據技術進行檔案管理中，相關人員要對檔案的保密級別以及重要程度進行辨別與歸類，對于一部分機密檔案要進行重點的加密管理，保證其不會對外開放。對于一些有著時間期限的檔案信息，要在計算機檔案管理系統建立之初就進行設定，防止其在保密期限內出現泄漏。

同時，由于基于大數據技術的檔案管理存在著信息的丟失、篡改等等問題，所以在使用檔案信息時，要對使用者的權利進行約束，使其承擔相應的責任，避免使用者對于檔案信息進行濫用，降低大數據時代背景下檔案管理風險與問題發生的概率。

總結：綜上所述，大數據時代背景下，我國的檔案管理工作發生了巨大的改變。在管理模式上，由原有的紙質檔案管理逐漸向檔案信息數字化、檔案信息結構科學化、檔案管理人才專業化方向發展。通過檔案信息的統一備份與管理、開發適合檔案管理的大數據分析工具、潛在風險與問題的預防，提升了檔案信息的利用程度、推動了大數據時代背景下檔案管理的更好發展。

參考文獻：

[1]張培軍.大數據時代背景下的檔案管理探討[J/OL].中國培訓：1[2018-06-12].https：//doi.org/10.14149/j.cnki.ct.20170712.012

[2]洪亮.大數據時代背景下的檔案管理探討[J].辦公室業務，2016（05）：79