企業人事檔案管理與人力資源開發探討

于紅 郭嵩

摘要：企業人事檔案管理是企業實現更好人力資源管理的重要途徑，對企業發展具有重要意義。通過人事檔案管理能夠有效整合企業內的人力資源，使人才資源能夠得到合理配置和安排。本文基于企業人事檔案管理與人力資源開發的角度，探討人事檔案管理對于人資開發的促進作用，以及存在的問題和改進措施。

關鍵詞：人事檔案；人力資源；企業管理

前言：隨著我國經濟的飛速發展，為人才合理流通提供了良好的環境，企業可以借助當前社會的這種人力資源優勢，挖掘更利于企業發展的人才。同時企業也不能忽視自身內部的人力資源管理和利用，通過企業人事檔案管理，能夠幫助人事部門挖掘和發現企業內部人才，實現更科學、合理的人力資源配置。本文對人事檔案管理制度、員工培訓、以及人資管理工作方式等內容進行研究。

一、人事檔案管理有效促進企業人力資源開發

現代人資管理理論認為，其管理問題就是在企業不斷發生變動的環境下，通過整合現有資源，實現更好的人員配置，激發企業員工的潛力，達到優化人力資源管理的目的。

人事檔案是企業管理層評估員工能力、潛力的主要信息依據，它存儲著企業員工在各項工作的具體表現和成績，又能夠反映出現如今人力資源現狀，是企業管理考察員工的重要依據。

有效的人事檔案管理對于人力資源具有三大方面的促進作用：第一，發揮企業人力資源效力，基于企業經營情況和發展戰略需求發現人才、安排人才；第二，促進人力資源合理配置，通過信息共享，促進企業內各部門、各系統、各組織之間人才合理流通，避免人力資源浪費；第三，科學且規范地預測人力資源需求，企業的經營情況并非一成不變，有上升期或下降期，因此有效的人事檔案管理能夠促進人力資源管理，結合當前企業發展的實際情況，制定切合的人力資源開發方案，進而推動企業的可持續發展。

二、人事檔案管理在人力資源開發中存在的問題

（一）人事檔案資料不夠真實

部分企業人資管理工作不夠嚴謹，使得相關檔案材料缺乏準確性和真實性，檔案內容贊揚居多，而員工過失和缺點方面的內容較少或不做記述，如此一來，檔案對企業人力資源管理和開發參考價值較低，不利于企業人員的安排和調動。

（二）人事檔案管理方式不靈活

由于大部分企業的人事檔案都是用紙質材料進行保存，某些大型企業還設有相應的檔案管理部門，并制定出嚴格且繁瑣的檔案使用申報制度。當企業內部出現人事變動或員工離職的情況，人事部門對這些人事檔案進行處理時，會因為檔案管理部門繁瑣的申報制度而降低人事檔案管理工作的效率。此外，部分企業只采用紙質材料存儲人事信息，未能很好地與人事部門的新技術工作環境相結合，人事部門的工作人員需要將計算機上的電子信息轉換為紙質材料進行保存，如果人事檔案需要修改時仍要重復上述操作。

三、企業人事檔案管理的改進措施

（一）健全和完善人事檔案管理制度

只有完善的人事管理制度，才能使企業在經營過程中更好地實現人力資源配置。由于部分企業的制度缺失，在具體細則不夠規范，出現人事檔案真實性、檔案管理工作機制缺陷等問題。具體表現在，企業的人事檔案管理時效性低，人事部門未能及時更新員工的檔案信息，使得員工在一段時期內的表現未能如實向管理層匯報。

此外，根據國家出臺的法律法規，集合企業自身的制度體系，制定出更細化的人資管理工作細則，使人事部門人員開展工作能夠有章可循[1]。

（二）充分利用先進技術提升人事檔案管理質量

大部分企業的人事檔案記錄載體是紙質材料，這種方法在一定程度上避免了檔案信息被隨意篡改，但是也為工作人員在檔案記錄、修改、更新檔案帶來更高的工作量，使得人事檔案管理工作效率低。

針對此問題，首先要利用先進的技術手段，借助計算機技術，整合檔案資源，通過分類和歸納，使企業內人力資源被充分利用。需要注意的是，人事檔案管理工作硬件環境的變化，要及時轉變傳統的人事管理理念以及在傳統硬件條件下的工作思路，改變人力資源管理是“管理人”的落后觀點，轉變為“服務企業和員工”的工作理念，促進企業與員工關系和諧，企業人才得以合理流通。

除了管理手段的現代化，還要實現管理理念的現代化、科學化，結合自身企業實際情況，借鑒其他企業成功的人事管理檔案的經驗，應用到企業發展中來。

（三）強化人事檔案管理人員的專業素養

除了要改善人事管理工作的硬件環境和完善工作管理制度外，人事部門的管理人員要充分認識人事基層工作人員的重要性，他們是進行人事檔案管理的一線人員，他們的專業素養決定了檔案的記錄質量。因此企業管理人員要盡各種方法，提高人事基層工作人員的科學文化素養、職業道德修養、業務修養等。提高檔案管理人員的素養，能夠促進各部門溝通、協作的質量和效率。

此外，還要注重檔案管理人員的服務意識，使他們及時獲知企業的信息，從而為人事部門管理層提供高質量的決策參考依據。

（四）樹立競爭意識

為了更好推進檔案管理工作，在明確各崗位人員職責的前提下，人事部門應鼓勵和允許部門內的良性競爭，借鑒先進的人力資源管理理念，加強人事部門管理和人事檔案管理。因此人事部門應強化工作過程的實效性意識，以此縮短反饋信息收集、檔案再利用的時間周期，從而為企業提供詳細、完整、真實、豐富的高質量檔案信息[2]。

（五）深度挖掘人事檔案資源

檔案信息的利用程度越高，意味著人事檔案管理的工作質量越好。因此在人事檔案管理工作中，不應忽視檔案的利用和資源開發，要及時轉變工作中“重記錄輕使用”的工作理念。

結論：綜合上述，企業要充分利用現代化手段改進人事檔案管理工作方式，借鑒其他企業的成功例子，根據企業自身情況合理運用。因此，企業要不斷完善自身人事檔案管理機制，在企業發展中充分發揮其價值。

參考文獻：

[1]秘莎莉.人事檔案管理在企業人力資源管理中的作用探討[J].企業改革與管理，2016（10）：84

[2]楊重.企業人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求分析[J].科技經濟市場，2015（06）：51

作者簡介：于紅，女，山東省文登人，漢族，現職稱：助理工程師，學歷：本科；研究方向：人事檔案管理（從事人力資源管理工作）