從利用角度看如何推進地方高校干部人事檔案工作

徐潔

【摘要】如何進一步提高干部人事檔案工作的水平，是所有高校干部人事檔案管理工作者思考的問題。本文結合筆者所在地方高校近年來檔案提供利用情況，提出若干建議，旨在使干部人事檔案工作能夠更好地發揮作用。

【關鍵詞】地方高校；人事檔案；利用；推進

便于社會各方面的利用，是檔案工作的根本目的所在。從這句話我們可以看出，提供檔案利用服務，是檔案工作的歸宿，也是衡量一個單位檔案工作開展情況的標準之一。那么，從本單位檔案利用角度來分析本單位檔案工作中存在的問題或者尚有待改進的方面，對提高本單位檔案工作有更為直接且有效的參考意義。現就筆者所在地方高校的干部人事檔案利用情況談幾點體會和思考。

一、干部人事檔案的利用情況

（一）利用概況及方式。綜合本校近5年來（2013年-2017年）的干部人事檔案利用登記情況，可以看出，除遇到例如全黨信息核對、“三齡兩歷”審核等大規模工作外，每年學校對干部人事檔案的日常利用率基本保持在一個較為穩定的水平，上下起伏不大。而對人事檔案的利用目的，也基本集中在人事或入黨考察、工齡工資審核、晉升學歷或職稱、辦理退休或落戶手續這幾方面，主要涉及到干部人事檔案中第四、五、六、九類。利用干部人事檔案的方式可歸納為以下四種：1.復制服務：是指干部人事檔案工作者以提供所需檔案材料復印件的形式滿足檔案利用者的需求，其中以攻讀研究生所需提供的本科期間學習成績表、論文評閱書和以辦理落戶所需提供的調入市區審批表為主。2.查閱服務：是指檔案利用者在檔案館所設的專用查閱室內現場翻閱檔案原件來獲取所需信息，其中以教職工工齡核算、人事調動前政治審查、工資核對、教師30年教齡核查及黨員資格審核為主要目的。3.借出館外服務：是指檔案利用者因辦理教職工退休、黨員發展事宜等特殊需要，將干部人事檔案借出檔案館。4.口頭服務：是指干部人事檔案工作者不需直接提供人事檔案原件或復印件，只需以口頭形式將信息回復給檔案利用者從而滿足其需求，是一種提供某一簡單信息的服務方式，其中以提供入黨或轉正時間、晉升職稱時間及提升職務時間為主。

（二）現狀與問題。根據干部人事檔案利用需求與實際提供服務情況，有兩方面相對比較直觀的問題顯現出來：1.檔案材料收集的及時性、完整性不夠直接影響了檔案利用的質量和效率。檔案材料收集的不及時性表現為已經辦理完畢的歸檔材料沒有及時移交檔案館而造成歸檔滯后。比如在黨員發展完畢后，辦理完畢的黨建材料長時間保存在組織部或各學院黨總支。檔案材料收集的不完整性則表現為檔案內材料的不連續。比如缺少職稱評審材料或干部任免材料中的某一份。無論是收集的不及時還是不完整，都首先需要檔案館追查到材料不齊的原因和原件具體所在地后才可提供利用，從而直接導致檔案利用者的需求無法在第一時間得到滿足。2.檔案信息的綜合處理度不夠既間接影響了檔案利用的效率，又不利于檔案原件的保存。一般來說，對于單純只需要獲取某個信息的簡單需求，檔案利用者會選擇口頭咨詢。此種情況在我校干部人事檔案利用中所占最大比例的就是詢問各類具體日期。而眼下不少高校尚不曾對人事檔案里的信息進行提取和匯總，結果只能滿足檔案利用者當前一次的需求，而在之后又遇到同樣需求時，就面臨必須重復地查閱檔案材料的情況。比如去年全黨開展的黨員信息核對，就有不少對于自己入黨和轉正時間有疑問的教職工黨員提出從檔案中確認具體日期的需求，而在三年前，學校組織部就曾要求檔案館提供過其中大部分教職工黨員的入黨及轉正時間。再比如，某位教師于一年前咨詢過確定講師的時間，在一年后又需要檔案館提供晉升副教授的時間。類似此種對同一類別內容反復查閱檔案材料的情況，不僅耗費時間降低了工作效率，同時也不利于對檔案的長期保存。

二、改進干部人事檔案工作的若干建議

以上提到的兩個問題在高校中并不少見。對于如何改善上述問題，從而進一步推進干部人事檔案工作，筆者認為至少需要做到以下三點：

（一）重視相關部門干部人事檔案知識的宣傳。不同于綜合檔案的材料來源于全校各部門、各學院的廣泛性，干部人事檔案材料的最主要、最大量來源于學校人事處以及組織部這兩個部門。干部人事檔案中的年度考核、職稱晉升、工資審批、崗位等級變動等材料都由人事處產生；政治審查、干部任免等材料由組織部產生，因而對人事及組織兩個部門的宣傳顯得尤為重要。宣傳的重點應集中在移交材料的及時性和準確性上。及時，是指要嚴格按照人事檔案相關要求在材料產生后的規定時間期限內移交檔案館。準確，則要求移交的材料不僅要信息無誤而且歸口要正確。對于僅有一份的材料應優先確保人事檔案完整，在此基礎上，如有多份再歸入綜合檔案保存乃至部門或個人留存，主次不可顛倒。

（二）增強干部人事檔案工作者的主觀能動性。檔案工作者是檔案工作的主體，想要做好這項工作必須在最大限度上發揮檔案主體的敏感性和積極性。一方面要求人事檔案工作者密切關注學校各項工作動態，改“坐等相關部門移交材料”為“主動提醒相關部門及時移交材料”；另一方面則要求人事檔案工作者密切關注利用情況，改“坐等外借檔案材料部門歸還材料”為“按時提醒外借檔案材料部門及時歸還材料”。變被動為主動，充分發揮檔案工作主體的作用，是推進干部人事檔案工作進步相當重要的一點。

（三）注重干部人事檔案信息的整合。這里的整合，是指將每份檔案里相互關聯的信息進行提取，按一定順序梳理后錄入電腦，以達到方便利用的目的。比如工作經歷、職稱晉升、職務變動、黨團信息等。整合的方式不拘一格，可以建立一個詳盡的人員信息庫、可以做成各類編研材料、也可以只做成簡便的信息卡形式。對于那些人手比較緊缺，同時還身兼部門其他大量工作的人事檔案工作人員，筆者建議以信息卡的形式優先整合日常查詢率相對較高的黨團、職稱及職務變動信息。如此一來可以利用計算機技術提高檔案利用效率，促進電子化水平。二來可以起到保護檔案實體的作用。三來還可以在梳理過程中發現是否存在缺少材料的問題，查漏補缺，以便及早補救，維護檔案的完整性。

三、結語

干部人事檔案工作，是高校檔案工作中的一項重要內容。推進干部人事檔案工作不僅需要檔案工作者的專業及主動，也需要分管領導的重視和各相關部門的積極配合。在三方的共同努力下，筆者相信，地方高校干部人事檔案工作必然會走出一個新的高度。

【參考文獻】

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