提高檔案管理科學化水平的路徑分析

李潔 蘇玲

【摘要】本文對當前我國檔案管理工作中重要性認識程度不夠、缺乏完善統一的制度以及信息化應用不夠科學等方面存在的問題進行簡單介紹，并在此基礎上提出優化檔案管理，提高科學化水平的策略，旨在為關注這一領域的人士提供一些參考意見，全面提高我國檔案管理科學化水平。

【關鍵詞】檔案管理；計算機技術

隨著我國國民經濟的發展以及科學技術水平的提高，社會各界對于檔案文件信息化管理領域的重視程度越來越高。并且由于人們的生活方式和工作方式等方面都發生了巨大的變化，檔案資料和文件的數量不斷增多，使檔案管理工作同時面臨著挑戰和機遇。種種情況要求我國檔案管理工作必須進行及時有效的創新，擺脫當前檔案管理中存在的諸多問題，切實提高我國檔案管理的科學化水平。

一、我國現階段檔案管理狀況

（一）對檔案重要性認識程度不夠。檔案管理工作對于國家和社會發展具有十分重要的作用，但目前，阻礙我國檔案管理科學化水平提高的重要因素之一即為相關領域的工作人員對于檔案的重要性認識程度不夠。部分工作人員認為檔案管理是一項可有可無的工作，沒有檔案管理企業也能照常運轉。由于此種意識和觀念長期存在，造成了工作人員在進行檔案管理工作時，工作不積極態度不認真，進而導致了檔案管理工作效率低下，檔案管理過程中文件丟失的情況也時有發生。

（二）檔案管理缺乏完善統一的制度。檔案管理工作可以為企業管理人員和決策者在進行企業人事調動和制度調整等方面提供相應的參考意見。現階段我國檔案管理工作推進過程中存在著缺乏統一性的分散管理的狀態。例如，我國某地區的國有企業雖然已經配備了檔案管理室，但不同檔案管理部門對不同業務進行分管，在操作流程方面又存在一定的差異，因此在檔案管理環節中獨立性較強，不能有效地實現資源共享。

（三）檔案管理信息化應用不夠科學。檔案管理是一項內容繁雜且工作量較大的工作，檔案管理內容涉及企業經營和人力資源管理等多個層面，因此信息量十分龐雜。在傳統管理工作中，檔案管理的信息內容大多使用紙質方式進行登記記錄和保管，并不利于信息的收集、整理和保管等環節的展開。同時，因為檔案管理信息量較大，所以會生成大量的文件檔案，紙質形式的檔案資料會占據較大的空間位置，對日后調取信息進行檔案查閱會產生一定的影響。

二、提高檔案管理科學化水平的策略

（一）定期清理保證檔案的實效性。新時期國有企業在進行檔案管理工作的過程中，需要注意保持檔案的時效性。因為隨著社會的發展和企業自身的發展，檔案的時效性和使用價值便會逐漸降低，所以國有企業的檔案管理工作部門和相關工作人員需要定期對內部檔案進行清理，篩選出仍具有時效性的檔案進行保留，將時間較長的檔案進行篩查和清理。例如，我國某地區的國有企業在對檔案進行篩選時，首先根據檔案的時間進行分類排序，重點對超過十年的檔案有效性進行排查，對于已經離職的工作人員相關信息進行妥善處理，同時對較為重要的檔案采取掃描的方式錄入計算機檔案系統，實現雙重管理，從而有效提高檔案的保密性和安全性。對于部分需要永久保存的檔案，工作人員重點對此類檔案進行科學合理安排，減少此類檔案的移動頻率，避免對其造成損害。

（二）加強檔案管理工作的服務創新。為提高檔案管理工作的科學化水平，在工作過程中需要對服務內容進行創新，優化檔案管理基本理念。對此，我國某地區的國有企業在進行檔案管理工作時，專門制定完善的檔案管理條例，對工作人員進行創新服務培訓，加強檔案管理力度。該國有企業首先要求相關部門在進行檔案管理工作時，提高整體的服務水平，加強檔案管理力度。針對傳統檔案管理中容易出現的散漫現象，利用較為完善和系統的管理服務理念進行創新，滿足不同領域和群體對于檔案資源的需求內容。其次，對于檔案文件等相關資源進行高效整合和統一管理，將重要資料進行備份管理，確保檔案的完整性。最后，該企業還制定了《檔案管理系統規范》，利用明確的管理策略和指導思想，提高檔案管理工作人員的技術水平和工作能力。

（三）提高檔案管理科學技術水平。隨著計算機信息化技術和互聯網技術的不斷深入發展，在社會領域的方方面面都已經擴大了對計算機互聯網信息技術的應用。在檔案管理領域，通過利用先進的科學技術，研發相應的管理設備，能有效促進檔案管理工作的規范化和科學化。例如，我國某地區的國有企業在進行檔案管理時，應用了目前較為先進的高速掃描儀設備以及計算機硬盤技術，有利于全面提高企業的檔案管理科學化水平。在進行檔案收錄工作中，通過將收取來的檔案進行分類整理，最后統一錄入到電子計算機檔案管理系統當中，不但能提高檔案整理錄入的速度，還為日后調取查詢檔案提供了方便。擺脫了傳統企業利用紙質作為檔案載體和表現形式環節中容易出現的信息缺失等問題，提高檔案管理的有效性，為我國其他領域的檔案管理做先進示范作用，全面提高我國檔案管理工作的科學化水平。

三、總結

綜上所述，檔案管理工作會隨著人們的工作和生活方式的改變而改變，當人們工作形式不斷朝向標準化和規范化方向邁進的同時，檔案管理也將逐步實現現代化和科學化。創新檔案管理形式，探索檔案管理科學發展的道路是社會發展的必然趨勢，提高檔案管理的科學化水平，能為我國相關領域工作實現高效發展奠定堅實的基礎，最終推動我國經濟建設全面發展。

【參考文獻】

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