事業單位檔案管理存在的問題和對策

李麗

【摘要】在事業單位的發展中，檔案管理占據重要位置，直接關系著單位的工作效率和未來發展。對此有必要加大研究力度，改變檔案管理觀念，加強檔案管理力度，在不斷提高檔案管理效率的同時為事業單位實現良好的發展奠定基礎。

【關鍵詞】事業單位；檔案管理；信息化

事業單位的檔案管理工作主要是對單位相關資料進行收集、整理、統計、存儲、編輯、分析和處理，主要的作用就是為相關業務的處理提供依據，在事業單位的發展中有著重要影響。對此，有必要加大此方面的研究，全面分析存在的問題，并針對實際情況選擇合理的措施予以解決，從根本上提高檔案管理效率，使其更好地為單位服務。

一、事業單位檔案管理的意義

檔案管理的過程中包括信息收集、分類、整理、記錄、使用等一系列工作，信息化時代的到來決定著這些工作都要采用信息化手段來完成。檔案管理對于事業單位來說屬于一項基礎性工作，要想得到長久的發展，高效的檔案管理工作是必備的條件。對此，相關部門必須要對此予以高度重視，強化檔案管理手段，將信息化作為單位發展的必然趨勢，有效利用高科技信息技術，這樣才能促進其健康、長久、穩定地發展。

二、事業單位檔案管理存在的問題

檔案管理工作具有一定的綜合性。隨著經濟的不斷發展，傳統的檔案管理手段已經逐漸無法適應社會需求，導致事業單位在進行檔案管理的過程中逐漸顯現出了更多的問題，具體如下：

（一）檔案管理制度不夠完善。從眼下來看，很多事業單位在檔案管理制度方面存在問題。一些單位沒建立檔案管理制度，另一些單位雖然建立了制度，但只是表現在形式上，并未嚴格執行。導致檔案隨意堆積在一起，經常出現丟失、殘缺的現象。除此之外，對于檔案也沒有進行嚴格處理，手續不全，經常出現有借無還問題。還有一些人員為了一己私利對檔案數據進行擅自更改，降低了檔案資料的真實性。

（二）檔案管理手段不夠先進。傳統檔案管理中對于檔案資料的管理主要以紙質的方式為主，由于檔案數據信息涉及到的內容廣泛，信息量較大，自然而然就增加了信息儲存的難度。經常出現紙質檔案易受潮、發霉等問題，因此必須要定期進行查看和整理，所以存儲的時間也較短。而且由于內容較多，所以檔案準確性和完整性也就難以得到保證，同時也在很大程度上增加了人們查找信息和閱讀信息的難度。

（三）檔案管理人員專業水平較差。要想提高檔案管理效率，檔案管理人員的專業水平和職業素質是重要的影響因素。但是從目前的情況來看，如今的事業單位檔案管理人才比較匱乏。專業水平差、職業素質低的人員比比皆是，各方面都無法滿足實際標準。在工作的過程中沒有責任心，態度較差，積極性也不是很高，不利于檔案管理工作的正常開展。

三、加強事業單位檔案管理的有效途徑

（一）強化對檔案管理的認識。要想最大程度上提高事業單位的檔案管理效率，首先要做的就是強化對檔案管理的認識，管理層要予以高度重視，基層則要明確自身職責。同時做好相關宣傳，全面貫徹檔案管理知識，強化檔案管理人員的服務意識，不斷提高檔案管理的效率。

（二）建立科學的檔案管理信息系統。提高檔案管理效率的最有效途徑就是創新管理手段，改變管理觀念。眼下計算機技術發展迅速，事業單位可以將其適當應用在檔案管理中，建立科學的檔案管理信息系統，實現檔案信息化管理，不僅可以有效減少人工工作量，也可以提高檔案管理效率。具體如下：1.建設存量檔案全文數據庫。根據單位的實際情況建檔案全文數據庫，對紙質檔案進行數字化處理，轉變成其他格式存儲在數據庫中。對于光盤類的文件，應該注意其格式的規范性，然后統一進行歸檔處理。2.建設專題數據庫。建立專門的檔案網站，利用其發布一些重要信息，同時也可以方便用戶檢索信息。通過這個網站的建設發布信息的時候可以不受任何限制。3.建設完善的信息安全保密體系。加強應用系統以及數據庫的安全建設，加強保密管理，避免數據信息遭到竊取和流失。

（三）建立完善的檔案管理制度。根據自身實際情況加強檔案管理工作的監督和控制，制定專門的管理制度，并保證嚴格執行，出現問題立即調整和完善。同時建立完善的賞罰機制，加強檔案管理人員的監督和管理，表現優秀的人員自然要予以褒獎，表現較差的人員要適當處罰和教育。保證檔案管理工作的規范性和標準性。

（四）加強檔案管理人員的管理。1.嚴格招聘檔案管理人員，盡可能招納業務技術過硬的管理人才，堅持持證上崗。2.加強專業培訓。對檔案管理人員進行培訓，規范流程，保證每一名工作人員都能熟悉并掌握檔案管理相關知識，同時也要不斷提高員工的計算機水平，加強檔案管理信息系統的監督和管理，有效地封堵漏洞，以免檔案信息被盜用。3.實施素質教育。注重對檔案管理人員職業道德素質的培養，使其不斷完善自己、強化自己，端正工作態度，始終保持良好的工作狀態。

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