新時期事業單位檔案管理創新思路的分析

張利萍

【摘要】隨著國家政治體制的不斷深入發展，行政事業單位需要對檔案進行科學有效的管理，以適應人才不斷流動的需求，從而促進行政事業單位整體工作的合理有序進行。本文針對當前事業單位檔案管理現狀中存在的一些問題，提出了加強檔案管理重視程度、明確檔案管理人員職責，以及推動檔案信息現代化的管理建議，旨在為新時期事業單位檔案管理提供一些思路新穎的借鑒。

【關鍵詞】事業單位；檔案管理；信息化

行政事業單位要想讓工作效率有所提高，需要兼顧到其中可能涉及到的方方面面的工作，尤其要重視對檔案文件的科學化管理，從而促進事業單位的工作協調有序進行。檔案管理工作涉及到信息收集、整理和分析的一系列工作，要想使復雜的管理工作運行得有條不紊，就要保證檔案管理的創新措施立足于實踐，并且能夠適應新時期事業單位的發展創新需求，將創新改革工作落到實處。

一、當前事業單位檔案管理現狀

當前的事業單位中還存在著相關人員對《檔案法》《檔案管理辦法》等法律法規貫徹落實不到位的現狀，其中一些檔案管理人員缺乏業務素養，對自身工作的重要性認識不到位，出現消極怠工狀況，導致檔案整理和收集工作的整體進程緩慢，出現分類不夠精細、保存不夠妥善的亂象，并且還存在個別單位私自銷毀或者丟棄本應保存的檔案文件現象，嚴重限制了檔案歸納管理工作的效率。而一些事業單位領導長期以來對檔案管理工作不夠重視，撥放專項管理資金流程緩慢，也使得存放檔案文件資料的基礎設施非常簡陋，對重要文件檔案的保護設備配置不夠完善，個別單位甚至將具有機密性的檔案存放在臟亂的雜物間，而且存放之前沒有進行過歸檔整理，使其隨時面臨著易燃的安全隱患。在事業單位檔案信息日益繁雜的情況下，檔案的管理方式卻依然停留在以往的陳舊落后階段，重要檔案無法及時進行裝訂和歸檔，使得具備的資源信息被忽視和破壞，導致了檔案管理本該是事業單位資源管理體系中的重要一環，卻長期處于被忽視被遺忘的狀態。

二、新時期事業單位檔案管理的創新

（一）加強檔案管理重視程度。行政事業單位的領導要重視檔案管理工作，可以從本單位檔案管理的實際情況出發，為檔案管理人員制定檔案管理的日常工作目標和任務，增加對檔案存放記錄的檢查次數，要求收上來的檔案必須在短時間內完成有效的整理和收納工作，保護檔案管理人員在工作中的合法權益，激發檔案管理人員的工作積極性，可以不定時邀請管理人員針對實際工作情況對檔案的管理創新提出建議。事業單位還可以組織相關人員做好檔案的保密工作，撥出相關資金用以進行檔案室的修葺完善，為檔案建立一個干凈安全的存放場所，從而為管理人員即將進行的檔案分類收錄工作提供便利。促使單位人員明確檔案工作的重要性，在需要交納自己檔案的時候先自行做好整理工作，為管理人員的收錄管理工作提供便利，另外要加強對出入檔案室的人員、查看或者借出檔案的人員進行登記，做好檔案保護工作。

（二）明確檔案管理人員職責。新時期的檔案管理任務極為重要，加強對檔案管理人員的業務能力培養，對管理人員明確自身工作職責，提高工作中的檔案管理效率有著至關重要的意義。行政機關單位領導要注重創新對檔案管理工作人員的培訓機制，培訓檔案管理人員對各部門各種性質的檔案文件，進行科學有效的分類再存檔，為日后的人員流動進行調檔工作提供便利。例如：某事業機關存在檔案管理人員業務能力差的現狀，領導會不定時組織檔案管理人員進行業務知識的“充電”，參考學習其他事業單位的檔案管理工作先進措施做法，并為檔案管理的創新思路提出自己的見解，提高了檔案管理人員的業務素養，提升了管理人員的工作積極性。通過學習其他單位先進的檔案管理方法，可以激發管理人員的創新積極性，督促檔案管理人員明確自身職責，強化專業知識和基本技能，不斷適應檔案管理新時期對管理人員提出的新要求。

（三）推動檔案信息現代化。在互聯網已經融入工作生活方方面面的時代大背景下，檔案管理的發展趨勢也要邁上信息化道路。檔案管理人員需要借助計算機技術手段來進行檔案的數字化發展，加快檔案管理的現代化管理進程。例如：面對以往采用手記筆錄的檔案歸檔方式，對檔案進行分類查找極為不便的情況，一些行政機關單位開始借助聲像技術、光盤技術，來實現對檔案入檔的備忘記錄，以及快速進行分類歸檔，查找起來只需要輸入指定信息，就可快速拿到需要的檔案文件，提高了檔案文件中重要資源的利用價值。通過網絡技術化手段，在對重要性文件進行存檔管理時還可以設置文件機密性保護，從檔案的管理和保密兩個方面進行存檔，做到檔案存檔時有效率、調檔時有速度、機密性有保護的管理工作，對行政事業單位中的國家級檔案材料進行數字化歸檔，對日后實現聯網異地調檔有著重要的意義。

三、結束語

總而言之，當前的行政事業單位檔案管理中存在的不利現狀，限制了對管理人員檔案文件的創新性管理。在新時期對檔案管理的服務職能提升有所要求的形勢下，行政事業單位的檔案管理工作要從管理人員到檔案歸檔都進行規劃創新，強化檔案管理的新理念，優化檔案人員的管理水平，從而建立科學完善的檔案管理機制，保證事業單位的檔案管理工作能夠更好地服務大眾。

【參考文獻】

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[2]李鳳娟，牛穎.關于事業單位人事檔案管理創新思路的探討[J].黑龍江史志，2015（01）：272.