論移動辦公對傳統辦公方式的影響

練仕 許娜

[摘 要]隨著智能手機以及第四代網絡通訊技術的發展，移動互聯網快速發展，各大互聯網公司紛紛推出不同功能定位的手機APP，如微信、滴滴、手機淘寶，等等。同樣，移動互聯網也改變了傳統的辦公模式，也可以說，移動互聯網的誕生，推動辦公進入了移動辦公時代。移動辦公領域是一個新生的領域，很多公司都在此躍躍欲試，推出了不同風格的移動辦公手機APP，準備掀起一陣浪潮，盯盯便是眾多APP中的一個。移動辦公浪潮興起，必然會對傳統辦公帶來沖擊與影響，本文就以盯盯為例，論述移動辦公帶來的影響。

[關鍵詞]移動互聯網；移動辦公；盯盯

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.04.018

[中圖分類號]TP399 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）04-00-02

1 移動辦公誕生的背景

在移動互聯網如此發達的今天，如何解決辦公中的效率問題、溝通問題成了職場人士關注的焦點。在此背景下，有許多公司紛紛推出移動辦公軟件來解決“效率低下”這一問題，由此誕生了移動辦公這一概念。而到了今天，移動辦公已日趨成熟，在完善移動OA功能的同時，各大軟件的開發者也開始注重軟件的體驗和數據的安全性等。

2 移動辦公的優勢

相比起傳統的辦公方式，移動辦公有著巨大的優勢。首先，它不受辦公場所的限制，同時也能減少同事之間的交流成本和摩擦。對于緊急事件或者會議的召開，也可以采取遠程協作的方式，這樣既節省了時間又提高了工作效率，還免去了人們攜帶體積較大的筆記本電腦的麻煩，即使在下班時候也可以很方便地處理一些緊急事務。其次，移動辦公還能集合傳統OA的功能，將傳統電腦辦公流程或者紙質辦公流程內置于手機APP中，可以隨時隨地審批公文、查閱公告，實現無紙化辦公，節約辦公成本，實現低碳辦公。相比起傳統辦公方式，移動辦公軟件還可以借助于手機的定位系統，實現下屬位置的定位或實時查看下屬位置，這是傳統辦公無法實現的。最后，移動辦公最大的優勢就是其的設計流程體現著以用戶為中心的核心價值，可以針對不同的用戶需求實現專業化的定制開發。從功能到UI界面，甚至是細節性的用戶體驗，無不體現者移動辦公的優勢。

3 盯盯及其對傳統辦公方式的影響

3.1 盯盯簡介

盯盯是一款移動辦公手機APP，致力于解決辦公中效率低下的問題。為解決這些問題，盯盯開發了任務、審批、匯報、輕呼、簽到，以及消息和公告的已讀未讀提醒等功能。在解決效率低下問題的同時，還致力于“解放天下領導”，自動進行任務提醒，智能導出工作表格，將督促下屬執行和匯報工作的任務放在了手機上。只需要輕輕一點，即可實現考勤數據、報表，工作記錄的自動生成。同時，盯盯還是全新的生產力工具，獨家打造的記事本，告別了開會必帶紙和筆的傳統模式，只需要打開盯盯，編輯文字或者選擇錄音，隨時隨地可以記錄自己的創作靈感。

3.2 盯盯對傳統辦公方式的影響

3.2.1 “簽到”替代了傳統打卡機

盯盯將考勤搬到了手機上，借助手機自帶的定位功能以及第三方軟件提供的地圖，可以實現精準的定位。對于上下班考勤來說，該功能可以代替打卡機，為公司節省一部分開支的同時也可以有效地避免上下班擁擠打卡現象的產生。該功能的最大優勢就是定位準而且不可人為修改定位位置，這對于領導銷售團隊的主管來說是一個巨大的福音，也可以說是一個革命性的變革。當領導有查看下屬位置的需求時，以往可能會是打電話查崗，現在只需要借助盯盯發送一個指令，就可以準確知道對方位置，從而有更多的時間來潛心研究公司或者項目的發展方向而不是斡旋于員工有沒有到達指定地點拜訪客戶或者別的工作。

3.2.2 “任務”替代了郵件派活

在國外，郵件溝通是工作中安排任務的主要方式。在國內有部分企業也沿用了國外的這種工作習慣，但是郵件最大的弊端就是不能實現及時的提醒與追蹤，無法及時獲取任務的進度。而且，郵件的及時性很低，這就會拉低整個團隊的工作效率，也無法避免任務執行者拖延任務行為的產生，一旦拖延起來，會影響整個項目的工作進展，甚至影響公司長遠利益。而移動辦公，可以將任務放在手機上進行，不僅可以實現任務及時的上傳下達，還可以追蹤任務的進度。借助手機的提醒，可以對拖延任務者進行不間斷的提醒，最大限度保障工作的效率。此外，還能對任務的重復性進行設置，這對于機械性的工作是一個福音，只需一次設置，就可永久“獲利”。在融合移動辦公對任務不間斷提醒的同時，盯盯還將匯報嵌入任務中，為追蹤任務的進度提供了方便，拒絕任何一個拖延和偷懶的可能，增強執行力。就工作的安排和提醒這一方面來說，移動辦公做到了傳統辦公方式無法做到的智能化監督，督促員工高效地完成工作。

3.2.3 “審批”替代了紙質單據

在企業的辦公流程中，審批是非常重要的一環。某種意義上，審批的流程是否合理，審批的效率是否高效，對企業的發展有著重大的影響。

將辦公室裝進口袋里、隨時隨地可以查閱匯報，審批公文。這在以往的審批中是不敢想象的，但是移動辦公則可以輕松地將此實現。以費用的報銷為例，以往要挨個找領導進行簽字審批，但是現在，盯盯將這一流程放到了手機上，工作人員不必再拿著發票跑辦公室，只需要將發票拍照，作為附件上傳至審批中，發送給領導即可。隨時隨地都可以發審批，領導也隨時隨地都可以看審批。這對于辦公效率的提高具有重大的意義，減少了不必要的跑腿和審批簽字環節，可以節約時間。同時，也能減少紙質文件的使用，節約資源，減少公司辦公成本，實現無紙化辦公、低碳辦公。

3.2.4 “記事本”替代了“爛筆頭”

“好記性不如爛筆頭”，曾經，筆記本和筆是辦公人士開會時的標配。盯盯帶有的記事本功能，完全可以將筆記本代替。開會時只需打開盯盯，就可以記錄會議內容，如果不想打字，只需要打開錄音，調到會議模式。插入圖片和附件即可將整個會議完整地記錄在軟件內，隨時隨地都可以重溫會議內容，不錯過任何一個重點。所以在移動辦公時代，軟件就成了筆記本和錄音筆的集合體。相比起傳統的筆記本，軟件有著得天獨厚的優勢，例如，易于保存、輸入速度快、準確率高。隨著語音識別技術的不斷發展，盯盯完全能夠做到實時地將人們說話的聲音直接轉換文字，也許以往需要寫一個小時的一篇文章，現在只需要說5分鐘就可以完成。

記事本還承載著“生產力工具”的職能，在以往的辦公中，腦海中有新的想法會先找一支筆記錄下來，可是時間久了，就會忘記自己所記的東西在哪。移動辦公則不同，隨時都可以將新的靈感記在軟件里，在需要查閱時，打開軟件搜索關鍵字即可，可以大大節省時間，提高效率。

3.2.5 “消息已閱”保證上傳下達的效率

“時間就是金錢，效率就是生命”，這是1980年深圳市蛇口工業區創始人袁庚率先提出的口號。效率就是企業的生命，傳統的辦公方式，下發通知也許只是發布一個公告或者群郵件，這種方式最大的弊端是無法準確地知道公司員工到底有沒有查看公告的內容。企業領導者需要第一時間將公司的決策或戰略方向傳達至所有人，消息閱讀的及時性是制約著上傳下達效率的主要因素。移動辦公則不會存在這樣的問題，因為所有的公告都是在軟件上完成，下發公告有提醒，公告消息已閱或未閱都會有明確的狀態展示，可以第一時間定位到哪位員工沒有查閱公告。這就解決了上傳下達中的及時性問題，從而提高了辦公效率。

3.2.6 “輕呼”代替了打電話

在辦公室中“叫人”與“找人”是使用比較頻繁的事情，但是在移動辦公軟件誕生以前，找人與叫人的方式多數是打電話。在互聯網如此發展的今天，使用打電話叫人不僅沒能跟隨時代的進步，還會增加企業的成本投入。在移動辦公中，如何方便快捷地叫人成為了一種新的需求。“輕呼”是盯盯中的一個叫人工具，借助于網絡通信可以實現找人與叫人，相比打電話，網絡呼叫叫人具有輕便、快速、免費的優勢。

4 結 語

移動辦公在提升工作和溝通協同效率、為個人和團隊注入激情、為企業減少辦公成本方面發揮著巨大作用。2015年李克強總理提出了“互聯網+”行動計劃，此后互聯網+傳統行業迅速發展。現在以智能手機終端為載體的移動互聯網已經滲透進各行各業，在辦公領域，移動辦公也對各行各業的工作方式產生了巨大的影響，甚至改變了人們的工作習慣。緊隨用戶，以用戶為中心的設計理念已經讓移動辦公在各行各業的辦公中掀起了一陣浪潮，而且隨著技術的發展以及人才的不斷增加，這種浪潮還會繼續升溫。移動辦公不僅是一場“工作方式的革命”，對于企業更是一場管理模式的“革新”。

但不可否認的是，作為新興的領域，移動辦公也存在著很多的局限性，如數據安全、服務器的承載能力、行業人才匱乏，等等。但是隨著云安全技術的不斷發展，以及各大APP研發者對移動辦公的重視與投入，筆者有足夠的理由相信，未來的移動辦公終將會以更人性化、更安全的設計，來取代傳統的辦公方式，并為人們的辦公帶來諸多的便利。

主要參考文獻

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