電力企業公文起草及處理的注意事項

王祖濤

公文是企業在實施管理和領導過程中所形成的具有特定或法定效力的規范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的路線方針政策以及上級公司和企業工作部署、發布規章和措施、請示和答復問題、安排生產經營活動、布置和商洽工作、報告情況、交流經驗的重要工具。公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全、規范。目前，在實際應用過程中，筆者發現，在公文處理的時效性、安全性和準確性等方面，企業各部門保持較好，但在規范性方面還存在較大差距，在一定程度上影響了公文處理的效率。下面，從公文起草和處理的常見問題入手，闡述一下相關注意事項。

一、公文起草的相關內容要求

目前電力企業各基層部門發送的公文很多存在內容不規范的現象，應注意以下細節和要求：

1.符合國家的法律、法規和方針、政策，符合電力工業的實際情況和公司的具體情況，符合公司的有關規定。一定要注意杜絕違規內容的出現。

2.情況屬實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短，避免錯別字。擬稿人和各級領導要把好關口。要注意語言的規范，使用書面語言，特別是會議紀要，較多存在口語化現象，照錄領導原話，如“××部門要將××設備捋一捋”，可改成“××部門要對××設備進行一次全面梳理”。會議紀要不是會議記錄，沒必要把會上每個人的講話都原文記載，對會議的要素、主要工作安排記錄清楚即可。

3.人名、地名、數字、引文準確。日期應寫具體的年月日，如“17年”是錯誤的，應為“2017年”；引用公文應先引發文機關，再引標題，最后引發文字號，并加括號，如“根據《中共中央組織部辦公廳關于進一步規范黨費工作的通知》（組電明字〔2017〕5號）”；使用簡稱時，一般先用全稱，并注明簡稱；使用英文字母縮寫時，應先用中文全稱，并注明英文縮寫。

4.必須使用國家法定計量單位。

5.公文中的數字，除部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語等必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼。

6.要選擇正確的文種。如“請示”不能誤為“申請”，無隸屬關系行文應選擇“函”而不能為“報告”。

7.目前企業公文系統發文模版粘貼文檔后，格式會發生較大變化。為不影響核稿審查，擬稿人擬稿時要去掉文件中的自動編號、超鏈接等，對公文的字體、字號、行距、字距按標準格式進行調整，字距為標準并取消對齊網格，特別是公文中的框圖、表格等，要保持原有格式。

8.起草應用文公文要注意站位。部門在起草黨委文件、企業文件或代表企業進行工作匯報、經驗交流、表態發言時，要注意不能站在部門的角度，要從企業的角度組織材料。

二、公文起草的格式要求

除公文內容外，公文格式的規范性也非常重要，主要應注意以下幾點：

1.材料標題由發文單位名稱、事由和文種組成（順序不能顛倒，企業內行文不加發文單位名稱），字體為“方正小標宋體簡體”二號（不加粗），居中，呈梯形或倒梯形布置，一般不超過50個字（三行）。結構層次序數：第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。如果層次少于兩級，第一層為“一、”，第二次可為“1.”。材料正文中的第一層標題用“黑體”三號（不加粗），第二層標題用“楷體”三號加粗，第三層標題用“仿宋”三號加粗。

2.正文內容字體為“仿宋_GB2312，三號，不加粗”，首行縮進2字符，報送材料每頁22行，每行28個字。公文系統里面的頁邊距已設置為上37mm、下35mm、左28mm、右26mm。OA下發的通知、通報類等材料可設置為上37mm、下28mm、左25mm、右25mm（不同材料可采用不同的頁面設置，僅供參考），行間距一般為固定值28磅，文字顏色均為黑色。

3.材料中的表格要居中，盡量使同一表格在同一頁面內，保持表格中的內容完整性，跨頁時表頭重復顯示，行高為最小值。字體選用“宋體，五號或小四”，單倍行距，表頭加粗，字數較少時橫向縱向均居中，字數較多時靠左居中。

4.材料要插入頁碼。頁碼設置為頁面底端外側顯示，用4號“宋體”，數字左右各放一條一字線。

5.應用文公文如有附件，應在正文之后，成文日期之前注明附件的順序和名稱，附件名稱后不加標點符號。正文中附件的名稱、順序要與附件中附件名稱、順序完全一致。如有多個附件，序號應用阿拉伯數字，并縱向排列。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。

6.成文日期用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應當標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），右空四字編排。如“二○一七年四月二十九日”是錯誤的，應為“2017年4月29日”。

三、公文處理注意事項

1.公文中的主送單位、抄送單位名稱必須為單位全稱或規范簡稱、統稱。如“××××電力股份有限公司”，可簡稱為“××××公司”，不能稱為“××××電力公司”。最好是使用標準的全稱。擬稿時如不確定，可以電話查詢或上官方網站查詢。

2.關于有保密要求的公文，按“涉密不上網，上網不涉密”的最新規定，牽扯到秘密的文件，一律走紙質公文。

4.緊急公文，應根據緊急程度，用三號黑體字，在公文左上角標注“急”“特急”。

5.應用文公文的標題應準確、簡要地概括公文的主要內容，并標明公文種類，除法規、規章名稱加書名號外，標題中一般不用標點符號。

6.要明確發文范圍。凡是成立企業層面領導機構，有企業領導擔任組長或副組長的公文，要報分管企業領導同意，經企業領導研究后，方可成立相應機構和人員。行文時，要行企業層面的公文，不可行部室公文；通過OA下發通知時，落款要為企業名稱，不可為部門名稱。

7.向國家部委、省政府行文時，要嚴格公文格式、程序，需經上級公司行文后，方可對外報送，禁止越級行文。如確實因工作時間的需要，要與對口的上級公司部門匯報，征得同意，并請上級公司對口部門與公司分管領導、總經部（辦公室）做好溝通。

8.會議紀要的發放范圍，如果不是企業范圍的下發，就不要籠統抄送為各有關部門，擬稿人在起草紀要時就要把所要下發的部門明確列出。

9.公文的流轉程序為擬稿—部門領導審核—送核稿—辦公室核稿—審查—簽發。通常在送核稿這一環節容易出錯，應該發送給文書，不要直接發送給核稿人。

總之，電力企業各級單位、部門公文起草人和部門負責人要高度重視公文管理，嚴格按照上述要求起草相關文件，并按權限分級把關，確保格式、內容、流程規范，從而提高公文質量，提升管理效率。