新時期基建工程檔案管理工作方法思路探究

周仕博

陜西延長石油榆林煤化有限公司 陜西 榆林 719000

正文：

引言：基建工程，顧名思義指的是基礎設施建設工程，他包含了建筑主體的建設以及附屬基礎設施的建設等。由于基建工程是由建設方、施工方、監理方、設計方和勘察方五方主體共同參與建設，這就導致了基建工程檔案的復雜性和龐大性。而在新時代的背景下我們要學會運用新型的檔案管理模式去進行管理。

一、基建工程檔案管理的重要性

國家規定，從基建工程的立項審批、設計文件的出圖、后期施工以及竣工驗收中所產出的文件都必須按照規范要求進行裝訂分類[1]。那么如何做好基建工程的檔案管理就顯得尤為重要了。當一批施工材料進場的時候，我們需要查看這些材料是否具有國家規范所規定的合格證，并將這些證書進行歸檔方便后期的查閱；當一支施工隊伍進場的時候我們需要按照規定檢查他們是否有上崗證，是否有購買保險等憑證，我們也需要將這些資料歸納整理；在項目開工時我們需要用這些資料去進行開工申請，在項目竣工的時候我們也需要用這些資料去進行竣工驗收。所以說檔案是基建工程的重要資產，是我們施工的依據也是我們遵紀守法的證明。通常，一個基建項目周期一般較長，特別是房建項目，往往一個項目都需要為期三至五年之久，那么在這個時間段內會產生大量的資料，如何正確妥善地管理這些資料成為了每個建設主體部門都應該思考的問題。

二、新時期背景下傳統檔案管理的弊端

隨著時代的高速發展，傳統的基建工程檔案管理方法的弊端已經越來越突出，傳統基建工程檔案普遍存在完整性不高，真實度不準確的問題。導致這類問題最主要的原因就是因為企業缺乏具有新時代領先思維的檔案管理人才。以前在施工過程中，往往很難明確哪些地方需要檔案記錄，哪些地方需要提供確切的資料。由于管理人員的不專業，常常會導致檔案文件的擺放混亂，甚至是重要文件丟失的現象。更是由于企業對于檔案管理的不重視，很多并不具備專業的檔案管理知識的員工也會參與到檔案管理中，為了避免麻煩的出現他們往往會進行檔案的部分偽造，例如很多施工方的審批文件需要監理方的總監進行審核簽字，但是由于總監不在現場或者是去監理公司的路途遙遠，于是他們就自己偽造總監的字跡進行簽字確認，這就導致了檔案的不真實性，對基建工程的管理和施工均會造成嚴重影響。

三、提升檔案管理人員的技能

新時期是互聯網的天下，為了能夠將復雜、龐大且周期較長的基建工程檔案更好的進行管理,我們要提升檔案管理人員的技能，要學會將傳統的檔案管理技巧過渡到信息化檔案管理中來。

那么什么是信息化檔案管理技巧呢。顧名思義，信息化檔案管理就是將我們施工中所記錄的所有文件都錄入到系統中去，通過大數據的方式進行一個歸納和整理，并且能夠實現資源的共享，供施工、建設、監理、設計以及勘察五方主體同時進行查閱。一來使檔案的管理變得更加規范和細致，二來也將檔案的存取和查閱變得更加方便，更不會因為時間的流逝而有字跡模糊、頁面缺失等問題的產生。要想做好數字化管理工作，我們需要從硬件設施方面進行準備。如今社會進入了高速發展的階段，我們也應該在基建工程的項目上配備齊全的計算機、打印機以及掃描儀等設備。在處理系統方面，我們可以選擇業內口碑良好的大數據公司進行合作，例如阿里巴巴的阿里云大數據就非常值得信賴，在全國大數據用戶覆蓋量中排名第二。其次，在配備完硬件設置之后我們還需要的就是教導我們的檔案管理人員一些信息化的操作技巧，例如如何進行圖片的編輯，如何進行系統文件的備份以及其他相關的信息技術。

筆者作為檔案管理人員印象最深的就是圖片的編輯技術和電腦的自動分類。以前在項目上管理資料的時候，五方主體的資料都是用的同一種白紙，這樣有時放在一起就會非常難以辨認，常常會出現資料裝訂錯誤的情況。自從國家開始推進信息化工程管理技術之后，我們的檔案都是直接備份在電腦里面的，可以從“我的電腦”中分別新建幾個文件夾進行分開保存，不光如此，圖片編輯技術還能夠將各方主題的資料區分開來：在每頁紙的上方都會有對應公司的LOGO，而且頁面上的內容也統一為電腦所打印的字體，讓人一目了然。以前每次領導下來檢查需要查閱資料的時候筆者都是需要提前幾天熟悉資料的位置才能夠迅速拿出，而現在用了信息化檔案管理之后，只需要提前幾分鐘在文件夾里搜索對應的科目，就能夠把相應的文件找尋出來了，可謂是大大提升了筆者的工作效率。

四、提升檔案管理人員的素質

當然，僅僅是學習信息化的管理技術是不夠的，我們還需要提升檔案管理人員的素質，因為機器再先進也畢竟是人為操作的。一個合格的檔案管理人員需要具備的是一個良好的思想道德修養、一個良好的身體狀態和一個積極向上的工作態度及熟練的專業知識。首先，筆者認為在進行招募的時候就應該提升檔案管理的門檻并且配備與之對應的薪資。以前很多人會覺得檔案管理是一個沒有技術含量的工作，故在招募工作人員的時候也沒有過多的要求。但是現在隨著信息化檔案管理方法的普及，檔案管理成為了一個技術含量相對而言更高的工作[2]。不僅如此，信息化檔案管理人員除了要具備相應的信息化知識以外，還要擁有一個良好的學習能力、協調能力和自制力才行。良好的學習能力主要是用于適應這日新月異發展的社會，優秀的協調能力則是用于各主體與主體之間檔案方面的對接和交流，而出色的自制力則是用于檔案管理人員對于自身的約束，畢竟能力越大責任越大。綜上而言，一個優秀的檔案管理人員必須具備這三方面的素質，缺一不可。

五、信息化檔案管理的局限性

信息化檔案管理并非十全十美，還是具有一定的局限性。這個局限性主要體現在安全隱患問題上。雖說我們利用了互聯網以及大數據將檔案的歸納和管理變得更加方便快捷，但是我們也將我們檔案的“大門”顯現在了互聯網之中。開放的網絡環境有可能會導致一些不法分子利用黑客進行攻擊，畢竟我們不是專業的計算機人士，對于這種攻擊往往無能為力。同時在日常生活中，P圖軟件的盛行也有可能會導致圖文被篡改的風險，所以我們對于別人發來的圖文真實性也無法準確的判斷。所以說從事信息化檔案管理的工作人員一定要對它的局限性有所了解，在日常的工作過程中引起重視。

六、結束語

在新時代的背景下，基建工程檔案管理這份工作的專業度和重視度都有所提升，未來更好、更強的信息化管理方法的出現是必然的，我們要順應科學的發展，提升自己的知識和素質，隨著社會一起共同成長！