淺談文書檔案計算機管理的利弊

黃真

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）11-000-01

摘 要 文書檔案管理作為檔案管理的重要組成部分，對于整個企業和社會的發展具有十分重要的作用和意義。將計算機應用在文書檔案中，能夠綜合的處理其中的很多相應的問題。隨著我國經濟的快速發展，計算機的發展速度很快，很多新型的計算機軟件全面提升了文書檔案管理的水平，對于我國文書檔案管理，具有十分重要的作用和意義。筆者通過對計算機管理在文書檔案管理中的應用進行了相應的分析，對于其中存在的一些相應的問題提出了針對性的處理方法和措施。

關鍵詞 檔案管理 文書檔案 管理制度

一、計算機管理在文書檔案管理中的優越性

（一）具有一定的便捷性

對于傳統的文書檔案管理來說，一般是工作人員的手寫完成的，對于工作人員來說，需要具有較好的字跡，而且不允許出現錯別字。因此傳統的文書檔案容易導致浪費很多人力，而且對于資料檔案的可靠性和準確性，都會有一定的影響，很多工作人員的日常工作壓力比較大。隨著計算機計算的廣泛使用，傳統的手書方式已經開始了全面的轉變，文書檔案管理中使用了計算機，不但提升了文書檔案管理的統一性，而且全面提升了文書檔案管理的便捷性。目前使用計算機，可以在進行檔案查詢的時候不用再去翻閱厚重的檔案袋，直接通過計算機的關鍵詞查詢，就可以獲得相應的檔案內容。計算機在文書檔案管理中的使用，提高了檔案管理單位的科技水平，對于提升全面的檔案管理水平具有重要的作用。

（二）文書檔案中的相關內容都可以和其他人相互共享

對于傳統的文書檔案來說，由于進行管理的時候相對來說比較復雜，所以容易出現資源的單一控制，無法進行相應知識和資源的全面共享，導致很多相應的資源出現了浪費。在文書檔案管理中使用計算機，不但能夠全面提升檔案管理的水平，而且能夠通過計算機網絡，進行全面的文書檔案共享，提升了檔案的利用水平。隨著智能技術的不斷使用，通過計算機網絡已經可以進行全面的文書檔案共享，而且還能夠對檔案的信息進行全面的使用和綜合性的查詢。

（三）文書檔案中運用計算機信息技術可以有效提高管理質量

對于傳統的文書檔案管理來說，進行檔案查詢的時候，需要去翻閱檔案袋，這對于很多檔案內容的快速查詢具有巨大的影響，導致傳統的檔案查閱和管理十分困難。在使用計算機后，可以通過計算機的相應軟件，利用關鍵詞和時間節點進行資料的快速查詢，不但提高了工作的效率，對于檔案的原始性進行保護和管理也具有較好的作用和效果。對于檔案中存在保密的問題，可以通過計算機進行設置，防止出現信息的泄露。

二、計算機一體化文書檔案管理存在的問題

（一）保密性隱患是文書檔案計算機管理中的一大問題

計算機一體化文書檔案管理，最為突出的問題就是保密性隱患的問題。對于文書檔案來說，其本身存在很多相應的安全問題，需要確保文書檔案符合嚴密的檔案保密控制要求。但是在使用計算機后，由于計算機具有較強的信息共享性，在加上計算機的管理容易出現相應的問題。所以文書檔案的管理機制受到了相應的沖擊，很多企業單位的檔案本身就沒有進行嚴密的保密控制，十分容易出現被人隨意修改的問題。所以進行計算機使用的時候，一定要重視對檔案安全性的控制，另外對于檔案的修改，需要使用安全軟件進行全面的控制和管理，提升修改的控制力度。

（二）網絡安全隱患是計算機一體化文書檔案管理中的重大問題

計算機一體化文書管理，是目前最為重要的檔案管理方法，但是計算機用戶的數量增長很快，文書檔案管理容易受到相應計算機網絡用戶的控制和修改，導致出現相應的安全隱患。通過對計算機網絡和計算機文書管理進行分析和研究發現，對文書管理產生巨大安全影響的主要是計算機病毒以及黑客針對文書檔案管理的惡意修改和刪除。

三、對計算機一體化文書檔案管理漏洞的一些應對方法

想要實現計算機一體化文書檔案管理水平的全面提升，需要針對其中存在的安全問題進行相應的合理管理和控制。另外對于文書檔案資料，需要確保其自身的可靠性和真實性。企業自身需要注重計算機網絡安全的重要性，對于計算機檔案管理中心，要設置全面的安全管理控制措施，確保計算機數據庫的日常安全和良好運行。對于進行文書檔案管理的人員，要做好全面的培訓，確保其本身具有良好管理技術。

四、結語

對于計算機技術在文書檔案管理中的應用，到目前為止并沒有達到較為成熟的地步，因此還需要對其中的很多問題進行處理。只有從多個角度對計算機安全使用進行控制和保護，才能夠確保文書檔案管理綜合水平的相應提升。對于文書檔案來說，使用計算機可以提升其自身的工作效率，但是同樣也會導致出現相應的安全問題，只有對這些問題進行針對性的對策處理，才能夠實現計算機在文書檔案的良好使用。

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