高校基建檔案整理過程中的“點、線、面、體”工作思路探討
——以泰山醫(yī)學(xué)院校本部工程項目為例

泰山醫(yī)學(xué)院

正文：

學(xué)校歷史可追溯至創(chuàng)辦于1891年的華美醫(yī)院醫(yī)校，1974年開始獨立辦學(xué)，1981年更名為泰山醫(yī)學(xué)院，教育部"卓越醫(yī)生教育培養(yǎng)計劃"試點高校。[1]2002年，學(xué)校報請上級主管部門獲批教育用地近3000畝，用于校本部建設(shè)。目前，學(xué)校占地3000余畝，校舍建筑面積82萬平方米。其中，校本部一期工程自2002年開工建設(shè)至2004年7月全部交付使用，完成建筑面積30萬平方米；二期工程自2004年8月開工建設(shè)至2005年7月交付使用，完成建筑面積28萬平方米；三期工程自2005年8月開工建設(shè)至今，已完成建筑面積20萬平方米。校本部建設(shè)項目包括：教學(xué)樓、實驗樓、圖書館、學(xué)生宿舍樓、餐廳及生活輔助用房等建筑單體，和道路、橋梁、水電暖等各類地下管線。校區(qū)建設(shè)的不斷發(fā)展，相應(yīng)的基建檔案從無到有，從少到多。本人認(rèn)為，要做好基建檔案整理工作，必須抓住其“點、線、面、體”幾個方面，務(wù)實重質(zhì)。

一、把握原“點”，抓住關(guān)鍵，厘清思路

工程項目建設(shè)過程中形成的檔案資料來源廣泛、內(nèi)容豐富、載體多樣、數(shù)量眾多。一個建筑單體的檔案資料，涵蓋自立項批復(fù)到用地規(guī)劃、人防、環(huán)保、建設(shè)等主管部門核準(zhǔn)，至開工前施工、監(jiān)理等招標(biāo)，辦理規(guī)劃、施工許可等，到工程開工建設(shè)過程中，最后完善各項驗收、辦理竣工備案和不動產(chǎn)權(quán)登記等一系列過程[2]。基建檔案資料看似紛繁，但終究是圍繞某個工程展開的，這就是我們要把握的原點，即“一樓一檔”。

“一樓一檔”是檔案整理工作的基本工作內(nèi)容。“一樓一檔”是否真實、準(zhǔn)確、完整、規(guī)范，是基建檔案整理工作的基礎(chǔ)，是檢驗工作成效的基本標(biāo)尺，它既反映了建筑物單體的基本參數(shù)，也反映著基建管理工作是否有成效。這就要求，在基建檔案基礎(chǔ)資料整理時要細(xì)致、數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確、各類報建手續(xù)及施工過程資料是否符合程序要求、資料是否齊全，這樣形成的基建檔案才是完整的、有效的。可以說，一旦基礎(chǔ)資料出現(xiàn)問題，整個基建檔案的價值也就降低了。因此，從一開始就要高度重視基建檔案資料的形成、收集、整理工作，明確“一樓一檔”資料形成的必備要件、分類項目、格式標(biāo)準(zhǔn)等，依托專職基建檔案管理員的細(xì)致工作和各級檔案管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)，把工作做扎實，為基建檔案整理工作打下堅實基礎(chǔ)。

二、雙“線”并進(jìn)，相互配合，共同完成

基建檔案整理工作是一個系統(tǒng)工程，實行雙線推動，一條線以建設(shè)單位基建管理部門牽頭，以專職檔案員和院辦檔案管理人員為主，勤工助學(xué)學(xué)生為輔，做好檔案的整理、指導(dǎo)和檢查；另一條線由監(jiān)理單位牽頭，由監(jiān)理單位和施工單位的資料員為主，對基建檔案整理工作進(jìn)行組織安排、現(xiàn)場實施、檢查督辦，提供必要的工作保障。以基建檔案資料收集完成為界線，分為三個步驟：第一步以建設(shè)單位基建管理部門為主，建議主管部門在檔案收集期間給予指導(dǎo)、配合工作；第二步以監(jiān)理單位為主，施工單位和設(shè)備供應(yīng)商為輔，因為這一步是項目施工的關(guān)鍵時刻，基建資料往往是第一手資料，有工作聯(lián)系單、簽證單、隱蔽工程驗收單以及施工過程中的影像資料等，相關(guān)部門要積極做好督辦和工作保障，確保工作進(jìn)度和質(zhì)量；第三步以院辦檔案館為主，屬地城建檔案管理部門為輔，相關(guān)部門做好監(jiān)督指導(dǎo)，力求基建檔案的真實性、完整性，為日后維修、改造提供資料支撐。

在以建設(shè)單位基建管理部門牽頭的這條線上，緊扣檔案整理工作的關(guān)鍵點，對各類檔案做到充分吸納。落實各參建單位的責(zé)任，對施工過程中形成的文字、影像和實物（樣品）資料進(jìn)行匯總，以及對施工過程中簽訂的合同、隱蔽工程照片、分部分項工程驗收等資料進(jìn)行收集整理，最后形成以基建管理部門為主，校檔案館、屬地城建檔案館各有側(cè)重的三級檔案資源體系。

在監(jiān)理單位牽頭的這條線上，指導(dǎo)、督促本單位和施工單位及其他參建單位檔案管理人員，對施工現(xiàn)場形成的檔案資料進(jìn)行收集、整理，對施工過程中資料的收集范圍、形成質(zhì)量、整理方法和檔案安全保管等方面的進(jìn)行細(xì)化，確保基建檔案管理工作規(guī)范有序開展。在工作推進(jìn)過程中，應(yīng)成立參建單位檔案資料統(tǒng)籌協(xié)調(diào)小組，防止檔案收集過程中出現(xiàn)缺失，要更深入、更細(xì)致的從源頭上了解施工過程中形成哪些有價值的文件材料必須要收集歸檔；在檔案整理過程中，不定期抽查檔案整理工作，及時進(jìn)行指導(dǎo)，實時糾錯。

三、三“面”兼顧，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，補齊短板

內(nèi)容完整、歸檔齊全、整理規(guī)范的基建檔案，一定程度上體現(xiàn)了基建管理工作的成果，要達(dá)到質(zhì)量要求，就必須嚴(yán)格檔案收集整理的標(biāo)準(zhǔn)。

夯實基本面，要確保準(zhǔn)確性。準(zhǔn)確性是基建檔案合法性、權(quán)威性的基礎(chǔ)和前提。當(dāng)然，這個準(zhǔn)確性依賴于各參建單位檔案管理人員的專業(yè)水平和職業(yè)操守，要選擇專業(yè)能力強、有責(zé)任心的人員，以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度做好這些基礎(chǔ)工作。同時也要防止前期工作本來是認(rèn)真務(wù)實的、準(zhǔn)確的，但在形成資料的過程中因圖省事（代簽）、想當(dāng)然（漏簽）、筆誤（簽證日期）、工作疏漏（人員變動導(dǎo)致交接不暢）而造成錯誤。

細(xì)化管理面，要確保完整性。一是檔案資料的完整性，要對照《建筑工程文件歸檔范圍》，按照“一樓一檔”要求收齊收全，不能有任何遺漏。工作中形成的有保存利用價值的文件材料、聲像實物都必須及時收集歸檔。二是單項內(nèi)容的完整性，譬如項目甩項的，單獨招標(biāo)的工程要依法依規(guī)完善程序，工作資料要齊全，防止遺漏。三是內(nèi)容的一致性，要做到事出有因、因果呼應(yīng)。例如在學(xué)生公寓建設(shè)過程中，設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)大體一致，這就要求我們必須認(rèn)真核對參建單位、參建人員，嚴(yán)格審核把關(guān)，認(rèn)真查看設(shè)計圖紙、坐落朝向，高程和位移與規(guī)劃是否一致、參建人員簽字是否完備，確保資料完整可靠。

提升技術(shù)面，要確保規(guī)范性。一是嚴(yán)格執(zhí)行收集整理目錄和檔案整理規(guī)則，文件材料字跡工整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、信息完整；所有歸檔文件材料要規(guī)范，不得使用易褪色用具、易褪色材料。二是要做到實體檔案與電子檔案并重。對重要檔案和因施工過程中環(huán)境影響等外界不確定因素造成破損的檔案應(yīng)當(dāng)及時數(shù)字化，加工成電子檔案保管，進(jìn)而建立健全基建信息管理系統(tǒng)。[3]之所以這樣做，一方面要便于對現(xiàn)存紙質(zhì)檔案的保護(hù)，減少磨損或丟失的風(fēng)險；另一方面通過建立健全基建信息管理系統(tǒng)，可以逐步實現(xiàn)檔案信息資源共享，充分發(fā)揮檔案的利用價值。三是嚴(yán)格驗收，嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)，制定科學(xué)有效的驗收方案，尤其是在工程決算時對數(shù)據(jù)進(jìn)行邏輯審核，通過后再進(jìn)行下一步工作。

四、整“體”統(tǒng)籌，多方著力，精益求精

基建檔案工作的成果，體現(xiàn)為“三級三類”檔案資源體系，也就是“基建管理部門、校檔案館、屬地城建檔案館”三級保管，紙質(zhì)檔案、電子檔案、其他特殊載體三類檔案同時收集整理，數(shù)量大、時間緊，必須整體統(tǒng)籌。應(yīng)從四個方面加強統(tǒng)籌工作。

上下聯(lián)動，從工作機制上著力。為實現(xiàn)檔案管理與工程建設(shè)工作同步推進(jìn)、協(xié)調(diào)開展，確保項目建設(shè)全過程檔案完整、準(zhǔn)確、規(guī)范和有效利用，基建處設(shè)有專職檔案管理崗位，專門制定了《基建檔案管理員崗位職責(zé)》，負(fù)責(zé)基建檔案收集、整理、歸納和上報工作。處領(lǐng)導(dǎo)和各科室負(fù)責(zé)人分層負(fù)責(zé)對基建檔案整理工作的總體推進(jìn)，校檔案館和屬地城建檔案館負(fù)責(zé)基建檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)。在工程建設(shè)全過程中，各相關(guān)部門積極參與、共同推動的工作機制，確保了基建檔案整理工作順利開展。

同步跟進(jìn)，從工作方式上著力。嚴(yán)格按照住建部下發(fā)的《建筑工程文件歸檔范圍》，在工程建設(shè)之初就將檔案工作作為一項重點內(nèi)容同步安排。為此，基建管理部門還專門制定了《泰山醫(yī)學(xué)院基本建設(shè)項目工程檔案資料管理辦法》，用制度明確標(biāo)準(zhǔn)、用標(biāo)準(zhǔn)界定職責(zé)和任務(wù)。對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行糾正，嚴(yán)格控制文件資料差錯，從而保證了基建檔案整理的質(zhì)量和效果。

規(guī)范整理，從工作環(huán)節(jié)上著力。通過制定《泰山醫(yī)學(xué)院基建檔案歸檔流程》，規(guī)范了工程歸檔，把好材料的收集、整理、裝訂、編號、入盒、目錄編制等各個環(huán)節(jié)。為提高工作效率、確保工作質(zhì)量，采用了“共建”模式。一是通過對勤工助學(xué)崗位的學(xué)生進(jìn)行簡單培訓(xùn)，完成資料錄入、裝訂、上架等簡單工作；二是將基建檔案數(shù)字化工作連同其他資料歸檔工作一起交給基建信息管理系統(tǒng)開發(fā)企業(yè)完成。

檔案備災(zāi)，從管理模式上著力。基建檔案是一項很重要的數(shù)據(jù)檔案，必須由檔案管理單位集中保存，科學(xué)管理，不得分散。按照學(xué)校的相關(guān)要求，工程竣工驗收備案至財務(wù)決算后，需整理三套完整的工程檔案（原件不少于一套）。檔案收集后首先由基建管理部門驗收，規(guī)定時間內(nèi)將紙質(zhì)、電子檔案等資料移交校檔案館一套，本部門留存一套。同時，向?qū)俚爻墙n案館移交一套。目前，基建管理部門、校檔案館和屬地城建檔案館均建立健全了基建檔案存放專用庫房和數(shù)字化檔案存儲設(shè)備，確保了基建檔案保管利用的安全快捷。

綜上，基本建設(shè)作為高校發(fā)展的硬件指標(biāo)，工程管理水平的高低起主導(dǎo)作用。基建檔案作為工程管理過程的真實反映和歷史見證，是學(xué)校固定資產(chǎn)權(quán)屬權(quán)益的證明和依據(jù)，是學(xué)校發(fā)展規(guī)劃的重要基礎(chǔ)。因此，在基建檔案資料整理過程中，做好“點、線、面、體”這幾項工作，不僅可以使高校基建檔案得以長久保存，也會成為國家重要科技信息資源的支撐依據(jù)，其意義深遠(yuǎn)，責(zé)任重大。