企業檔案管理的網絡信息化及開發利用研究

聶菲

摘要：目前看來，我們國家的信息技術和網絡技術處于不斷發展的趨勢下，這就使得信息工程技術在每個行業中都能充分的利用。因為信息工程技術會給我們的生活和工作帶來便捷的同時也會提高社會生產的效率。所以，一個公司在日常管理的工作中，首先要注重的就是對檔案的管理。因為檔案管理對一個企業來說，在某種程度上決定了企業管理的質量。所以，企業檔案管理是每個公司負責人應該關注到的問題之一。這篇文章主要是闡述了一些企業在進行檔案管理時存在的一些問題，并且對于這些問題也提出了一些解決方法。

關鍵詞：企業檔案管理；信息化；網絡技術；計算機

引言

在信息共享的時代，檔案的出現方便了我們各行各業的日常管理。同時也對社會的文明和歷史的發展起到了帶動作用。在物質極其豐富的今天，我們越來越不能忽視對檔案的管理。對企業檔案的管理的要求呈現出一種持續上升的狀態。傳統的檔案管理已經無法滿足我們所處于的信息化時代。因此，企業應該引進最新的信息檔案管理系統，從而達到對企業檔案管理的質量和效率，為企業增強競爭力，給公司提供了一系列保障。

一、企業檔案管理信息化建設存在的意義

企業檔案管理在信息化時代的今天是不能忽視的一部分。企業檔案管理的信息化建設對于一個企業的發展是有著極為重要的意義。

（一）對工作效率的提高

一個成熟完善不斷發展的企業在日常工作中會有很多檔案需要處理。比如一些文件、文書、企業工作人員檔案、還有公司的財務檔案等。這都是需要進行管理和分類處理的。如果利用比較傳統的紙質版文件，那么對于工作人員來說將會是一個相當復雜的工作。而且也會浪費很多不必要的時間，需要雇傭更多的人力。如果企業利用信息化的檔案管理，那么將在很大程度上減少了工作人員的壓力。那么如果需要查找相應的資料，也就可以在很短的時間內，通過登錄公司相應賬戶來進行查詢。這在很大程度上提高了工作效率。

（二）便于相關檔案文件的保存

如果一個企業一直采用傳統的紙質檔案進行檔案的保存。 那么在企業長時間的發展過程中，這些紙質的檔案將會由于很多原因而容易變得發霉甚至是變黃，從而導致文件字跡不再清晰，給工作人員的工作帶來很大的麻煩，也會給企業帶來很大的損失。而檔案的信息化管理就是從根本上幫助企業解決了檔案文件的保存問題。所有關于企業的信息將被整合并在電腦里錄用，可以存放在存儲系統或者云盤中，這樣就可以將檔案完好無損的保存起來，同時也方便工作人員在需要的時候能夠進行快速的查閱。

二、企業檔案管理中現存的一些問題

（一）文書類檔案沒有集中管理

在很多企業單位中，一些文書類的檔案存在著不能夠集中管理的問題。企業中的檔案很多時候都是各部門保存各部門的。所以各部門之間的聯系也不是很密切。企業檔案管理方面還存在的一個問題就是，各部門之間沒有建立完善統一的共享體系，如果需要查閱相關檔案將會是很麻煩的一件事情。 而且各部門之間職能和工作對象也是不一樣的，相互之間的交流和互動可以說是少之又少了。這些都會導致工作效率降低，讓人們工作起來很麻煩。

（二）檔案管理人員的綜合能力有待提高

企業單位的檔案管理工作是很復雜的也是很專業的。這就要求從事檔案管理的工作人員要具有很高的專業素質。同時還要能夠熟練掌握檔案管理技術。這也就要求檔案管理工作人員具有很高的組織能力，很好的協調能力，同時也要具備很高的綜合素質。由于工作人員的時間有限，而且還要做一些其他的工作，他們并沒有足夠的時間和精力用來管理檔案的相關工作。所以，這就難免會導致一些不好的現象。比如有人會因為時間不夠充足，手邊還有其他的事情而比較粗心的整理檔案。 長時間下來，這會給公司帶來很不好的影響，會讓更多的員工越來越怠慢自己的工作。所以，對檔案的信息化管理是必須要在每個企業實行的。這是對企業發展有益的一件事情。

三、企業檔案管理信息化建設有效實施辦法

（一）提升計算機系統的安全指數

公司檔案管理中信息化的過程中最重要的環節就是要能夠確保計算機系統的安全問題，因為要保證公司的各類檔案信息不被破壞，各類信息不被泄漏，從而最高程度上提高企業的檔案管理效率。第一點需要做到的就是要保證互聯網安全。當計算機連上網絡之后，不夠安全的計算機就會被木馬病毒和一些黑客進行攻擊，從而導致系統癱瘓，更嚴重將會導致企業的各類信息被泄露出去。所以計算機中必須安裝防火墻和殺毒軟件來保護計算機系統能夠安全運行。第二點是要加強對計算機的保密工作。如果計算機出現故障，那么不應該找一些外部人員來公司維修，而是要請內部的專業維修人員進行維修。這從一定程度上降低了公司機密和信息泄露的風險。

（二）研發出專屬企業的檔案管理系統

現在很多大公司的檔案管理系統都是市面上大家所認為比較權威的同一種系統。但是每個企業的管理模式和經營模式是不一樣的，同一種管理系統肯定不適合全部的企業。所以，企業為了提升檔案管理的質量和效率，不應該采取大家都認同的系統。要選擇對企業來說最合適的，甚至可以說是為了公司量身定做的管理系統。 這樣就從源頭上為檔案的管理提供了最大的便利，給企業的發展提供了更加有利的保障。

結語：

所以，可以看出，公司檔案管理的網絡信息化對于一個企業來說，是一項具有高難度的任務，因為這關乎著企業檔案管理今后該如何發展。針對企業目前在檔案管理上所存在的問題，首先要提升計算機的安全系數，第二點是開發出企業特有的檔案管理系統和軟件，最重要的一點是打造專業化的檔案信息管理團隊。只有建立完善的企業檔案管理系統，才能從根本上杜絕企業檔案管理中存在的問題，從而幫助工作人員提高工作效率，進而讓企業不斷發展。

參考文獻：

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