A公司檔案數字化平臺建設

堵旭華

摘要：本文首先探討了企業檔案數字化平臺建設必要性，然后以A公司為例，對其檔案數字化平臺建設的現狀及問題進行分析，最后基于當前信息化技術發展的背景，提出了A公司檔案管理數字化平臺建設途徑。

關鍵詞：檔案管理；數字化平臺；信息化

計算機科學技術的迅猛發展以及互聯網系統的廣泛應用，對企業信息化建設提出了更高的要求，在企業信息化的沖擊下，檔案管理模式也必須有所創新。本文利用所學的相關知識，結合國內外檔案數字化發展的案例和經驗，為A公司設計科學、合理的檔案數字化管理體系，從而達到提升企業競爭力，促進企業可持續健康發展的目標。

一、檔案數字化平臺建設的必要性

（一）實現信息共享

在現代網絡環境與信息化發展的情況下，傳統的借閱者已經不能滿足于單純的原件借閱利用，迫切需要通過網絡直接調出相關的資料進行網上鏈接與利用，這樣不僅為利用者節省大量的寶貴時間，而且在利用頻率和時間和地點上不會受到限制，大大方便了利用者。

（二）促進檔案信息資源開發

傳統檔案工作模式對檔案進行分類順序整理，往往只能滿足單一類型檔案的低層次查詢需求。對檔案數字化后形成的數字化檔案，用戶可借助檢索工具，進行多層次、多方位的檢索，更便捷、更準確地查找到體現同一事件（問題）的多個有歷史性聯系的檔案，滿足深層次查詢需求，加快企業的課題研究、專題信息收集、檔案編研等的進程，利于深入開發檔案信息資源，滿足企業對檔案信息的需求，為領導迅速、準確作出重大決策，職能部門及時進行工作查考提供便利。

（三）推動信息化檔案工作模式建立

企業檔案信息資源建設是一個功能集成的過程，將檔案館的各種功能，如檔案保管、檔案研究、存史資料、展覽教育、職工課堂、開發利用、信息集聚和傳播、市場服務、學術交流等，通過整合檔案資源基礎，依托先進的技術驅動，優化構建檔案館的服務模式與體系。

二、 A公司檔案數字化平臺建設現狀

（一）信息化建設狀況

A公司自投產以后，就開始加強信息化建設，目前已經初步形成信息化體系架構（一級設備、二級自動化、三級MES、四級ERP、五級BW數據倉庫），并建設了覆蓋全公司的信息化網絡和B級數據中心機房、以OA自動化辦公系統為核心的辦公平臺，人力資源、財務管理、教育培訓、考勤消費等管理職能也全部通過信息系統實現。A公司信息系統已經覆蓋公司全部生產工序和相關的管理專業，管理著企業所有產品的供應、生產、質量、成本、庫存和銷售信息，成為A公司生產經營不可缺少的支撐平臺。

（二）檔案數字化建設存在的問題

綜合檔案室自成立以來，為更好的服務企業發展，從夯實基礎管理，加強檔案編研、管理思想創新等方面做出了不懈努力，但是檔案管理仍舊存在很多問題，主要表現在以下幾方面：

1.檢索工具落后。雖然綜合檔案室很早就使用計算機管理檔案，但是機讀目錄還是主要使用excel表格，有時候數據量大，目錄表打開、檢索都比較緩慢，無形中增加了查借閱檔案的時間，而且僅錄入到二級目錄，編目項不全面，案卷內的詳細信息檢索不到，影響查全率、查準率。

2.軟硬件設施不能滿足發展需要。綜合檔案室原有的設備比較落后，僅僅滿足日常檔案管理工作，遠遠跟不上數字化的發展。例如，檔案數字化過程中需要配備各種型號的掃描儀、電子檔案備份設備、檔案信息資源服務器等，都需要重新進行配備。

3.檔案數字化程度不高。目前綜合檔案室內只有OA系統（辦公自動化系統）中歸檔的電子檔案，只占庫存檔案的10%左右，利用量較大的施工圖紙等都沒有進行數字化管理，因此，查詢與利用方式只能以傳統方法為主。

三、A公司檔案數字化平臺建設途徑

（一）軟硬件基礎設施建設

檔案數字化管理主要是借助網絡進行檔案的傳遞，因此，網絡環境的安全、穩定對檔案業務自動化管理、檔案信息發布、提供檢索利用服務等至關重要。數字檔案室應配套必要的基礎設施，實現檔案信息的采集、加工及查詢利用。基礎設施包括：服務器、終端計算機、掃描儀及打印機等必要的加工輸入/輸出設備。

A公司可根據檔案管理及利用的特點，實現了檔案信息的收集、整理、管理網絡化和電子化體系。

（二）建立統一標準規范體系

A公司應明確統一使用標準的著錄格式和電子檔案目錄格式，實現檔案數字信息格式標準化、數據交換格式標準化以及檔案信息數據系統軟件標準化，為之后的檔案信息資源的共享奠定基礎。形成數字化加工處理技術的標準規范，明確檔案數字化加工的具體流程與技術要求；形成檔案管理系統與數據庫管理的標準規范，明確檔案信息的入庫、修改、備份、傳輸、刪除、銷毀等操作的原則、方法和要求；形成電子檔案安全管理和利用的標準規范，明確檔案信息的安全保密職責要求、系統權限、檔案使用范圍等。

（三）搭建檔案館軟件服務云平臺

“把軟件當作服務”也是檔案信息化的一種重要實踐理念。數字檔案館運行于云上，并最終為企業提供服務。各類云計算可通過計算機瀏覽器將各種應用程序傳輸給網絡企業用戶。A公司采用“軟件即服務”技術后，檔案館可以節省因軟件升級而帶來的大量經濟支出，所需軟件由軟件發行商提供、升級。檔案部門可以利用云計算平臺所提供的電子文件管理軟件對電子文件實現由設計、制作形成到永久保存的全過程管理，從而優化檔案形成部門與檔案部門的工作，推動檔案一體化工作不斷向縱深發展。

結語

總之，檔案數字化工作并不是簡單的館藏檔案數字化處理的過程，而是一項內容多樣的系統工程。不僅要積極推進檔案數字化工作開展，還將應對工作中出現的新問題帶來的挑戰，創新檔案工作機制，將人、技術、資源、管理有機結合，促進檔案數字化健康、有序、高效發展。

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