淺談檔案管理的網絡化及其保護

劉江紅

摘要：檔案作為記錄社會重要信息的資料，在使用價值有著較大的體現，通過檔案管理工作的進行是檔案能夠合理的分類和保護，傳統的檔案管理方式效率低，任務量大，通過網絡化的結合，檔案管理有了較大的改變，在管理上效率得到提高，同時使檔案的使用價值增強，檔案管理工作能夠發揮出更好的作用。文章對檔案管理的網絡化和保護進行了詳細分析，并提出相應的對策。

關鍵詞：檔案管理；網絡化；保護

一、檔案管理網絡化概述

網絡化的概念是通過數據傳輸的線路使位于不同位置的多計算機終端設備得到連接，這樣能夠使網絡的信息共享和傳輸有更加快捷的平臺。檔案管理的網絡化指的是在檔案管理的規定和原則下，使用計算機網絡技術來將檔案的管理進行提高，借助先進的技術手段增強檔案管理的效率，使網絡能夠和檔案方面融合，并且起到促進的作用。檔案管理網絡化涵蓋了多種技術的應用，包括多個部分，并且能夠對網絡的發展產生推動作用。

二、檔案管理網絡化的意義

（一）檔案管理網絡化能夠保護檔案資料。檔案管理根據國家規定的法律來對檔案資料進行收集和整理，并且對其進行保護和使用，這是社會發展的重要內容，對人們有著很大的意義。檔案管理部門的檔資料數量較多，對檔案進行整理和分類等需要花費大量時間，工作量也很大，使用網絡技術來對檔案進行管理可以使效率提高，簡化管理的復雜環節，還能使準確性有所提升，對檔案的使用也有著一定的作用，能夠有效的促進檔案管理工作的發展。

（二）檔案管理網絡化符合時代發展特點。隨著世界范圍內計算機與網絡技術的廣泛應用與普及，各檔案管理部門建立檔案網上服務功能是順應時代發展步伐的必要舉措。檔案管理機構可以通過網絡化的檔案管理系統，依托本單位的網站組織檔案管理服務系統的數據與信息，實現電子檔案信息資源的及時檢索與調閱，實現檔案信息資源的數字化、網絡化、自動化與法制化。

（三）檔案管理網絡化具有技術支持基礎。當前，我國各大檔案管理部門基本上都實現了部門領導以及管理人員一人一臺計算機的配置，這樣就為實現檔案管理的網絡化提供了硬件設備基礎；此外，各機構、各部門之間也都建立了局域網，為檔案信息資源的共享鋪設了一條信息高速公路，為檔案使用人員利用電子檔案信息共享功能提供了方便，為實現檔案管理的網路化提供了前提條件。

三、檔案管理網絡化的主要功能

檔案管理網絡化系統應該具備的基本功能主要有以下幾個方面：

一是實現檔案歸檔方式的轉變。通過此功能可以自動生成檔案歸檔的目錄，為實現檔案歸檔的日常整理與年終整理提供方便；二是實現檔案信息的瀏覽與保護。通過此功能可以設置檔案信息目錄與目錄查閱卷，保證檔案信息資源在處于其他部門終端機的共享狀態下時，不會被任意篡改或刪除；三是保證檔案信息的申請查閱記錄真實。通過此功能可以為各級部門各類檔案文件信息的查閱設置安全包密碼，在出現密碼輸入3次錯誤后能夠自動拒絕再次查閱并返回主菜單；四是保證檔案信息的查閱記錄可靠。通過此功能，可以實現對每時每刻檔案信息查閱人員、調閱次數、歸檔與否等的如實錄入；五是實現對檔案管理的級別保護。檔案信息資源的個人使用權限只能用于修改自身的管理口令，只有終端機的使用者才具有使用本部門檔案信息管理的權限；六是實現對檔案網絡化管理系統的正常維護。譬如對檔案信息資源數據的備份、下載、打印等功能的管理與維護等。

四、檔案管理網絡化的問題

（一）檔案管理網絡化建立觀念薄弱。由于受傳統檔案管理思想的束縛，當前我國很多檔案管理機構的領導人員對檔案管理網絡化建設的意識還比較薄弱，沒有充分認識到電子檔案管理工作在檔案管理機構中的重要地位，導致當前相當一部分檔案管理網絡化的基礎設施簡陋，也未設置專職電子檔案信息資源的管理人員，造成很多檔案文件資料遭到損壞甚至丟失。

（二）檔案管理網絡化建立制度不合理。在很多檔案管理機構進行檔案管理網絡化建設時，缺乏科學合理的檔案管理網絡化規章制度、實施標準和建設模式，這直接影響了電子檔案信息資源的正常管理工作，導致檔案管理機構檔案信息資源的有效利用率低下，失去了檔案文件資料本身所具有的使用價值。

（三）網絡化檔案管理人員缺乏素質。目前，大部分檔案管理機構中的檔案管理人員都沒有經過專業的檔案管理培訓，對運用計算機技術和網絡信息技術進行電子檔案信息資源管理的手段不甚不了解，導致其檔案管理網絡化的專業素質參差不齊，日常電子檔案信息資源的管理工作處于一種被動狀態，無法實現檔案管理的網絡化，無法達到現代化電子檔案資源管理的科學化、規范化與自動化目標。

五、檔案管理網絡化的保護對策

（一）保證檔案管理網絡化系統的完整性。在各大檔案管理機構中，各種檔案信息資源都存在著一致性的邏輯關系，其在錄入計算機網絡管理系統以后就會成為數據庫與數據庫之間、數據字段與運行程序之間相互依存的邏輯關系，從而共同組成計算機檔案管理網絡化的數據序，其關系到整個檔案信息數據庫的完整性與安全性。因此，檔案管理網絡化系統的管理人員應該熟悉檔案信息數據庫之間的邏輯關系，能夠在使用和維護過程中出現完整性錯誤時及時啟動檢查、維護等相關程序，消除數據庫所面臨的各種有意或者無意的破壞與威脅。

（二）保證檔案管理網絡化系統的安全性。檔案管理網絡化系統的安全性是保證檔案信息資源安全的關鍵，一般包括檔案管理網絡運行安全與網上檔案信息安全兩個基本方面。所謂檔案管理網絡運行的安全性就是指檔案管理信息資源通過網絡軟硬件系統的合理設計以及檔案信息網絡管理人員的規范操作等實現整個檔案信息資源管理系統的正常運行，發揮其應有的預定功能。所謂網上檔案信息安全則是指在計算機網絡環境下，在利用、管理與保護網上檔案信息資源的過程中保證檔案信息資源的存儲與傳輸安全。在檔案管理網絡系統的實際操作過程中，我們可以通過加強健全內部管理體制、防范計算機病毒新變化、加強網絡電子檔案范圍權限管理以及完善電子檔案管理系統的服務器審計制度等措施來維護電子檔案信息的真實完整與安全有效。

六、結語

檔案對我國的發展有著重要的作用，提高檔案工作的效率和作用能夠使檔案的價值得到提升，通過網絡技術的應用，檔案管理能夠擺脫傳統方式的繁瑣和復雜，提高工作的效率，減少檔案管理人員的負擔，同時能夠實現檔案信息的傳輸和共享，建立相應的適應平臺，使檔案的利用率提高，加強檔案管理的準確性，這能夠使檔案管理發揮出更好的作用，促進我國的檔案建設發展。

參考文獻

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