略談新時期下檔案管理的工作策略

王靜

摘要：目前來看，我國事業單位開展的各項人事檔案管理工作雖然獲得了不小的成就，但時代是在快速發展的，要想緊跟時代發展腳步，各事業單位就必須要結合自身實際情況，加強檔案管理工作的革新，并建立其科學、完善的管理機制，積極引進更新穎、先進的管理手段與方法，注重高素質管理人才的培養與引進，進一步提升其檔案的利用效率，只有這樣才能夠為事業單位工作人員的選拔與任用提供有力的參考依據。

關鍵詞：檔案管理；事業單位；工作策略

一、事業單位檔案管理特征

事業單位是國家設立的一級組織機構，在我國社會注意經濟發展中，事業單位承擔著為社會服務的職責和任務，事業單位檔案管理大量的信息，有的涉及到國家的機密文件，這些信息需要嚴格的保密，堅決防止機密的文件泄密，需要檔案在管理的過程中必須做到嚴格保密。在我國事業單位是由國家出資建立的公益性組織，承擔大量社會服務任務，社會各個行業的大量信息都匯集到這里，在市場經濟的條件下，這些信息雖然不能轉換成經濟效益，但是事業單位仍要對這些信息進行保存，無條件的給國家和社會提供相關的信息查詢，無條件的提供咨詢工作，無條件的提供借閱的工作，為國家和社會無償的服務。

二、管理現狀

（一）對檔案管理工作重視不夠。

目前事業單位對國家頒布的法律法規解讀不透，雖然國家已經頒布了《檔案法》為了加強檔案管理，但是檔案管理工作仍然沒有受到重視，管理缺乏有效的措施，傳統的紙質檔案沒有得到有效的改進，管理意識單薄。在現代化市場經濟的發展中，各行各業都出現了激烈的競爭，有些事業單位為了追求政績，面對社會的競爭和大環境的影響，把主要的人力和精力都用在經濟建設中去，檔案管理等事務性的工作就被忽視了，從根本上忽視了這項工作。受傳統觀念的影響認為檔案管理工作只是簡單的抄抄寫寫，檔案管理水平得不到提升，在實際工作中得不到創新，嚴重的阻礙了事業單位檔案管理工作的長期穩定發展。

（二）缺乏專業的檔案管理人才。

檔案管理工作需要專業的、有經驗的人才進行管理，因為檔案管理并不是一件簡單的工作，需要管理人員具備系統的管理知識，但是在實際的工作中，學習檔案管理的人員少，從事檔案管理的人員不能系統的、科學的、專業的對檔案進行管理，再加上相對于其它行業檔案管理人員的流動性比較大，專業熟練的老員工少，業務不熟練的新員工比較多，導致檔案管理的專業人才嚴重缺乏。

（三）檔案管理設備落后。

檔案信息管理系統在當前普遍的應用，計算機處理信息的水平也在不斷的提高，電子文檔的廣泛應用取代了傳統的文書檔案管理模式，辦公自動化設備也顯示出了強大的優勢，但是大部分的事業單位檔案管理的設備比較陳舊落后，信息檢索、信息加密、歸檔、調檔等需求難以得到滿足，增大了工作人員的工作量，降低了檔案管理的工作效率，工作人員對工作的積極性受到了影響。更不利于檔案的開發、收集、利用。

三、優化檔案管理的措施

（一）提高對檔案管理的重視程度。

轉變領導對事業單位檔案管理的思想認識，重視檔案管理制度的建設，從管理、資源、政策上給予指導、支持、傾斜，滿足檔案管理工作發展的各項需求，是檔案管理制度科學、完善、健全，提供良好的外在條件使其健康發展。改變社會對事業單位管理認識上的不足，整個社會觀念的轉變并不容易，需要國家宏觀層次對事業單位檔案管理提供支持，使全社會共同關注事業單位檔案管理。

（二）加強檔案管理人員的培訓和管理。

提供事業單位管理人員的素質，明確管理人員的工作職責，建立完善的檔案管理機制。增加各種類型的培訓，科學合理的制定培訓內容，使檔案管理人員從理論到實踐都有一個很大的提升，并且不僅僅是學到理論，還能把學到的理論靈活的應用到實際工作當中去。通過工作中長期的實踐，促進工作快速順利的完成。不同崗位對人員的要求是不同的，做好分工使檔案管理人員明確自己的工作任務。對檔案管理人員進行職業道德、專業知識、計算機技能三方面管理培訓，當前我國事業單位辦公的大環境是辦公自動化，這就要求檔案管理人員必須掌握計算機設備的應用，靈活運用辦公自動化系統。多角度、多層次的提高檔案管理人員的業務素質和管理能力。

（三）建立高效的管理系統。

在目前信息時代的背景下，過去落后的檔案管理模式我們必須要轉變，必須帶來當前檔案的管理模式走向現代化。加強對管理人員的培訓，把先進的計算機計算應用到檔案管理的工作當中，與先進的技術有機的結合起來，將網絡化與數字化與檔案管理有機的結合起來，滿足信息化社會的需求。在檔案的分類與歸檔中，計算機檢索功能充分的發揮了它的功能，可以將文書檔案按照要求快速的分類過濾，方便管理者檢索文檔內容，降低了管理者的工作量，大大提高了檔案管理的工作效率，帶動了管理人員的工作積極性，從而提升了事業單位檔案管理的整體效果。

（四）加大資金的投入。

目前在我國隨著科技的快速發展，在工作和生活的改革方面越來越多的應用計算機技術，信息計算也應該應用在檔案管理工作中去，利用現代化先進的設備和計算對檔案進行分類和保存。不同地區經濟發展水平不同，但是有的地區檔案管理中先進的計算機設備得不到滿足。要想改變部分事業單位落后的計算機設備，當地政府應該給予經費支持，改善檔案管理部門的落后設備和條件。

在事業單位的日常工作中檔案管理工作是其重點，采用有效的措施改善事業單位檔案管理的現狀不足，積極探索現代化自動化辦公設備與系統的強大功能，通過完善事業單位檔案管理可以完善數據信息庫，敢于嘗試勇于創新，利用先進的信息技術，完善事業單位檔案管理的制度，加強管理人員的知識儲備，提高檔案管理人員的專業素質。檔案管理工作只有不斷在實際工作中不斷的探索和改善，才能順應時代不斷發展的要求，全面提升事業單位管理工作的針對性、有效性，最大程度的服務社會的發展。