檔案實體的安全問題論述

何艷

摘要：檔案是社會歷史發展的重要見證，當檔案受到損害會給國家帶來不可避免的損失，甚至會威脅國家的安全，我們可以在檔案記載中學習成功經驗，解決現實中存在的問題提供借鑒，還可以吸取過去的工作中的不足，在以后的工作中避免此類事件的發生。隨著我國發展速度的加快，國家對檔案管理工作十分重視，檔案實體安全意識不斷提高，檔案實體安全保護工作逐漸成為檔案管理工作的重點，但是我國的檔案管理中還有一些問題，檔案實體安全保護工作還有待加強。

關鍵詞：檔案實體；安全問題；措施

一、實體檔案

1.實體檔案的特點。實體檔案記錄著具有不同專業性質的內容，要保證實體檔案完整，檔案管理人員必須具有全面的業務知識，科學管理檔案，實體檔案具有成套性。實體檔案涵蓋記錄社會活動的全部內容，不僅是某段文字記錄、某張照片、某段音像資料，按照檔案工作程序成套管理、成套利用，實體檔案形式多樣，有文字檔案、照片檔案、膠片式檔案、標本實物等等。

2.實體檔案的安全管理。根據檔案的性質，合理采取流水排架、分類排架或綜合排架，對檔案進行存放，應根據不同材質，有針對性的分類進行溫度、濕度的監控，減少環境因素對檔案的侵蝕，定期對庫房進行全面檢查，對老化、破損、褪色、霉變等受損檔案載體，采取搶救措施，使用安全、科學的檔案保護技術進行修復和復制。檔案工作人員必須對珍貴、重要的檔案應進行復制，并用復制件代替原件提供利用。

3.檔案安全管理。維護真實、完整是檔案安全管理的前提，要從數量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；從質量上要保持檔案的有機聯系，確保檔案內容來源合法，不能人為割裂分散或零亂堆砌。這就要求工作人員在檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計等每個環節都要認真、細致，維護好檔案的完整。維護安全不僅力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命，還要保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。檔案管理人員不只是對檔案進行收集、登記的簡單工作，要掌握大量的檔案保存、修復知識，會利用現代化的信息技術使檔案在安全的前提下發揮最大的社會價值。

二、電子檔案管理中面臨的問題

1.對電子檔案認識不足，對電子檔案管理存在不少誤解。有些人習慣上認為紙質文件材料才是檔案，而將電子文件拒之門外，或者只作為資料或副本保管。長此以往，隨著無紙化辦公時代的到來，將來沒有所謂的檔案可以接收。還有些人由于電子文件產生的快速性和其特有的方便性，對計算機儲存的文件特別是一些重要文件不及時備份和打印，過分依賴計算機，一旦計算機出現故障或感染病毒，就會造成檔案文件的丟失。與此相反，有些人對所有收到的電子文件和信息統統打印，事無巨細，對計算機完全不相信，不僅導致大量浪費，也給電子文件的歸檔管理帶來了難題。

2.電子檔案的原始性界定問題。檔案在法律上的憑證作用基于它的原始性，因此，認定電子文件的原始性，是保證其憑證作用的關鍵。電子文件的易更改性和信息與載體的可分離性，使電子文件在形成和傳輸過程中存在著被改動的可能。我們無法采用與紙質文件相同的標準和方法來判斷電子文件的原始性。

3.電子文件邏輯和實體歸檔問題。實體歸檔是指電子文件形成后，通過磁盤或網絡傳輸的形式將電子文件移交檔案部門統一保管。邏輯歸檔是指在網絡環境中，只告訴檔案部門某電子文件的存貯路徑而不改變其原存儲位置和存儲方式，在這種系統中，電子文件、歸檔者與接收者可能相距很遠，只需操作一下鍵盤，便可實現歸檔目標。

4.人為損毀。人為損壞主要是由于工作人員在搬運、包裝、整理、取放、查閱的時候忽略所造成的。

三、應建立完善的安全管理制度

1.電子文件的制作過程要責任分明。制作人員應該對其制作的文件負全責，單位、部門應設專人統一管理。需要參考與利用時，可以允許用只讀形式調閱。以防由于誤操作、友誼刪改等原因造成文件信息的改變。

2.電子檔案的安全管理。電子檔案在網絡環境中傳播和存儲的過程中，每個步驟都可能存在安全漏洞，極易受到黑客攻擊，造成檔案泄密、信息被竊、被改寫或被刪除等嚴重后果，從而在很大程度上限制了檔案信息的公開推廣。因此，在電子檔案安全系統中，應該準備好預防方案和緊急應對的方式，以確保檔案信息公開的安全性。

3.建立和執行科學的歸檔制度。歸檔時應對電子文件進行全面、認真地檢查。在內容方面檢查歸檔的電子文件是否齊全完整，真實可靠；相應的機讀目錄、伺服軟件、其它說明是否一同歸檔；歸檔的電子文件是否最終稿本；電子文件與相應的紙質或其它載體文件的內容是否一致；軟件產品的源程序與文本是否一致等。在技術方面應檢查歸檔電子文件載體的物理狀態，有無病毒，讀出信息的準確性等。

4.加強對電子檔案利用活動的管理。根據國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》的規定，本單位檔案進行分類、整理后，應一式三套，一套封存保管，一套異地保管、一套提供利用。電子檔案入庫載體不得外借，只能以拷貝的形式提供利用；要注意加強對保密類電子檔案的管理，對電子檔案的利用者實行權限控制，防止無關人員對系統的非法訪問；防止在利用過程中出現泄密和損傷信息等情況發生。

5.強化培訓，吸納和培養高素質的檔案工作人員隊伍。電子檔案安全管理同實體檔案一樣，其關鍵首先在于人員的管理。必須提高檔案管理人員的責任心和思想覺悟，加強其對檔案安全的重要性教育。在檔案信息公開前，必須防范任何可能蓄意或者非蓄意的人為疏失。有人員變動時，必須使其在有效的管控范圍，避免檔案信息意外流出。對于利用檔案信息者，先要確認其身份，并確定其已獲得一定范圍電子檔案的使用權，在工作人員的管控下進行電子檔案的瀏覽、使用和復制。為了確保電子檔案的唯一性和公信力，電子檔案的內容必須預先進行加密處理。配合完善的存取控制下，避免在電子檔案的借閱和利用過程中造成檔案信息丟失。

結語

除此之外，異質、異地備份、檔案數字化是保護檔案實體安全的有效輔助和補充，基層單位應完善檔案的數字化建設，使電子檔案實現異地備份，檔案實體安全是檔案利用服務的前提，在基礎、制度、監督上為檔案實體安全提供有利保障，使檔案為事業發展提供最有力支持。

參考文獻

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