解析事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略

何麗芬

[摘 要] 隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人事檔案管理工作已經(jīng)成為事業(yè)單位的重要內(nèi)容之一，通過事業(yè)單位人事檔案管理能夠及時了解單位內(nèi)部人員的整體狀況，同樣人事檔案也能夠反映出事業(yè)單位發(fā)展的軌跡，為事業(yè)單位進(jìn)行人事管理，優(yōu)化內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)提供參考依據(jù)。在網(wǎng)絡(luò)化的推動下，傳統(tǒng)人事檔案管理已經(jīng)難以適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展要求，因此進(jìn)一步提高事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)范化具有重要意義。那么提高事業(yè)單位的人事檔案管理規(guī)范化有什么樣的意義，事業(yè)單位人事檔案管理中存在哪些問題，又該通過什么樣的措施來提高人事檔案管理的規(guī)范化水平，本文就這些問題進(jìn)行探討。

[關(guān)鍵詞] 事業(yè)單位；規(guī)范化；人事檔案；問題；措施

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 05. 070

[中圖分類號] G275.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）05- 0172- 02

0 引 言

檔案管理是事業(yè)單位人力資源部的重要工作，人事檔案材料涉及每個事業(yè)單位員工的基本信息，通過人事檔案的調(diào)取，事業(yè)單位能夠判斷是否對單位內(nèi)部人員進(jìn)行考核、培訓(xùn)、升遷、加薪。另外，事業(yè)單位檔案管理水平也能夠有效反映單位的人力資源狀況，其管理是否規(guī)范、高效也決定著檔案資料是否能夠發(fā)揮其應(yīng)有的作用，因此加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的規(guī)范化尤為重要。

1 加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化的重要意義

1.1 規(guī)范化的管理有利于提高檔案管理效率

隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，尤其是企業(yè)單位用人制度的改革，事業(yè)單位用人也采取合同制的方式吸納優(yōu)秀人才，在事業(yè)單位的長期運(yùn)行過程中，會有大量人員的流動，人員檔案材料成為事業(yè)單位了解人才狀況、實(shí)施人才調(diào)動的主要依據(jù)，因此建立規(guī)范化、高效化的人才檔案管理機(jī)制顯得尤為重要。對人事檔案進(jìn)行規(guī)范化管理能夠有效提高人事材料的使用率，第一時間掌握所需要的人事材料；事業(yè)單位人事檔案的規(guī)范化管理也能夠確保人事檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，一旦工作中需要查閱就能夠按照流程快速地找出相關(guān)資料，減少查閱時間，提高查閱效率，節(jié)省大量人力，確保事業(yè)單位工作的順利實(shí)施。

1.2 人事檔案規(guī)范化管理，能夠反映事業(yè)單位發(fā)展?fàn)顩r

人事檔案記錄了事業(yè)單位人員的整個流動過程，能夠見證事業(yè)單位每個時期的人員情況，反映事業(yè)單位當(dāng)時的發(fā)展?fàn)顩r。事業(yè)單位的發(fā)展是由小到大，由薄弱到雄厚的，而隨著事業(yè)單位的發(fā)展壯大，其人員流動以及規(guī)模也會不斷擴(kuò)張，從側(cè)面也就反映了事業(yè)單位的發(fā)展?fàn)顩r，這是事業(yè)單位的潛在資本，對于事業(yè)單位進(jìn)行人才培訓(xùn)，篩選符合事業(yè)單位發(fā)展的人才具有重要指導(dǎo)意義，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位發(fā)展提供人才基礎(chǔ)。

1.3 規(guī)范人事檔案有利于優(yōu)化人才選擇機(jī)制，吸納人才

首先，人事檔案記錄了每個人員的入職、發(fā)展、升遷、離職等基本情況，對于事業(yè)單位篩選人才具有重要意義。通過人事檔案記錄，事業(yè)單位能夠判斷自己需要哪種類型的人才，這樣在招聘新人的過程中，事業(yè)單位就會按照這些要求進(jìn)行招聘，有利于人才的吸納；其次，通過人事檔案，事業(yè)單位能夠發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有人才中存在的不足和問題，這樣就能夠根據(jù)這些問題開展集中化的培訓(xùn)，提高事業(yè)單位內(nèi)部人員的整體素質(zhì)；最后，事業(yè)單位還能夠根據(jù)人事檔案記錄對人員進(jìn)行崗位調(diào)動，對表現(xiàn)良好，能力突出的人員進(jìn)行表彰和升遷，對表現(xiàn)不好，能力一般的進(jìn)行再次培訓(xùn)，對不思進(jìn)取，影響惡劣的人員進(jìn)行開除，提高事業(yè)單位人員的整體工作效率和綜合素質(zhì)。

2 事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

2.1 規(guī)范化管理意識薄弱，缺乏高效的檔案管理意識

在事業(yè)單位發(fā)展過程中，盡管事業(yè)單位的規(guī)模以及生產(chǎn)力水平在不斷提高，但是在人事檔案的管理方面卻沒有提高，主要是因?yàn)楣芾砣藛T沒有重視到檔案管理的重要性，在管理過程中存在疏忽漏洞現(xiàn)象，在檔案管理過程中，不能對檔案管理人員進(jìn)行及時的培訓(xùn)，沒有順應(yīng)科技發(fā)展的要求更新檔案管理設(shè)備，這些都是檔案管理意識薄弱所引起的。

2.2 受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，檔案管理存在不規(guī)范性

檔案管理工作是一個長期而持續(xù)性的工作，因此在長期的管理過程中會形成慣性，一旦養(yǎng)成固定的管理習(xí)慣再想改變就比較困難。在事業(yè)單位的發(fā)展過程中，傳統(tǒng)檔案管理方式影響較深，管理方法比較陳舊，檔案管理基本依靠人工完成，辦事效率低，難以跟上信息時代的發(fā)展步伐；另外，在管理過程中往往存在許多漏洞，從檔案的安全保密、檔案借閱、原始檔案的備份等環(huán)節(jié)都沒有形成統(tǒng)一有序的規(guī)章制度，因此檔案管理也十分不規(guī)范。

2.3 檔案管理人員專業(yè)化水平不高，規(guī)范化有待提高

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，很多檔案管理人員都不是檔案管理專業(yè)的管理人員，大多都是從單位內(nèi)部選擇的，沒有一定的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和基礎(chǔ)，根據(jù)事業(yè)單位需求而進(jìn)行的檔案管理，管理意識薄弱，管理規(guī)范性不高，尤其是隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，人員流動的加大，對檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化要求更高，但是很多事業(yè)單位為了降低管理成本，沒有對檔案管理人員進(jìn)行補(bǔ)充，這也加劇了管理的混亂。另外，事業(yè)單位檔案管理制度比較簡單，沒有完整的檔案管理制度和操作依據(jù)，檔案人員編制較為隨意，這些都是影響檔案管理規(guī)范化不能實(shí)施的重要影響因素。

3 提高事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的措施

3.1 重視檔案規(guī)范化管理的宣傳教育，強(qiáng)化管理人員管理意識

實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理模式，首先就要做好檔案規(guī)范化的宣傳教育工作，將精細(xì)化管理理念引入到檔案管理工作當(dāng)中，提高管理人員的精細(xì)化管理意識。在檔案管理工作中，要加強(qiáng)對檔案的宣傳教育講解，提高內(nèi)部人員的重視度，讓檔案管理人員意識到檔案管理對事業(yè)單位發(fā)展的重要意義，加強(qiáng)檔案工作的收集和利用工作。首先，可以豐富檔案信息的收集渠道，建立完善的檔案信息收集體系，以事業(yè)單位內(nèi)部各部門為主，做好每個部門人事檔案的信息整理和完善，建立高效的人事檔案收集渠道；其次，建立檔案材料的聯(lián)動機(jī)制，將事業(yè)單位人員的基本信息納入到檔案信息的收集中，如工資、工作時間、家庭情況、學(xué)歷、職稱、獎罰狀況等，只有如此才能完善檔案管理機(jī)制；最后，要將檔案管理工作納入到事業(yè)單位年度考核工作當(dāng)中，只有這樣才能進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理意識，提高檔案管理的規(guī)范化。

3.2 優(yōu)化檔案管理機(jī)制，為實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理奠定理論基礎(chǔ)

健全檔案管理機(jī)制是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的基礎(chǔ)和保障，因此要對檔案管理機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化，通過崗位責(zé)任劃分、工作內(nèi)容要求、部門協(xié)作、組織保障等方面進(jìn)行完善。首先，對檔案管理制度進(jìn)行公布，確保檔案管理制度能夠落實(shí)到位，確定檔案管理的主要人員，并由負(fù)責(zé)人對檔案管理進(jìn)行監(jiān)督管理；其次，召開檔案管理規(guī)范化會議，通過管理制度的制定、管理人員的升級等確定一個較為規(guī)范化的檔案管理機(jī)制，保障檔案實(shí)施的規(guī)范化運(yùn)行；再次，做好檔案管理的宣傳工作，要求各部門與檔案管理部門做好協(xié)調(diào)，確保檔案材料收集的準(zhǔn)確性、檔案資料使用的便捷性、檔案借閱的安全性等；最后，責(zé)任落實(shí)到位，對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督管理，確保人事檔案管理的安全性、規(guī)范性、科學(xué)性、高效性。

3.3 提高檔案材料收集、整理的規(guī)范化操作水平

在人事檔案管理過程中，最基礎(chǔ)的工作就是檔案材料的收集與整理，只有確保這個過程規(guī)范化才能確保檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性。檔案材料收集整理工作是長期的，貫穿于事業(yè)單位發(fā)展的整個時期，因此提高資料收集、整理的規(guī)范性尤為重要，要做到這點(diǎn)，首先，要對信息收集內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格審核，拓展信息收集渠道，根據(jù)人事特點(diǎn)及時有效地收集一手資料，對于資料不全或者信息不足的檔案做好備注，后期進(jìn)行完善和補(bǔ)充；其次，對材料的收集過程以及材料的整理過程進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，定期進(jìn)行檢查，確保材料的真實(shí)性；再次，對收集的材料進(jìn)行歸類整理，便于檔案的查找和使用；最后，根據(jù)事業(yè)單位要求以及國家檔案管理要求對檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和信息收集范圍進(jìn)行確定，不斷完善和補(bǔ)充檔案信息，提高檔案管理效率，做好檔案統(tǒng)計分析，提高管理的規(guī)范化水平。

3.4 推進(jìn)檔案管理的信息化水平，提高管理效率

檔案信息化的發(fā)展不僅能夠提高檔案管理的規(guī)范化水平，也能提高檔案材料的使用效率，因此，推進(jìn)檔案管理的信息化水平尤為重要。信息化管理的最大優(yōu)勢就是規(guī)范化、便捷化、快速化，能夠在短時間內(nèi)通過搜索引擎找出所要查找的檔案材料，另外還能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，可以將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)信息數(shù)據(jù)化，通過大數(shù)據(jù)處理提高檔案信息的數(shù)據(jù)傳遞性，從而建立網(wǎng)絡(luò)化檔案管理體系。網(wǎng)絡(luò)化檔案管理就是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的具體體現(xiàn)，在檔案信息數(shù)據(jù)化的轉(zhuǎn)化過程中，會通過統(tǒng)一的操作模式，統(tǒng)一的處理體系，實(shí)現(xiàn)檔案信息的統(tǒng)一化管理。在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的過程中，首先，要完善檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)備，加大基礎(chǔ)設(shè)備的投入，如購買必要的電腦、數(shù)據(jù)處理器等；其次，要構(gòu)建自己的檔案信息化管理體系，完善體系建設(shè)，提高電子信息化的使用效率；最后，建立完善的檔案網(wǎng)絡(luò)信息化規(guī)章制度，確保信息化建設(shè)的規(guī)范性、科學(xué)性、高效性。

4 結(jié) 語

人事檔案管理的規(guī)范化能夠有效提高事業(yè)單位的管理水平，對事業(yè)單位的發(fā)展具有重要意義，因此要不斷提高檔案管理的規(guī)范化水平。在大數(shù)據(jù)時代的背景下，事業(yè)單位也要加快網(wǎng)絡(luò)化檔案管理體系的建設(shè)力度，結(jié)合事業(yè)單位發(fā)展的具體情況，不斷優(yōu)化檔案管理的規(guī)范化。

主要參考文獻(xiàn)

[1]楊麗麗.新時期人事檔案管理工作的對策與思考[J].黑龍江科學(xué)，2014（10）：137.