淺析電子發(fā)票在高校財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用及存在的問(wèn)題

李梅

摘 要：近年來(lái)，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展、高校辦學(xué)規(guī)范的逐步擴(kuò)大，以及信息化與自動(dòng)化技術(shù)建設(shè)和“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來(lái)與推廣，電子商務(wù)行業(yè)的高速發(fā)展逐步推動(dòng)了電子發(fā)票的產(chǎn)生、發(fā)展及壯大。在國(guó)家大力推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+稅務(wù)”的政策背景下，電子發(fā)票推動(dòng)的財(cái)務(wù)管理改革已是新時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞：電子發(fā)票；高校；財(cái)務(wù)；無(wú)紙化；信息化

近幾年來(lái)，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展和高校辦學(xué)規(guī)范的逐步擴(kuò)大，國(guó)家對(duì)高等院校（高校）教育和科研等的投入不斷增多，極大促進(jìn)了高校教育和科研水平的增長(zhǎng)。財(cái)務(wù)審核與報(bào)銷(xiāo)是高校財(cái)務(wù)管理工作的重要組成部分，是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的財(cái)務(wù)工作，也是科研項(xiàng)目管理人員使用和報(bào)銷(xiāo)經(jīng)費(fèi)所必須經(jīng)過(guò)的流程之一。

目前，高校科研經(jīng)費(fèi)的財(cái)務(wù)審核與報(bào)銷(xiāo)流程多為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和參與人使用公務(wù)卡消費(fèi)，然后提供紙質(zhì)發(fā)票、消費(fèi)憑證、刷卡憑條和報(bào)銷(xiāo)單進(jìn)行財(cái)務(wù)審核及報(bào)銷(xiāo)。雖然公務(wù)卡結(jié)算使用便捷，消費(fèi)支付行為可后臺(tái)進(jìn)行核對(duì)，但高校在公務(wù)卡使用、結(jié)算及報(bào)銷(xiāo)過(guò)程中仍然存在許多問(wèn)題，如財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)等待時(shí)間長(zhǎng)、過(guò)程繁瑣，公務(wù)卡消費(fèi)后需要下載公務(wù)卡消費(fèi)明細(xì)，網(wǎng)上訂單還需要打印訂單的明細(xì)，線(xiàn)下訂單也需要提供POS刷卡小票，這些工作不僅大大消耗了科研項(xiàng)目人員的時(shí)間，而且一次報(bào)銷(xiāo)需要同時(shí)提供并打印許多材料，大量的科研項(xiàng)目報(bào)銷(xiāo)造成了紙張的極大浪費(fèi)。

盡管各個(gè)高校在不斷改良措施和改進(jìn)報(bào)銷(xiāo)手段，如實(shí)行網(wǎng)上和線(xiàn)下預(yù)約制提高財(cái)務(wù)工作效率，或通過(guò)財(cái)務(wù)員分派到科研項(xiàng)目比較多的院系，先進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，合格后統(tǒng)一帶回財(cái)務(wù)處進(jìn)行集中制單和報(bào)銷(xiāo)，大大提高了報(bào)銷(xiāo)效率。但無(wú)論是預(yù)約制還是先審核后集中報(bào)銷(xiāo)，財(cái)務(wù)員的工作量都是一定的，不能從根本上解決問(wèn)題。隨著我國(guó)信息化和全球電子商務(wù)的迅猛發(fā)展，同時(shí)為了積極響應(yīng)國(guó)務(wù)院出臺(tái)并推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+稅務(wù)”行動(dòng)計(jì)劃的各項(xiàng)政策，促進(jìn)電子商務(wù)快速健康發(fā)展，增值稅電子普通發(fā)票（簡(jiǎn)稱(chēng)為電子發(fā)票）應(yīng)運(yùn)而生。

一、電子發(fā)票的概念

電子發(fā)票是指商品購(gòu)銷(xiāo)過(guò)程中，提供或者接受服務(wù)及從事其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，開(kāi)具或收取的數(shù)字電文形式的收付款憑證。電子發(fā)票是由利用符合國(guó)家稅務(wù)總局統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)并通過(guò)國(guó)家稅務(wù)總局及省、自治區(qū)、直轄市國(guó)家稅務(wù)局、地方稅務(wù)局公布的網(wǎng)絡(luò)發(fā)票管理系統(tǒng)開(kāi)具的具有全國(guó)統(tǒng)一編碼和防偽技術(shù)并附有電子稅局簽名機(jī)制的發(fā)票，是具有消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)的有效憑證。

二、電子發(fā)票的特點(diǎn)

電子發(fā)票是在網(wǎng)絡(luò)化和電子化不斷發(fā)展的趨勢(shì)下對(duì)紙質(zhì)發(fā)票的升級(jí)和改進(jìn)，可以從根本上改變財(cái)務(wù)事務(wù)的運(yùn)行機(jī)制，是我國(guó)新形勢(shì)下財(cái)務(wù)制度變革的一種必然的趨勢(shì)。我國(guó)“十三五”規(guī)劃中明確提及大力推廣和應(yīng)用電子發(fā)票。電子發(fā)票是信息化時(shí)代的產(chǎn)物，是“互聯(lián)網(wǎng)+稅務(wù)”新形勢(shì)的有利工具。與傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票相比，電子發(fā)票的所有信息都是以數(shù)字電文形式保存和傳遞，其真實(shí)性可以通過(guò)電子發(fā)票號(hào)碼和稅控加密碼驗(yàn)證，具有無(wú)紙化、網(wǎng)絡(luò)化和自動(dòng)化等優(yōu)勢(shì)，同時(shí)電子發(fā)票開(kāi)具便捷，易于傳遞和保存，有利于規(guī)范網(wǎng)絡(luò)稅務(wù)活動(dòng)等特點(diǎn)。

另外，推廣電子發(fā)票可以節(jié)約成本，簡(jiǎn)化報(bào)銷(xiāo)流程，提高財(cái)務(wù)部門(mén)的工作效率，并有利于稅務(wù)部門(mén)規(guī)范化管理，促進(jìn)高校財(cái)務(wù)工作電子化發(fā)展。由于電子發(fā)票免除了普通發(fā)票的流通和保管環(huán)節(jié)，簡(jiǎn)化了財(cái)務(wù)管理人員的工作程序，也無(wú)需專(zhuān)門(mén)的人員和地點(diǎn)來(lái)保管發(fā)票及檔案。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)匯總及分析也更加方便、高效、便捷，極大地提高了工作效率。同時(shí)，電子發(fā)票的誕生伴隨著辦公信息化和自動(dòng)化平臺(tái)的建設(shè)，高校科研項(xiàng)目報(bào)銷(xiāo)可以通過(guò)信息化及網(wǎng)上報(bào)賬平臺(tái)進(jìn)行，減少了報(bào)銷(xiāo)人在多個(gè)部門(mén)流轉(zhuǎn)奔走的時(shí)間，也方便項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)管理相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一集中進(jìn)行簽字確認(rèn)。推行高校電子發(fā)票應(yīng)用，不僅可以促進(jìn)高校會(huì)計(jì)職能由“核算型”向“管理服務(wù)型”轉(zhuǎn)變，而且可以加強(qiáng)財(cái)務(wù)部門(mén)和其他相關(guān)部門(mén)的信息溝通能力。

三、高校電子發(fā)票使用中遇到的問(wèn)題

（一）在高校中電子發(fā)票推廣力度小

目前，國(guó)內(nèi)高校對(duì)電子發(fā)票的推廣與應(yīng)用力度較小，許多高校并沒(méi)有針對(duì)電子發(fā)票進(jìn)行宣傳推廣和解釋?zhuān)咝ＴS多教職工對(duì)電子發(fā)票業(yè)務(wù)及報(bào)銷(xiāo)流程不清楚，甚至對(duì)電子發(fā)票相關(guān)概念及內(nèi)容知之甚少。并且國(guó)內(nèi)絕大多數(shù)高校報(bào)銷(xiāo)仍然以紙質(zhì)發(fā)票為準(zhǔn)，電子發(fā)票僅僅做為一種備選和補(bǔ)充，通過(guò)電子發(fā)票渠道報(bào)銷(xiāo)或報(bào)銷(xiāo)成功的案例非常局限。

（二）高校中缺乏電子發(fā)票管理相關(guān)制度規(guī)范

高?，F(xiàn)行的財(cái)務(wù)規(guī)章制度中都是以紙質(zhì)發(fā)票管理和使用為標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)電子發(fā)票的使用、報(bào)銷(xiāo)和管理缺乏行之有效的制度、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。即使部分高校制定有規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn)，也是以紙質(zhì)發(fā)票的準(zhǔn)則來(lái)要求電子發(fā)票的使用和報(bào)銷(xiāo)。相對(duì)于紙質(zhì)發(fā)票報(bào)銷(xiāo)，電子發(fā)票報(bào)銷(xiāo)需要報(bào)銷(xiāo)人將電子發(fā)票打印出來(lái)，并附上其他消費(fèi)佐證材料，甚至是要求提供銀行的公務(wù)卡消費(fèi)明細(xì)對(duì)賬單以防止報(bào)銷(xiāo)人對(duì)電子發(fā)票進(jìn)行多次重復(fù)報(bào)銷(xiāo)，這些措施明顯限制了高校電子發(fā)票的使用和推廣，也無(wú)疑與開(kāi)發(fā)和推廣電子發(fā)票的初衷背道而馳。

（三）高校中電子發(fā)票的入賬存在風(fēng)險(xiǎn)

電子發(fā)票是以數(shù)字電文形式形式記載的發(fā)票信息，具有無(wú)紙化的特點(diǎn)，電子發(fā)票真?zhèn)蔚膶徍耸秦?cái)務(wù)人員面對(duì)的首要問(wèn)題。由于紙質(zhì)發(fā)票具有特殊的防偽物理措施和技術(shù)，并且熟練的財(cái)務(wù)人員很容易判斷紙質(zhì)發(fā)票的真?zhèn)危娮影l(fā)票的無(wú)紙化特點(diǎn)對(duì)目前高校內(nèi)財(cái)務(wù)人員判斷其真?zhèn)翁岢隽颂魬?zhàn)。財(cái)務(wù)人員需要通過(guò)稅務(wù)網(wǎng)站檢驗(yàn)電子發(fā)票的真?zhèn)?，查?xún)是否進(jìn)行重復(fù)報(bào)銷(xiāo)，這也無(wú)形中增加了財(cái)務(wù)人員的報(bào)銷(xiāo)時(shí)間。

此外，電子發(fā)票的安全性也是高校推廣過(guò)程中需要面對(duì)的主要難題。雖然電子發(fā)票具有一定的信息加密和防偽特征，但在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代，如何保證電子發(fā)票的安全可靠性，保證在網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)過(guò)程中不被篡改及多次重復(fù)打印報(bào)銷(xiāo)等，都是急待解決的問(wèn)題。并且目前的電子發(fā)票檢驗(yàn)平臺(tái)形式各異，缺乏統(tǒng)一的官方認(rèn)證機(jī)構(gòu)或平臺(tái)，沒(méi)有形成安全有效的電子發(fā)票防偽方案。

（四）高校財(cái)務(wù)信息化平臺(tái)建設(shè)滯后

電子發(fā)票的設(shè)計(jì)理念是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化和信息化辦公處理，完成電子發(fā)票信息處理的直接結(jié)算。但在現(xiàn)有高校信息化條件下，尚未有具備支持電子發(fā)票傳送、管理、審核、結(jié)算和報(bào)銷(xiāo)的信息化和網(wǎng)絡(luò)化辦公平臺(tái)。高校的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)仍以紙質(zhì)發(fā)票審核和報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)為主，電子發(fā)票管理應(yīng)用平臺(tái)較少，沒(méi)有系統(tǒng)的信息化辦公軟件平臺(tái)，完全不具備實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公的條件。

四、在高校推廣電子發(fā)票使用的建議

（一）加強(qiáng)高校電子發(fā)票宣傳推廣力度

高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子發(fā)票概念、優(yōu)勢(shì)、使用及報(bào)銷(xiāo)程序等的全面宣傳。在宣傳推廣過(guò)程中，積極發(fā)揮傳統(tǒng)媒體和自媒體平臺(tái)的宣傳作用，通過(guò)高校內(nèi)部?？?、校報(bào)或宣傳冊(cè)等傳統(tǒng)媒介及微信公眾號(hào)、郵箱、微博等高校自動(dòng)化信息平臺(tái)形式，或舉辦專(zhuān)題講座，逐步向全體教職工進(jìn)行系統(tǒng)講解和培訓(xùn)，以擴(kuò)大電子發(fā)票在高校內(nèi)的知曉面。此外，也可以對(duì)外公開(kāi)咨詢(xún)電話(huà)、微信或郵箱，及時(shí)為高校教職工進(jìn)行答疑解惑，并對(duì)疑問(wèn)比較多的問(wèn)題，利用各種媒介進(jìn)行集中推送和解惑。

（二）制定高校電子發(fā)票管理制度規(guī)范

我國(guó)“十三五”規(guī)劃中明確提及大力推廣和應(yīng)用電子發(fā)票，因此在我國(guó)經(jīng)濟(jì)進(jìn)入新形勢(shì)下，深入和廣泛應(yīng)用電子發(fā)票已是必然。高校應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際情況，根據(jù)國(guó)家已有的電子發(fā)票相關(guān)政策規(guī)定及管理辦法，制定出電子發(fā)票的審核及報(bào)銷(xiāo)與管理規(guī)章制度，深化改革，促進(jìn)高校財(cái)務(wù)管理工作的無(wú)紙化和電子化，使財(cái)務(wù)人員在進(jìn)行電子發(fā)票核算及管理時(shí)有跡可循、有法可依。

（三）開(kāi)發(fā)全國(guó)統(tǒng)一的電子發(fā)票鑒定平臺(tái)和防偽特征

電子發(fā)票的真?zhèn)魏桶踩允瞧渫茝V過(guò)程中遇到的主要阻礙，因此國(guó)家應(yīng)該建立全國(guó)統(tǒng)一的電子發(fā)票開(kāi)具、鑒定及管理平臺(tái)，盡快實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票的全國(guó)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合開(kāi)發(fā)更多的防偽特征，降低電子發(fā)票在流通中的安全風(fēng)險(xiǎn)。

（四）加快高校信息化平臺(tái)及財(cái)務(wù)軟件的升級(jí)和改造

電子發(fā)票的設(shè)計(jì)理念是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化和信息化辦公處理，完成電子發(fā)票信息處理的直接結(jié)算。因此，國(guó)家及高校應(yīng)該盡早完善和更新現(xiàn)有財(cái)務(wù)管理與核算系統(tǒng)及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票及電子發(fā)票管理平臺(tái)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)及銀行電子支付系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接。同時(shí)，也要開(kāi)發(fā)與電子發(fā)票相關(guān)平臺(tái)的安全保障系統(tǒng)，提升高校電子發(fā)票相關(guān)平臺(tái)的網(wǎng)絡(luò)安全，保障信息安全。

（五）加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員信息化平臺(tái)培訓(xùn)教育

高校財(cái)務(wù)管理及工作人員應(yīng)該加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平及素養(yǎng)。財(cái)務(wù)人員必須要時(shí)刻更新與電子發(fā)票有關(guān)的政策法規(guī)及各種規(guī)章管理制度，增強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)知識(shí)的掌握能力。并且積極學(xué)習(xí)電子發(fā)票相關(guān)理論知識(shí)和計(jì)算機(jī)、電子商務(wù)等方面的知識(shí)，以及信息化平臺(tái)實(shí)際操作能力，不斷加強(qiáng)自身在新形勢(shì)下解決新問(wèn)題的能力。

五、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前，在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)步入新形勢(shì)下，實(shí)施電子發(fā)票是“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果，是我國(guó)新形勢(shì)下財(cái)務(wù)制度變革的一種必然趨勢(shì)。電子發(fā)票的推廣及應(yīng)用有助于降低紙張的消耗，節(jié)約社會(huì)資源，為環(huán)保做貢獻(xiàn)。同時(shí)，可以提高財(cái)務(wù)部門(mén)的工作效率，促進(jìn)高校財(cái)務(wù)工作電子化發(fā)展，有利于稅務(wù)部門(mén)規(guī)范化管理。高校應(yīng)該大力推廣和應(yīng)用電子發(fā)票，為建設(shè)資源節(jié)約型和環(huán)境友好型社會(huì)添磚加瓦。

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