每天都被數字煩死 這些Excel技巧來拯救你

■解元

財務小伙伴每天都和數字打交道，Excel絕對可以算得上是里面的神器，能否熟練使用Excel是有著天壤之別的。今天就和大家嘮一嘮，Excel中有哪些技巧是你一定要Get的。

1.迷你圖

傳統報表都是一大堆晦澀的數字，你能想象得出老板看到它們時的樣子嗎？其實在2013版本之后，Excel便已經支持一種名叫迷你圖的東西。首先選中待處理字段，點擊“插入”→“迷你圖”，即可在數據段后方快速插入一組折線或者條形圖。由于迷你圖只占一個單元格寬度，它比傳統圖表更適合處理大批量字段，更適合在表格中使用。

2.快速分拆ERP數據

有時我們會遇到一些從ERP或銀行系統導出的數據，這些數據雖然表面都是Excel文檔，但往往“堆擠”在一起，沒辦法進行運算。其實針對這一問題，我們可以借助“數據”面板下方的“分列”功能對數據快速分列。Excel支持“逗號”、“Tab”、“分號”、“空格”、“固定間距”以及其他符號作為分隔標志，短短幾步，就能將數據標準化成傳統表格。

3.上期報表移到本期使用

將上期報表轉移到本期使用，辦法很多，但一個最簡單的方法是將里面的常量一次性清除，只保留公式。具體方法是，點擊“開始”→“查找和選擇”→“定位條件”→“常量”，按下Delete鍵。這樣我們就得到了一份只有公式沒有數值的表格，直接填入本期數據就可以了。

4.快速填充0到1000

從0到1000，如何快速添加到Excel表中呢？其實最簡單一個方法，是在第一個單元格中輸入“0”，然后點擊“開始”→“編輯”→“填充”→“序列”，將對話框中“將序列產生在”改為列，終止值設為“1000”，確定后0-1000便填好了。

5.填充工作日

制作工資表肯定會用到工作日，在Excel中我們可以借助“快速填充”一鍵完成這一要求。具體方法是，輸入第一天日期，拖動填充柄到目標位置，接下來在選區右側快捷按鈕中選擇“填充工作日”。這時你會發現，填充好的數字正好就是本期工作日（即去除了周六、日的日期）了。

6.一鍵顯示公式

很多小伙伴熱衷于為表格做公式，七改八改最后把自己都改暈了。其實在Excel中，我們完全可以像使用“照妖鏡”一樣，讓表格里的公式展現出本來的面目。具體方法就是按一下“Ctrl+~”。沒錯！這就是顯示單元格公式的快捷鍵。

7.數據透視表之“切片器”

數據透視表很多人都用過，但里面的“切片器”知道的就不多了。其實“切片器”是數據透視表中一項非常有用的功能，可以非常直觀地將可篩選字段做成按鈕顯示在表格上。

具體方法是，點擊“數據透視表工具”→“分析”，選擇“篩選”→“插入切片器”，接下來勾選要篩選的字段即可。

8.長表格每頁自動打印“表頭”

如果表格很長，打印時就會出現第2、3、4……頁沒有表頭的情況。想讓表頭自動出現在每一頁上，只要點擊“頁面布局”→“打印標題”，然后在彈出對話框中選擇“打印標題”→“頂端標題行”，接下來勾選標題行區域。再次打印時，表頭就會自動出現在每張紙的最上方了。

9.一秒找出表中重復值

如果將表格中的重復值一鍵標出呢？最快捷的一個辦法，是點擊“開始”標簽→“條件格式”→“突出顯示單元格規則”→“重復值”。沒錯！一秒足夠了。

10.被忽視的“快速分析”

“快速分析”是Excel中一項非常實用的功能，比方說你想讓單元格中的數據自動以可視化方式展現，就可以首先選中數據區域，點擊“快速分析”→“格式化”→“數據條”，這時Excel會自動在每個單元格之內加入一組條狀圖，效果相當不錯。類似的，你還可以嘗試“色階”“圖標集”“顏色區”“迷你圖”等功能，效果也都很棒！

11.F4切換絕對引用和相對引用

每次寫公式時，類似“$A$1”這樣的絕對引用符絕對能讓人崩潰，其實Excel中是有一個好辦法能夠快速解決這個問題的，這就是在公式編輯時按下F4。按下后，Excel會自動將相對引用值轉換為絕對引用值，相比來說，工作難度大大降低了。