大伙房水庫(kù)清漂工程設(shè)備檔案動(dòng)態(tài)管理初探

(遼寧省農(nóng)村水利建設(shè)管理局，遼寧 沈陽(yáng) 110003)

2013年8月16—17日，遼寧省撫順市發(fā)生局地特大洪澇災(zāi)害，特別是渾河上游清原段尤為嚴(yán)重。洪水過(guò)后大量漂浮物經(jīng)河道直接進(jìn)入大伙房水庫(kù)庫(kù)區(qū)。這些漂浮物種類(lèi)繁多，數(shù)量驚人,既有樹(shù)木秸稈，又有塑料等生活垃圾，給大伙房水庫(kù)水質(zhì)安全和工程設(shè)施運(yùn)行安全帶來(lái)極大隱患。大伙房水庫(kù)承擔(dān)著遼寧中部6座大城市及南部大連地區(qū)的供水任務(wù)，是遼寧省經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)的重要水源地，保證供水安全是水庫(kù)管理工作的重要組成部分，因此，大伙房水庫(kù)管理局快速啟動(dòng)漂浮物清理及水源保護(hù)應(yīng)急工程，以確保水源地的水質(zhì)安全。

1 清漂設(shè)備檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)管理的必要性

洪水過(guò)后，有效、快速地清除庫(kù)區(qū)漂浮物，保障水庫(kù)水質(zhì)安全和工程正常運(yùn)行成為水庫(kù)管理部門(mén)的當(dāng)務(wù)之急。為加快清漂工程進(jìn)程，大伙房水庫(kù)管理局在2014年、2015年分兩批次經(jīng)招標(biāo)采購(gòu)了多種專(zhuān)用清漂船舶設(shè)備，以提高水庫(kù)清漂工作效率。

2014年購(gòu)買(mǎi)的第一批清漂船舶設(shè)備包括清漂船、推拖船及岸式輸送機(jī)等，這些設(shè)備投入使用后在水庫(kù)清漂工作中取得顯著成效，大大節(jié)省了人力，節(jié)約了清漂工作時(shí)間。因省內(nèi)其他水庫(kù)也存在和大伙房水庫(kù)類(lèi)似的漂浮物污染風(fēng)險(xiǎn)，遼寧省水利廳決定在省內(nèi)其他6座大型水庫(kù)中推廣機(jī)械化清漂這一模式，為此在2015年又進(jìn)行了第二次招標(biāo)采購(gòu)，由大伙房水庫(kù)管理局統(tǒng)一采購(gòu)遼寧省7座大型水庫(kù)清漂用船舶及設(shè)備。2014年、2015年兩次購(gòu)買(mǎi)清漂船舶設(shè)備數(shù)量及分配見(jiàn)下表所列。

清漂船舶設(shè)備采購(gòu)明細(xì)及分配表

船舶種類(lèi)數(shù) 量 清漂船/艘推拖船/艘5t保潔船/艘兩棲氣墊船/艘兩棲工作設(shè)備/臺(tái)起網(wǎng)機(jī)/臺(tái)岸式輸送機(jī)/臺(tái)第一次14第二次7132111大伙房水庫(kù)留用2621111其他水庫(kù)用船611

由上表可以看出，大伙房水庫(kù)管理局兩次共采購(gòu)清漂船舶設(shè)備31艘(臺(tái))，留用14艘(臺(tái)),留用的清漂船舶設(shè)備由大伙房水庫(kù)養(yǎng)殖總場(chǎng)統(tǒng)一管理和使用，大伙房水庫(kù)養(yǎng)殖總場(chǎng)在短時(shí)間內(nèi)進(jìn)場(chǎng)如此多的水上清漂設(shè)備還是第一次，所以這些設(shè)備的管理工作尤為重要。既要使用好這些設(shè)備船只，在使用中能根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行船舶設(shè)備的搭配來(lái)獲取清漂效率最大化，還要保養(yǎng)好這些設(shè)備，確保其更持久發(fā)揮作用，對(duì)于管理單位是一個(gè)新課題。在設(shè)備管理工作中一個(gè)重要的環(huán)節(jié)保障清漂設(shè)備檔案的完整性與連續(xù)性，為更好地收集保管設(shè)備采購(gòu)時(shí)期的前期檔案和設(shè)備在使用過(guò)程中產(chǎn)生的動(dòng)態(tài)檔案，大伙房水庫(kù)清漂工程內(nèi)業(yè)小組嘗試建設(shè)工程設(shè)備檔案動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)，對(duì)清漂設(shè)備檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，不僅可以全面收集水利工程設(shè)備從采購(gòu)到使用各時(shí)期的有關(guān)資料，為管理者決策提供重要依據(jù)，而且可以提高水利工程設(shè)備的管理水平，為大伙房水庫(kù)水源維護(hù)再上一個(gè)新臺(tái)階打下基礎(chǔ)。

2 清漂設(shè)備檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)管理的模式

2.1 采購(gòu)合同履行期，實(shí)行集中歸檔管理模式

清漂設(shè)備檔案管理模式是以船舶設(shè)備的采購(gòu)合同履行期為時(shí)間界限，在采購(gòu)?fù)瓿汕昂蟛捎貌煌墓芾矸椒▽?duì)檔案進(jìn)行管理。

在設(shè)備采購(gòu)合同簽署后，清漂工程檔案管理人員就把所需檔案材料清單發(fā)往中標(biāo)的設(shè)備制造廠商，以保證廠家在提供船舶設(shè)備的同時(shí)，交付完整齊全的檔案資料。在設(shè)備制造期間，大伙房水庫(kù)管理局還向制造廠家派駐了監(jiān)造人員，及時(shí)全面收集制造過(guò)程資料和技術(shù)改進(jìn)圖紙。

在這批船舶設(shè)備中間驗(yàn)收階段、下水試驗(yàn)階段、運(yùn)抵水庫(kù)后驗(yàn)收開(kāi)箱時(shí)，都有檔案管理人員參與，及時(shí)收集各階段的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告單、開(kāi)箱清單、船舶設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)、合格證等資料。

在保證船舶設(shè)備檔案驗(yàn)收合格的一定時(shí)間內(nèi)，清漂工程內(nèi)業(yè)小組將所有設(shè)備采購(gòu)前期檔案資料進(jìn)行收集整理，經(jīng)過(guò)相關(guān)的手續(xù)將該部分設(shè)備檔案與清漂工程檔案一起交給水庫(kù)局檔案室統(tǒng)一保管。這種集中統(tǒng)一歸檔管理模式避免了前期檔案的流失，為做到每一艘船、每一臺(tái)設(shè)備各建立一份檔案打下基礎(chǔ)，也為電子文件的真實(shí)性、完整性做了保障。

2.2 設(shè)備使用期，采取分段分級(jí)管理模式

設(shè)備的采購(gòu)在于使用，而設(shè)備檔案的管理也是為了更好地服務(wù)于清漂工作，在設(shè)備檔案存檔的同時(shí)將另一套船舶設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)、設(shè)備圖紙等技術(shù)資料交給設(shè)備使用部門(mén)保管，使用部門(mén)將這些設(shè)備已有的技術(shù)檔案資料進(jìn)行分類(lèi)整理，并建立相應(yīng)的設(shè)備檔案管理手冊(cè)，在今后的設(shè)備使用與維修中都要及時(shí)對(duì)各記錄手冊(cè)進(jìn)行擴(kuò)充，以方便操作者使用和維護(hù)清漂設(shè)備。

具體程序包括：在各船舶設(shè)備正常運(yùn)行后，設(shè)備的操作人員和維修人員負(fù)責(zé)將操作記錄、維修記錄、技術(shù)改造數(shù)據(jù)等資料填報(bào)、收集，在設(shè)備閑置期間，該部分檔案資料必須交由相關(guān)的專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行整理，由使用單位檔案室進(jìn)行保管，在該過(guò)程中，使用單位檔案管理部門(mén)對(duì)設(shè)備的使用狀況及檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)檢查與監(jiān)督，把握好檔案管理的動(dòng)態(tài)性，確保檔案資料的準(zhǔn)確性，并將定期檢查結(jié)果錄入使用單位檔案資料的相應(yīng)卷宗。

2.3 開(kāi)展設(shè)備檔案電子化管理

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展,電子文件應(yīng)用的范圍越來(lái)越廣,呈現(xiàn)出許多紙質(zhì)文件所不具備的優(yōu)越性，同樣電子文件在大型設(shè)備的檔案管理中也有著越來(lái)越廣泛的應(yīng)用。對(duì)大伙房水庫(kù)清漂工程的設(shè)備檔案實(shí)行紙質(zhì)文件和電子文件雙重保管，這是提高清漂設(shè)備檔案利用效率和安全性的重要舉措，也有利于設(shè)備檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。從上頁(yè)表中可以看出，清漂設(shè)備第二次采購(gòu)含其他6座大型水庫(kù)清漂船6艘、推拖船11艘，當(dāng)這些船舶向其他水庫(kù)移交時(shí)，可以快速移交設(shè)備所有檔案資料，既包括隨船的操作指南等資料，還可以針對(duì)各水庫(kù)不同的需求提供電子文件，保證了船舶移交工作快捷順利。同樣，在使用單位需要某設(shè)備檔案的前期資料時(shí)，水庫(kù)管理局檔案室也會(huì)及時(shí)提供設(shè)備檔案的電子文件，在很大程度上彌補(bǔ)了檔案集中管理的弊端，為清漂工程設(shè)備檔案的利用帶來(lái)巨大的便利。總之，實(shí)行檔案資料電子化管理對(duì)提高大伙房清漂設(shè)備檔案的動(dòng)態(tài)管理意義重大。

3 清漂設(shè)備檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)管理存在的問(wèn)題

3.1 落實(shí)工作責(zé)任不到位

實(shí)施設(shè)備檔案動(dòng)態(tài)管理工作能否推得開(kāi)并持久堅(jiān)持下去，關(guān)鍵在于制度的完善與落實(shí)。由于此項(xiàng)工作剛剛開(kāi)展，使用單位有關(guān)設(shè)備檔案管理制度還缺乏銜接性。檔案管理人員存在不能及時(shí)催收各類(lèi)維修養(yǎng)護(hù)記錄的現(xiàn)象。此外，設(shè)備操作人員和維修人員是實(shí)施檔案動(dòng)態(tài)管理的第一層責(zé)任人，他們還缺乏定期保存上交維修養(yǎng)護(hù)資料的意識(shí)。

3.2 操作、維修人員變動(dòng)較頻繁導(dǎo)致設(shè)備使用過(guò)程數(shù)據(jù)不全

一臺(tái)設(shè)備的操作人員往往剛剛熟悉該設(shè)備又要被調(diào)動(dòng)到別處工作，導(dǎo)致設(shè)備運(yùn)行檢查記錄不全，為設(shè)備的維護(hù)帶來(lái)隱患；同樣維修人員也經(jīng)常不能及時(shí)將設(shè)備維修保養(yǎng)記錄、運(yùn)行檢查記錄等使用過(guò)程中產(chǎn)生的檔案資料記錄齊全，沒(méi)有養(yǎng)成主動(dòng)保存檔案資料數(shù)據(jù)的習(xí)慣，這使得使用中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)不容易實(shí)現(xiàn)及時(shí)的更新。

4 結(jié) 論

綜上所述：清漂設(shè)備檔案實(shí)施動(dòng)態(tài)管理、信息共享是非常必要的，科學(xué)、規(guī)范地管理清漂工程設(shè)備檔案，保證遼寧省內(nèi)七大水庫(kù)的相關(guān)使用人員可以隨時(shí)獲得對(duì)其有價(jià)值的設(shè)備檔案信息，不僅節(jié)省檔案管理的費(fèi)用,還能使清漂設(shè)備充分便利地加以利用；而且檔案數(shù)據(jù)的實(shí)施更新能更大限度地延長(zhǎng)清漂設(shè)備使用壽命，并為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供更準(zhǔn)確全面的信息支撐。3年的實(shí)踐管理證明，這種設(shè)備檔案管理模式是可行且有效的。

盡管在實(shí)施檔案動(dòng)態(tài)管理的后期會(huì)有一些因素影響檔案數(shù)據(jù)的連續(xù)性，但只要選用適合本單位的檔案管理模式，并注重權(quán)責(zé)統(tǒng)一及有關(guān)設(shè)備檔案管理制度的完善，同時(shí)從加強(qiáng)檔案管理人員和使用部門(mén)員工責(zé)任心、加大對(duì)操作人員維修人員的培訓(xùn)等幾方面著手，就能確保實(shí)施設(shè)備檔案動(dòng)態(tài)管理取得實(shí)效。使檔案資源的利用更加合理便利。

[1] 遼寧省水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院.大伙房水庫(kù)漂浮物清理及水源保護(hù)應(yīng)急工程初步設(shè)計(jì)報(bào)告[R]. 2014,6.

[2] 梁晶晶.淺談大型儀器設(shè)備檔案的管理模式[J].管理觀察,2015(4):176-178.

[3] 張妙軍.淺論設(shè)備檔案的動(dòng)態(tài)管理[J].機(jī)電兵船檔案,2014(1):62-63.