高校科研檔案三級管理模式探討

易紅君

摘 要：針對當前部分高校科研檔案管理缺少系統性、時效性和多元性的問題，提出高校科研檔案管理要從學校、二級學院和檔案管理個人3個層次上加強管理，優化科研檔案的管理程序，提升高校科研檔案管理水平，更好地為科技創新服務。

關鍵詞：高校檔案 科研檔案 三級管理

中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）12（c）-0150-02

高校是人才和科研資源聚集地，也是科技創新重要陣地，隨著高校學科建設、科學研究、社會服務和文化傳承與創新發展，高校科研檔案在為科研服務中發揮著越來越重要的作用，體現出很強的科研價值和信息資源價值，科研檔案管理工作的重要性也越發受到重視。然而近20年我國高等教育的快速發展，還有相當高校屬于新建高校，科研積累相對較少，科研檔案建設還處在起步階段。就科研檔案管理工作來說，還存在著對科研檔案資源價值認識不足、檔案管理制度不盡完善、檔案的數字化信息化建設水平不高、檔案管理人員的業務水平有待提高等問題，根據筆者多年從事檔案管理工作經驗，建議從學校、二級學院和個人3個方面上提高科研檔案管理水平，提升科研檔案管理服務質量。

1 部分高校科研檔案存在的問題

（1）部分高校科研檔案分布零散、檔案信息不完整。對科研檔案資料進行開發和利用的前提是保證科研檔案的完整性和準確性以及安全性，而實際上部分高校科研檔案管理工作中還存在檔案資料分布分散、信息資料不全的問題，比如部分科研檔案歸檔不完整，保存分散；部分科研檔案缺少合同書、技術資料丟失，不能全面地展現出科學研究的整體面貌等。

（2）科研檔案缺少時效性。作為一種具有情報價值的歷史記錄，科研檔案講究一定的時效性，但是因為科研工作和相關檔案的建立還未實現同步化，導致很多時候科研工作已經結束但是科研檔案卻還沒有收集齊全，而等到全部收集完畢的時候，科研檔案的參考已經不具備時效性。

（3）沒有體現出科研檔案的第二價值。科研檔案的首要價值在于為檔案形成者提供服務，第二價值則是為形成檔案人員以外的人提供服務，但是科研檔案的整理和保管通常是由個人負責的，在科研部門的歸檔并不常見，所以影響其他人對科研檔案的利用。

（4）科研檔案類型多樣。目前進行科學研究的方法多種多樣，研究成果形式也不近相同，形成的科研檔案除了傳統意義上的紙質檔案之外還增加了圖片、影像資料等，檔案形式多種多樣，但是目前的高校科研檔案中依然是以紙質材料和文字材料為主，檔案的數字化資源建設滯后，和時代發展相脫節。

2 高校科研檔案現存問題的原因分析

2.1 從學校層面分析

（1）學校部分管理人員對科研檔案管理的重要性認識不夠。科研檔案是學校科研人員經歷日日夜夜研究出來的成果記錄，直接反映了學校的科研活動成果，代表著學校的科研水平，不過很多人認為科研檔案自己管理就好，沒有必要再占用學校的公共資源和人力資源，在需要的時候再集中向各學院和個人收集，這種管理方式導致科研檔案管理工作遲滯不前。

（2）科研檔案管理制度不健全。目前很多高校科研檔案歸檔工作缺少制度約束，無法達到上下統一，要求一致，很多高校還未建立起數字化的檔案管理系統，導致很多有價值的科研資料不能及時收集到位，最終導致關鍵資料缺失，檔案管理達不到應有作用。

（3）不同部門之間缺少有效溝通。檔案管理部門對于科研工作缺少了解，科研工作者對檔案管理的意識淡薄，導致科研檔案管理處于管理的空白地帶，缺少規范管理制度，最終形成的檔案標準不一，全憑科研人員的個人喜好，什么檔案該納入，如何對其進行分類和排列，無章可循，最終導致檔案管理愈加混亂。

2.2 從二級學院層面分析

（1）部分二級學院領導對科研檔案不夠重視，認為二級學院的中心工作是黨建、教學和學生管理，科研工作重視項目和成果申報，對科研檔案建設不夠重視，認為科研檔案建設是學校的工作，需要檔案的時候往往是到學校檔案管理部門查找，科研檔案管理和建設呈架空狀態。

（2）缺少專人負責。二級學院科研檔案管理主要由科研工作秘書擔任，但是秘書往往不會直接參與到科研活動當中，進而對科研檔案資料缺乏辨識能力和獨立整理能力，不能勝任科研檔案管理工作。

2.3 從科研人員層面分析

（1）檔案形成者缺少歸檔意識。科研工作者進行科研活動的目的在于發表學術論文或者獲獎，對于科研檔案的整理不夠重視，盡管其也會在科研過程中對各個實驗過程進行詳細記錄，但是由于不夠專業導致檔案難以整理齊全。

（2）缺乏利他意識。對于一些重要的科研成果，科研人員為了保密而按照自己的思路對檔案進行整理，最終整理得到的結果僅僅自己能夠看懂，不能夠被其他人所利用。

3 高校科研檔案三級管理模式創新

3.1 在學校方面

（1）建立規范的科研檔案管理制度。制度建設是進行科研檔案管理工作的前提，各高校要根據自身發展的特點，建立切實可行的科研檔案管理制度，然后強抓制度落實，通過行政手段實現檔案管理常態化，將科研人員的科研檔案歸檔情況和其年終考核掛鉤，加強檔案管理。

（2）理順科研文件材料的歸檔程序。抓住檔案管理規律，做到對科研檔案的分類和價值管理胸有成竹，制定出統一的存檔計劃，讓高校科研檔案工作走上規范化道路。保證科研工作和檔案管理同步，即保證下達科研計劃和提出歸檔任務同步；檢查計劃進度和檢查科研文件資料的行成情況同步；結題驗收、鑒定和鑒定檔案保持同步；成果等級以及檔案管理部門出具課題歸檔證明相同步。

（3）加強科研檔案信息化管理平臺建設。實施科研檔案數字化資源建設工程，利用大數據技術手段對各種科研檔案信息進行合理的分類，進行精準化管理，制定科學合理的科研檔案數字化建設的標準和數字化操作流程，如紙質照片檔案數字化操作規程、音視頻檔案數字化操作規程以及電子文件歸檔管理等。搭建數字資源共享平臺，實現科研人員、二級學院和學校在同一個平臺上進行檔案管理工作，實現檔案快速查詢和下載等功能。

3.2 在二級學院方面

二級學院要設置專門檔案存儲室，負責科研檔案的保管工作，按照學科—形成者—時間—項目類別的分類標準進行檔案收集和保管，方便檔案的管理利用。要設置專門檔案管理工作崗位，并進行檔案管理的專業培訓，讓科研歸檔落到實處。

3.3 從科研人員層面

（1）幫助科研人員樹立科研工作存檔意識。作為科研檔案形成的主體，科研人員要有意識通過建立科研檔案保護自己的科研成果，將重要記錄保存下來最后交給專業檔案管理員整理歸檔。

（2）提高科研人員的共享意識。科研檔案是科研人員的智慧結晶，但是一些科研工作者思想比較狹隘，不愿與他人分享自己的科研成果，這與有人惡意竊取科研成果的社會現象有關，因此要在保證不會侵犯科研人員成果的同時做好科研人員思想工作，鼓勵其分享科研成果，真正發揮科研檔案的價值。

參考文獻

[1] 朱康康.高校檔案工作全面質量管理模式研究[J].浙江外國語學院學報，2003（3）：32-35.

[2] 米軍.高校科技檔案管理存在的問題與對策[J].蘭臺世界，2017（10）：47-48.