財務信息化背景下高校預算管理系統(tǒng)設計與實踐

聶慶明 丁蓉菁

(無錫職業(yè)技術學院 財務處,江蘇 無錫 214121)

隨著計算機、網絡通信等信息技術的迅猛發(fā)展，信息化建設越來越受到高校的高度重視。在《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要(2010-2020年)》中提出“建立并不斷完善教育經費基礎信息庫，提升經費管理信息化水平”；在《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃(2011-2020年)》中提出“要到2020年，全面完成《教育規(guī)劃綱要》所提出的教育信息化目標任務，形成與國家教育現代化發(fā)展目標相適應的教育信息化體系，教育管理信息化水平顯著提高，教育信息化整體上接近國際先進水平”。財務信息化是教育信息化的必然要求，高校財務信息化勢在必行，預算是高校財務工作的起點，財務信息化建設必須從預算抓起。高校預算管理要實現信息化必須借助于一定的系統(tǒng)軟件才能實施，無錫職業(yè)技術學院(以下簡稱無錫職院)與上海復翼計算機軟件公司合作，對高校預算管理信息化建設進行了初步探索。

1 設計原則

1.1 根據高校預算白皮書進行系統(tǒng)結構設計，保證與財政預算系統(tǒng)數據一致

高校預算編制存在的普遍性問題是預算“兩張皮”，即上報財政預算結構、項目和金額跟高校內部預算的結構、項目和金額不一致，對外是一套預算，對內是另一套預算。實現預算編制信息化的初衷就是通過信息系統(tǒng)來實現高校預算編制與財政預算同步，從而保證對外預算與校內預算一致，徹底杜絕預算“兩張皮”現象。

1.2 符合高校內部經費管理需要，點線結合，便于統(tǒng)計分析

高校預算信息化是為了更好地管好、用好財政資金，預算管理系統(tǒng)的頂層設計至關重要。高校要對照財政預算系統(tǒng)結構設計自己內部的預算申報流程及管理體系，既要保證各條線數據準確錄入，準確反映整個學校預算規(guī)模，又要滿足學校領導多維度了解學校經費預算的需求。比如既能直觀地反映單位整體預算規(guī)模，又能反映招生經費、“三公經費”、會議費、培訓費、學生活動經費等特定條線的經費預算。

1.3 與財務系統(tǒng)數據無縫對接，實時反映項目建設進度

進行預算管理系統(tǒng)設計的目的是為了更好地管好用好財政資金，而非純粹為了編制預算。在預算管理系統(tǒng)中完成預算編制并上報后，系統(tǒng)里的數據都是靜態(tài)數據，如果只停留在這一步,預算管理系統(tǒng)一年就用一次，不符合經濟效益原則。預算系統(tǒng)必須實時反映預算執(zhí)行情況才能物盡其用，因此預算系統(tǒng)必須與高校財務系統(tǒng)實現無縫對接，實時反映單位的預算執(zhí)行情況，特別是預算執(zhí)行率偏低的項目，要進行數據分析，查找原因。

1.4 操作便捷，查詢方便，簡潔易懂

使用信息化手段就是為了提高工作效率，解放勞動力。預算管理系統(tǒng)的操作、使用既要方便財務人員進行預算申報，把財務人員從繁重的錄入與統(tǒng)計工作中解放出來,還要讓學校各部門申報流程操作簡單、便捷，最好能實現無紙化辦公，節(jié)約資源。編制完成后財務部門、其他部門還要方便、快捷地實現預算執(zhí)行情況查詢，這些都是進行預算管理系統(tǒng)設計所要遵循的原則。

2 系統(tǒng)功能實現

2.1 預算項目設計

預算項目與財務管理人員在財政預算編制過程中碰到的功能科目類似，他服務于各條線經費管理。按財政部《2017年政府收支分類科目》的要求,高校將支出業(yè)務設置為工資福利支出、商品與服務支出、對個人和家庭補助等7類，高校的預算項目應盡量與財政預算項目保持一致。如人員支出、公用支出、個人與家庭補助支出、專項支出等一級預算條目是必設項目，至于二級預算項目則根據高校具體管理需要來設置，原則上也應與財政保持一致，特別是目前受到重點關注的“三公”經費、會議費、培訓費等項目則需單獨設二級預算項目，這樣既能直觀反映單位的重點項目，也有利于年終決算編制。三級預算項目則完全取決于高校自主編制預算項目(見表1)。

2.2 角色設置

預算系統(tǒng)主要使用對象是各職能部門及二級學院，因此預算的查詢范圍必須考慮全面，此時角色設置就顯得尤為重要。一般來說，無論是各職能部門還是二級學院，其正副職都應該可以查詢預算數據。另外,有些職能部門主管學校的某類事項，如科技處負責全校的科研項目管理，人事處負責全校的師資培訓；學校領導要查詢自己分管部門及二級學院的預算；財務處作為預算編制部門要統(tǒng)管全校的預算編制。

因此,基本的角色設計為部門預算管理員、主管部門預算管理員、校領導、財務預算管理員以及系統(tǒng)管理員等(見表2)，高校也可以根據自己學校實際需求增設其他角色。

2.3 財務核算系統(tǒng)對接

預算系統(tǒng)信息是靜態(tài)的預算信息，沒有預算執(zhí)行信息，所以預算系統(tǒng)必須與財務系統(tǒng)對接，預算系統(tǒng)數據信息才具有動態(tài)性與實時性。預算系統(tǒng)里所設項目稱之為預算項目，財務系統(tǒng)里面的輔助核算項目稱之為核算項目，預算系統(tǒng)與財務系統(tǒng)的數據對接實際上就是預算項目與核算項目的數據對接。預算項目可以設置成一對多，即一個預算項目對應多個核算項目，但一個核算項目只能對應一個預算項目。如果使用的預算軟件與財務軟件不是一家公司的，還牽涉接口開放問題，需要合作雙方實現數據對接。

表1 預算項目分級設計框架

2.4 部門信息同步

作為預算系統(tǒng)的大部分用戶，職能部門及二級學院必須能查詢自己部門以及主管項目的預算，而預算執(zhí)行與財務系統(tǒng)數據要掛鉤，所以預算系統(tǒng)部門信息設計必須與財務系統(tǒng)的基礎設計數據一致。除了部門信息要一致外，項目負責人信息也要與財務系統(tǒng)一致，這樣各職能部門、二級學院才能準確查詢項目負責人信息。

2.5 項目結轉

預算系統(tǒng)是動態(tài)的數據，能反映申報數、批復預算數、執(zhí)行數、執(zhí)行率等數據，更能看到上一年預算數與上一年執(zhí)行數，實現縱向對比。上一年預算數與執(zhí)行數可以給申報部門提供歷史參考數據，申報部門再根據下一年的工作安排合理申報預算，增強預算準確性。

表2 預算操作角色設置

3 系統(tǒng)操作流程

無錫職業(yè)技術學院與復旦天翼軟件有限公司合作，購買了該公司的全面預算系統(tǒng)軟件，再結合學校的實際情況，進行了系統(tǒng)設計預算收入、支出編制流程如圖1、圖2所示。具體操作步驟如下：

圖1 預算收入編制流程

首先，預算申報。預算申報包括收入與支出預算申報。收入預算申報包含各職能部門及二級學院收入預算申報以及財務部門預算申報，要應收盡收，應報盡報。收入預算申報過程相對簡單，各職能部門只要將所有收入盡數申報，然后財務審核，年終各部門收入預算完成情況將被納入考核。支出預算申報過程相對復雜，要經過“二上二下”的過程才能最終完成預算申報。各職能部門及二級學院根據下一年工作計劃編制申報各項支出預算，并上報財務部門審核，對于部分有主管部門的項目需先報主管部門審核后，再由主管部門報財務部門審核。此操作流程稱為“一上”。

圖2 預算支出編制流程

其次，預算審核，亦稱“一下”批復。申報部門及主管部門的預算報至財務后，由財務部門根據學校總體資金安排進行初審，初審后批復的過程稱為“一下”。對于申報數與“一下”批復數有差額的部門還需要根據“一下”批復數據進行修改，此步驟稱為“一下”修改。不需要修改的職能部門及二級學院則根據財務部門審核后的“一下”數據進行數據完善，即根據“一下”審核數據進行項目內部調整，保證各明細項目總和與“一下”數據一致，并對相關項目進一步詳細說明。對于主管項目來說，主管部門需要根據“一下”數據在主管項目之間進行分配后再報財務部門，此過程稱為“二上”申報，財務部門在審核部門及二級學院申報的“二上”數據基礎上進行再審核，確認匯總后批復下一年預算數，如圖2所示。

4 結語

無論高校與哪家軟件公司合作，預算系統(tǒng)框架設計必須結合財政、高校的具體情況進行系統(tǒng)設計，其設計原則、方法也必須大體一致。當然，預算管理系統(tǒng)也并非萬能系統(tǒng)，高校需求具有多樣性，各高校應大力推進其他輔助核算系統(tǒng)的上線才能更好使用預算系統(tǒng)。