企業機要秘書基本素養及提升途徑探討

張 楠

（航宇救生裝備有限公司，湖北襄陽 441003）

引言：企業機要秘書需要具備良好的政治覺悟與政治分析能力，工作的各個環節需要嚴格按照規章制度進行處理，一旦涉及到重大的秘密文件，需要將文件的數量以及傳遞的方向準確掌握，確保文件的完整性與安全性，防止機密消息的泄露，機要秘書的工作大多需要單獨、分散進行，其工作時間要根據領導的行程以及文件的進行程度來制定。機要秘書屬于信息傳輸的樞紐站，一旦工作不夠細致或處理方式不夠妥當，都會引起非常嚴重的問題。在新常態的環境下，機要秘書的工作面臨著嚴峻而復雜的形式，在繁重的工作環境下，工作人員很容易產生厭倦情緒，所以保密工作也很容易出現疏忽，對企業機要秘書素質的提升勢在必行。

1 機要秘書概述

所謂機要秘書，主要是指黨政機關從事機密文件的翻譯、處理及保管的秘書。機要秘書一般包括譯電員、機要保密員等。機要秘書主要負責企業內外部文件、材料的草擬、審核、復印、分發等，對單位的會議進行籌備、組織與整理。接收、送閱、保密上級的來文。

2 企業機要秘書基本素養

企業機要秘書的工作具有保密性、原則性、獨立性等特點，在企業發展的過程中起到非同小可的作用。企業機要秘書需要具備良好的政治覺悟與敏銳的分析能力，在每個環節都要按照規章辦事，確保文件傳遞的完整性與安全性。要求企業機要秘書基本素養如下：

2.1 突出的政治素養

一般情況下，機要秘書在日常工作中會接觸到較多的密級文件，會涉及到企業的利益與安全，不能出現半點疏忽。所以機要秘書需要具備較高的政治素養，做到心細嘴嚴，不能夠透漏企業的安全信息。另外，機要秘書要能夠靜下心，不受外界利益因素的誘惑，做到心如止水、淡泊名利。最后，機要秘書需要一心一意的完成本職工作，不能由于其他原因而打破工作的紀律性。

2.2 踏實的工作作風

機要秘書的崗位屬于耐心細致的工作崗位，所以一定要有踏實的工作作風。機要秘書的日常工作包括文件的登記、傳閱、復印等。這些工作都需要有細致的工作態度，加強對文件傳送的監督，一旦需要緊急情況，機要秘書要加班加點進行處理。嚴格按照文件的指示進行傳閱，不能夠輕易的自作主張，準確的對文件的傳閱進行記錄。在文件送閱的過程中，要考慮到文件的時效性，在規定時間范圍之內完成文件的傳閱，避免由于傳遞不及時而耽誤重要決議。所以，要求機要秘書對領導的審閱時間進行合理安排，在安排的過程中，多留意細節，機密文件即收即送，不可拖延，做好文件的交接，避免給后續的工作留下隱患。

2.3 高效的辦事效率

辦事效率是企業機要秘書必備的素養之一。尤其針對重要的機密文件，時間緊迫、任務繁重，稍有疏忽就可能造成無法挽回的損失。因此，機要秘書必須具有高效的辦事效率，對重要的工作內容進行時間上的合理分配，保質保量的完成工作，不斷提高自身隨機應變的能力，總結工作的經驗與規律性，在遇到緊急事件時要確保能夠制定出合理的解決方案。

3 企業機要秘書素養提升途徑

3.1 注重人才隊伍選拔

為了構建一支高素質的紀要秘書人才，一定要嚴格把守人才選拔關卡。首先，要讓企業領導對該項事宜高度重視，加大人才培訓與管理資金投入的力度，樹立起長遠的培養目標。在人才選拔過程中，不搞關系戶、不搞特殊化，真正的選出思想覺悟高、有紀律性、肯吃苦耐勞的優秀人才。杜絕一切走后門現象，將機要秘書隊伍的構建當作系統而長遠的工程，真正走向規范化、制度化的道路。

3.2 加強政治學習

為了進一步提升企業機要秘書的基本素養，需要培養其堅持學習黨的政策方針，加強政治學習，緊隨黨的步伐，不斷更新自身的政治理念，認真做好本職工作，確保政治合格、立場堅定，多了解、多接觸政治理論知識，提升機要秘書的業務能力，擴大知識層面。

3.3 正確樹立人生觀價值觀

人生觀與價值觀是提升機要秘書素養的基本元素，在開放的社會環境中，機要秘書一定要正確的處理周邊人際關系，準確掌握集體利益與個人利益之間的聯系，把握好個人的工作行為與工作制度的分寸。自覺的保持高度的覺悟，樹立正確的人生觀與價值觀，在拜金主義的環境下，機要秘書人員一定要穩住陣腳，堅定信念，能夠經受住社會新時期對自己的考驗。

3.4 全面提升機要秘書業務能力與辦事效率

對機要秘書素養的提升，一定要加強與重視理論與技能的培養，定期組織機要秘書人員參加技能培訓，隨著互聯網時代的到來，全球的經濟發展進入網絡化與科技化時代，機要秘書的業務能力以及業務技術也需要與時俱進，緊隨時代發展的步伐，全面提升機要秘書人員業務能力水平與辦事效率，通過網絡化辦公系統對文件、材料等進行收集與處理，熟練掌握基本辦公軟件。通過崗前的技術培訓，能夠確保在上崗之前就具有比較熟練的技能，為將來的工作打下基礎。在工作過程中，要與前輩多溝通交流，總結工作經驗，學習工作方法，加強網絡知識以及法律知識的學習，在不斷自我完善的過程中提高業務素質。

3.5 通過改善服務態度來提升基本素養

一般情況下，機要秘書人員所接觸的工作復雜而瑣碎，所以要求機要秘書一定要有足夠的耐心，端正工作態度，通過正確的功過方法與技巧來處理工作中的復雜任務。機要秘書工作崗位大多是對外的工作崗位，所以也代表著企業的門面，良好的服務態度是工作的前提，能夠反映出企業的發展文化，體現企業員工的文化素養。所以機要秘書一定要熱情嚴謹、親切大方，這樣既能讓人體會到親切的服務態度，又可以提高辦事效率。

機要秘書人員與領導的日常工作接觸頻繁，所以機要干部需要全面發展綜合素質，具有一專多能的本領，熟練掌握辦公室操作的基本程序與技巧，及時的轉變思想，變被動服務為主動服務，將隨機的工作規范化，將信息傳遞工作與其他相關工作相關聯，在提高工作效率的同時提升綜合素質。機要秘書在得到信息之后要第一時間進行思考，將自己的想法有效的提供給領導，為領導做參謀工作，做到審大小而圖之，衡彼己而施之，酌緩急而布之。

結束語：隨著計算機信息網絡技術的快速發展，電子信息技術、網絡信息技術等在不斷涌現，對企業機要秘書崗位的工作職責要求越來越高，在一定程度上，對機要秘書的工作帶來很大挑戰。企業機要秘書一定要正確了解當前社會發展形勢，認識到自身的缺點與不足，不斷更新知識與技能，緊隨時代發展的步伐，通過提升自身的基本素養，來進一步提高工作完成的質量，為企業的穩定發展貢獻力量。

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