淺談做好企業集中采購檔案管理工作的重要性

李曉龍

摘 要 隨著信息技術的不斷發展，企業集中采購是政策性、專業性和法律性很強的一項工作，要做好企業的集中采購工作，除了一支高素質、高水平的專業技術干部隊伍和一個高效、規范的企業集中采購操作平臺以外，筆者認為加強企業集中采購活動中的檔案管理同樣重要。

關鍵詞 集中 采購 檔案 管理 重要性

一、充分認識做好企業集中采購檔案管理工作的重要性

首先，做好企業集中采購活動中的檔案管理工作是企業集中采購規范化管理的一個重要環節，它是企業集中采購工作不可缺少的組成部分。作為企業集中采購的后期工作，集中采購檔案管理工作看似一件小事，其實關系重大。《中華人民共和國政府采購法》第七十六條明確規定：“采購人、采購代理機構違反本法規定隱匿、銷毀應當保存的采購文件或者偽造、變造采購文件的，由政府采購監督管理部門處以兩萬元以上十萬元以下的罰款，對其直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分，構成犯罪的，依法追究刑事責任。”既然企業集中采購工作中的檔案管理工作如此不容忽視，那采購文件應該如何保存呢？《中華人民共和國政府采購法》第四十二條明確指出：“采購人、采購代理機構對政府采購項目每項采購活動的采購文件應當妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。”所以，采購文件不齊全，檔案管理部規范，一是無法從中總結經驗，取長補短，不斷完善，二是無法配合相關監督檢查部門進行工作監督和檢查，無法提供真實可靠的材料以供審核，三是無據可查，沒有借鑒和修訂的根據。

二、企業采購檔案管理工作必須實現專業化

檔案管理是一門學科，并不是任何人都能勝任的工作。在檔案管理工作中我們曾發現這樣一些問題：一項采購工作已經完成，但采購人員存檔的材料沒有及時存檔，一個不夠專業的檔案工作人員并不知道如何進行檔案的整理和存檔，腦海中對要歸檔的文件沒有一定的層次性，認為只要是采購組織交來的材料就可以歸檔，至于是否全面，是否符合歸檔的條件要求都不清楚等等，這些都是企業集中對采購活動中檔案管理工作的認識誤區。把隨意性帶到工作中是很危險的事情，有時導致的后果是不堪設想的，甚至會影響企業采購工作的大局。企業集中采購檔案管理工作是一門專業性很強的學問，必須由專人負責，才符合企業集中采購工作專業化、規范化的要求，這個人必須有嚴明的組織紀律性，熟悉國家相關政策法規，對于企業集中采購工作要有足夠的了解和認識，對于檔案管理要具備一定的經驗，對于檔案的編輯、裝訂、計算機信息管理等方面要有較高的操作使用水平。只有責任心強、專業知識過硬的檔案管理工作人員，通過嚴格規范的操作，才能為每一次企業集中采購工作畫上一個圓滿的句號。要做好企業集中采購項目的檔案管理，就一定要制定科學規范的檔案管理制度，對于所有要歸檔的采購項目檔案材料，一定要有明確的條目，要求對于缺項、不全或工作沒有全部完成的招標材料，不能隨便歸入檔案，一定要保證項目檔案的真實性和完整性。企業集中采購活動操作中，檔案歸檔是一個重要的環節。對企業集中采購檔案進行及時收集、整理和編檔，是對工作的真實記載，也是對工作經驗的及時總結。

三、企業集中采購檔案必須體現采購工作的程序化

由于采購單位不同、資金來源不同，采購內容和規模不同，其采購方式也不盡相同。雖然采購方式不盡相同，但檔案管理工作更應具有嚴肅性和科學性。對于不同項目的采購工作，都應將與項目對應的采購計劃以及招標委托協議書保存在檔案中，這對于一個企業集中采購項目檔案的完整性具有不可忽視的作用。對于公開招標的采購項目，要在國家指定報刊和網站上公開刊登招標公告。同時，檔案中要保存完整的招標文件，要有詳細的技術答疑、資格預審等方面的書面記載材料、開標評委抽簽情況、開標會議簽到表、公證部門及監督審查部門的到場情況、開標唱標報價對比表、開標記錄、評標報告，根據評標方法的不同，還應保存評委表決票匯總表或有評委簽名的評委打分表，以及有監督部門代表簽名的打分匯總表。對于一些需要變更采購方式才能滿足采購人交貨時間、使用時間等方面需求的采購項目，檔案中必須保存變更采購方式的申請和監管部門的批準文件。

四、企業集中采購檔案管理工作必須實現信息化

信息化手段充分利用了電子化、網絡化等先進的信息技術，融合先進的管理理念，使企業集中采購更加合理有效，并節省了資金，充分滿足了企業集中采購的各種需求，并為采購工作提供了先進的管理手段。對于企業集中采購中的檔案管理工作，通過網絡信息化，可以適時地收集和整理各個采購項目的各種信息，為今后的采購工作提供豐富的借鑒資料，為采購市場提供良好的備案數據，為整個企業集中采購工作提供強有力的信息支持。由于網絡的開放性、共享性，企業集中采購監督部門也可以通過信息化檔案跟蹤采購的全過程，實現網上監管。由此可見，面對目前我國企業的集中采購現狀，采購檔案管理信息化是一種必然的發展趨勢。

企業集中采購工作是一項陽光事業，它關系到國家和企業的公共利益。正是因為其公開、透明、規范的操作過程，其優越性得到了越來越多人的認可，不僅遏止了腐敗的滋生，節約了資金，也為市場主體提供了公平的競爭環境。

（作者單位為新疆國龍貿易有限公司）