電子文件規范化移交研究

戚昊軼

摘要：在公務活動中形成的具有保存價值的電子文件是記憶的歷史，是信息時代的重要檔案。各單位信息化建設各自為政，OA系統與數據存儲格式不盡相同，檔案行政主管部門難以通過規范化的檔案管理平臺接收處于異構系統環境下的大量電子文件，為實現國家電子文件全程管理的要求帶來了困難。本文旨在探索基于Web Service技術，利用SOAP進行安全通信，通過XML實現跨平臺數據交互的規范化系統接口設計模式，滿足OA系統與檔案管理平臺的對接需求，實現電子文件的規范化在線移交。

關鍵詞：電子文件；全程管理；系統接口交換平臺；檔案

1.電子文件交換平臺設計概想

電子文件交換的核心是將處于異構系統環境下的異構數據轉換為標準的XML，再將XML轉換為符合長期保存要求的版式格式（目錄按數據庫交換格式轉換）并移交進數字檔案館的過程。根據檔案工作的實際需要，為實現電子文件的跨平臺移交，整套電子文件交換平臺由6部分組成：OA交換子系統、OA接口、接口系統、交換系統、CA認證系統、電子檔案憑證管理系統。

電子文件交換平臺的數據單向傳遞，當各單位的OA系統需要向檔案館移交電子文件時，通過自己的電子文件XML交換子系統（OA交換子系統）將不同格式的電子文件和目錄數據生成XML交換文件，通過WebService向OA接口提交應移交的數據：OA接口收到XML后，通過WebService向接口系統申請提交XML數據；接口系統根據網絡負載負責安排各單位的數據傳輸隊列，按照傳輸隊列分批接收數據并將其存儲在獨立的存儲空間，接口系統同時需要向交換系統（數據交換核心服務器）發送數據接收指令；交換系統根據接口系統發出的數據接收指令，進行系統負載平衡，將存儲設備中的大量數據分批進行“XML數據——版式格式（或數據庫交換格式）”的轉換服務，最終將符合檔案工作要求的版式格式數據傳遞到數字檔案館的電子檔案接收平臺中，實現電子文件的在線和規范化移交工作。

（1）OA交換子系統：指各單位OA系統中部署的電子文件XML交換系統，屬于OA系統的子系統。該系統原始功能為OA系統在電子公文交換中提供的收發文等相關服務，其在本文的設計中需要完成異構數據格式向XML轉換的任務，并向OA接口傳輸需移交的電子文件XML數據，鑒于各單位信息化發展和OA系統建設水平的不同，可能需要對OA系統進行二次開發來滿足本文的設計需要。OA交換子系統通過WebService與OA接口互聯，因此該系統并不屬于數字檔案館電子文件交換平臺的建設內容，而是各單位OA系統應提供的功能組件。此外，OA交換子系統承擔為數據進行數字簽名和加密的任務。

（2）OA接口：指為各單位OA系統與電子文件交換平臺之間提供數據通訊服務的接口系統。該系統的主要功能是連接OA系統與電子文件交換平臺，將OA系統中需要移交到數字檔案館的電子文件XML數據傳遞到接口系統，其一端通過Web Service與OA交換子系統連接，另一端則通過Web Service與接口系統連接，屬于電子文件交換平臺的前端邊緣模塊。

（3）接口系統：指交換系統的前端接口系統。該系統的主要功能是根據網絡負載情況，安排OA接口的數據傳輸隊列，對接收到的電子文件執行CA驗證和解密任務，將解密后的數據存儲，并向交換系統提交數據接收指令。其一端通過WebService與OA接口相連，另一端則通過數字檔案館專用網絡與交換系統相連，并直接連接數據存儲設備，且僅具有向存儲設備寫入數據的權限。接口系統的存在不僅可以保護交換系統不被暴露，同時也可以減輕交換系統的網絡壓力，屬于電子文件交換平臺的重要系統節點。

（4）交換系統：指整個交換平臺的核心數據交換系統。主要承擔XML數據向版式文件格式轉換（目錄按數據庫交換格式轉換）并將轉換后的數據傳遞至電子檔案接收平臺的任務；具有系統負載平衡能力，可以根據接口系統發出的數據接收指令，安排存儲設備中各單位移交數據的分批轉換任務：具有版式文件格式打包并集成電子檔案憑證校驗編碼等功能。其一端與接口系統和存儲設備相連，另一端通過數字檔案館專用網絡與電子檔案接收平臺相連，屬于電子文件交換平臺的最核心系統。交換系統對數據存儲設備僅具有提取的權限，相當于接口系統與交換系統對存儲設備一存一取，數據不可逆的單向流轉。

（5）CA認證系統：該系統為OA交換子系統提供數字簽名和加密服務，為接口系統提供CA驗證和解密服務。該系統僅與交換系統相連，所有與CA認證有關的通訊都經由網絡送達。

（6）電子檔案憑證管理系統：該系統為交換系統提供版式格式的電子檔案封裝時的憑證編碼集成服務。該系統可以與數字檔案館電子檔案接收平臺相連，所有與電子檔案憑證生成或校驗有關的通訊經由網絡送達。

（7）WebService：是一種面向服務的體系結構技術，通過標準的Web協議提供服務，目的是保證不同平臺的應用服務可以互操作。根據萬維網聯盟（WorldWideWebConsortium，W3C）的定義，Web Service應當是一個軟件系統，用以支持網絡間不同系統的互動操作，其通常是由許多應用程序接口（API）所組成，通過網絡執行客戶所提交服務的請求。

2.電子文件交換平臺的規范化設計思路

電子文件交換平臺是實現異構系統數據轉換為符合檔案工作要求的版式文檔格式和數據庫交換格式的平臺和數據傳輸管道，是數字檔案館電子檔案接收平臺的核心邊界系統。各單位所使用的OA系統具有異構性，向檔案館移交的電子文件原處于大量不同的系統和存儲結構，為了實現電子文件的跨平臺在線移交，以至達到對電子文件的全程管理目標，電子文件交換平臺必須具有規范化的標準設計，具有良好的兼容性和可擴展性。顯然，XML可以滿足這樣的功能需求，它被設計出來的目的就是用于存儲數據的，重在數據本身而不對數據進行任何有關表現形式的定義，因此可以利用這樣的特性對數據進行整合、傳輸和文件格式的再重構，XML的接口定義與業務流程是分離的，通過XML作為中介可以使電子文件交換平臺適應更多的系統變化。同時，基于XML的WebServices也有利于數字檔案館電子檔案接收平臺與各單位OA系統的數據通信，標準規範性與開放性優秀，研發難度較低，可以說是電子文件交換平臺的最佳選擇。

3.結語

實現各單位電子文件可控的、規范化的在線向數字檔案館移交，維護其真實、完整、可用和安全，是實現電子文件全程管理的重要一環。本文根據《電子文件管理暫行辦法》的要求，結合國內數字檔案館的建設趨勢，探索了基于XML并運用WebServices等相關技術，提供各單位與數字檔案館間進行無縫銜接、數據傳遞的具體做法，思考了系統接口模型的設計方案。在第二部分著重描述了數字檔案館電子文件交換平臺的設計概想，并闡述了如何實現異構數據向標準數據的傳遞方法，簡要分析了組成電子文件交換平臺不可缺少的6個重要部分。本文認為，各級檔案行政主管部門若要通過實現電子文件的規范化接收，以至實現對電子文件的全程管理，最好的方法就是通過標準化的中間介質（接口）在數字檔案館的電子檔案接收平臺與各單位OA系統間架設一道多來源（各單位）、單去向（數字檔案館）橋梁。

參考文獻：

[1]陳莉莉.國家級試點任務落戶杭州市檔案局――杭州市電子檔案移交與管理試點工作綜述[J].浙江檔案.2011（11）